Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) der Vizepräsidentin der Freien Universität Berlin

Präsidium - Vizepräsident*in

Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) der Vizepräsidentin der Freien Universität Berlin
Vollzeitbeschäftigung
unbefristet
Entgeltgruppe 9a TV-L FU
Kennung: VP12-2024

Wir suchen Sie!
Mit Ihrem Organisationsgeschick und Ihrer Kommunikationsfähigkeit unterstützen Sie die Erste Vizepräsidentin der Freien Universität Berlin in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Die Erste Vizepräsidentin ist Mitglied des Präsidiums, das unter Vorsitz des Präsidenten die Freie Universität Berlin leitet. Zu den Zuständigkeiten der Ersten Vizepräsidentin zählen unter anderem Internationales und Universitätskultur.
Wir bieten Ihnen ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld auf dem wunderschönen, grünen Campus im Südwesten Berlins. Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland. Mit ihrer Forschungsstärke ist sie national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin.
Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig. Zusätzlich bieten wir Ihnen viele weitere Vorteile, wie Arbeitsplatzsicherheit, eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, eine reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, ein vielfältiges Programm im Hochschulsport, die Möglichkeit der Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen und 30 Urlaubstage pro Jahr.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Ergänzen Sie unser Team auf einer unbefristeten Position!

Das erwartet Sie bei uns:
Zu den Aufgaben gehört die Unterstützung der Ersten Vizepräsidentin in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten, insbesondere:
Schriftliche und telefonische Kommunikation in deutscher, englischer und einer weiteren romanischen Sprache, Anfertigung einfacher Übersetzungen
Bearbeitung der eingehenden E-Mails und Post
Terminmanagement
Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungsunterlagen
Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen
Durchführung von themenbezogenen Recherchen und Datenauswertungen
Veranstaltungsmanagement
Personalangelegenheiten (u. a. Urlaubs- und Krankmeldungen)

Das bringen Sie mit:
Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder abgeschlossene Ausbildung in einem anderen Verwaltungsberuf bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten sowie entsprechende nachgewiesene Sprachkenntnisse.
(Berufs-)Erfahrung:
Drei Jahre Berufserfahrung, davon zwei Jahre in einer vergleichbaren Position.
Das wünschen wir uns von Ihnen:
Erfahrung im Büromanagement
Gute Kenntnisse universitärer Strukturen oder Verwaltungsprozesse im öffentlichen Dienst
Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise
Sehr gutes Ausdrucksvermögen
Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
Hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
Teamfähigkeit
Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache und bevorzugt in einer romanischen Sprache in Wort und Schrift
Fundierte Kenntnisse und Freude am Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Adobe-Anwendungen und anderen Web- und Konferenzdiensten (z. B. Webex)

Das bieten wir Ihnen:
Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung
Gleitende Arbeitszeit mit Home-Office-Anteilen
Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Gleitzeit
30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
Zusätzliche arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
Umfassende Einarbeitung und vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot
Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogramm
Vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
Reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum
Mitarbeiter*innen-Preis in den Mensen

Weitere Informationen erteilt Herr Dr. Kai Schulze ( / 030-83873111).
Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 13.05.2024 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Frau Ramona Stollin:
oder per Post an die
Freie Universität Berlin
Präsidium
Erste*r Vizepräsident*in (VP1)
Zentrale Services
Frau Ramona Stollin
Kaiserswerther Str. 16-18
14195 Berlin (Dahlem)
Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.
Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.