46 Jobs für Büroorganisation in Deutschland

• Führung, Motivation und Weiterentwicklung des Büroteams.
• Organisation und Überwachung der täglichen Büroabläufe, einschließlich Postbearbeitung, Terminplanung und Verwaltung von Büromaterialien.
• Optimierung bestehender administrativer Prozesse und Implementierung neuer, effizienterer Verfahren.
• Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
• Sicherstellung einer professionellen Empfangsgestaltung und Verwaltung von Besucherkontakten.
• Ansprechpartner für interne und externe Anfragen bezüglich administrativer Belange.
• Überwachung und Verwaltung des Büromaterials, der technischen Ausstattung und der Sauberkeit der Büroräume.
• Unterstützung des Managements bei verschiedenen administrativen Projekten.
• Erstellung von Berichten und Dokumentationen.
• Gewährleistung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Sicherheitsstandards im Büro.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung.
• Nachweisliche Erfahrung in der Büroleitung oder Teamführung im administrativen Bereich.
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, um effektiv mit Teammitgliedern und anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten.
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office Suite, insbesondere Excel und Outlook).
• Erfahrung im Umgang mit Kunden und Lieferanten.
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und eine serviceorientierte Arbeitsweise.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

• Entwicklung und Implementierung von effizienten Büroadministrationsstrategien.
• Verwaltung und Koordination von Büroausstattung, Materialbeschaffung und Dienstleisterbeziehungen.
• Organisation und Überwachung von Terminplänen, Besprechungen und Reisearrangements.
• Aufbereitung und Pflege von Dokumenten, Berichten und Datenbanken.
• Unterstützung des Managements bei Sonderprojekten und Initiativen.
• Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren.
• Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern.
• Entwicklung und Verbesserung von Workflow-Prozessen zur Steigerung der Produktivität.
• Digitale Archivierung und Verwaltung von wichtigen Unternehmensunterlagen.
• Einarbeitung und Anleitung neuer Teammitglieder im Bereich Büroorganisation.
• Sicherstellung eines professionellen und einladenden digitalen Arbeitsumfelds.
• Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in allen administrativen Bereichen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und internen Schulungen.
• Koordination von Veranstaltungen und Aktivitäten zur Förderung des Teamgeistes.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einer leitenden oder koordinierenden Funktion.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Detailorientierung.
• Sicherer Umgang mit gängigen Büroanwendungen (MS Office Suite, Google Workspace) und idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement-Tools.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, um effektiv mit verschiedenen Abteilungen und externen Partnern zu interagieren.
• Eigeninitiative, Problemlösungsfähigkeit und die Fähigkeit, selbstständig und ergebnisorientiert zu arbeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Erfahrung in der Arbeit im Homeoffice und ein etabliertes Verständnis für effektive Remote-Kommunikation.
• Hohe Affinität zu digitalen Arbeitsweisen und eine Bereitschaft, sich in neue Technologien einzuarbeiten.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen und Prioritäten.
• Nachweisliche Erfolge in der Optimierung von administrativen Prozessen.

• Analyse bestehender Büro- und Verwaltungsprozesse zur Identifizierung von Engpässen und Verbesserungspotenzialen.
• Entwicklung und Implementierung von neuen, effizienteren Arbeitsabläufen und Prozessstandards.
• Definition von Kennzahlen zur Messung der Prozessleistung und zur Überwachung der Effizienz.
• Schulung von Mitarbeitern in neuen Prozessen und Systemen.
• Erstellung von Prozessdokumentationen, Handbüchern und Richtlinien.
• Evaluierung und Empfehlung von Softwaretools und Technologien zur Prozessautomatisierung und -verbesserung.
• Koordination von abteilungsübergreifenden Projekten zur Prozessoptimierung.
• Regelmäßiges Reporting an das Management über den Status und die Ergebnisse von Prozessoptimierungsinitiativen.
• Sicherstellung der Einhaltung interner und externer regulatorischer Anforderungen.
• Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb der Organisation.
• Identifizierung und Implementierung von Maßnahmen zur Kostensenkung durch Prozessoptimierung.
• Zusammenarbeit mit IT und anderen Abteilungen zur technischen Umsetzung von Prozessänderungen.
• Bewertung der Auswirkungen von Prozessänderungen auf Mitarbeiter und Arbeitsbelastung.

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftsingenieurwesen, Betriebswirtschaftslehre oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Prozessmanagement, der Organisationsentwicklung oder in einer ähnlichen Funktion.
• Nachweisbare Erfolge in der Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen, idealerweise im Büroumfeld.
• Sehr gute Kenntnisse in Prozessmodellierungswerkzeugen (z.B. BPMN) und Methoden (z.B. Lean Management, Six Sigma).
• Starke analytische und konzeptionelle Fähigkeiten.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich darzustellen.
• Erfahrung in der Projektleitung und im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern.
• Selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Kenntnisse gängiger Office-Anwendungen und idealerweise Erfahrung mit ERP- oder CRM-Systemen.

• Analyse, Dokumentation und Optimierung von administrativen Prozessen
• Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterialien und -ausstattung
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen
• Einführung und Schulung von neuen Büro-Softwarelösungen
• Schnittstelle zwischen Abteilungen zur Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit
• Datenpflege und Erstellung von Berichten zur Prozessleistung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, Assistenz oder Prozessmanagement
• Erfahrung mit gängigen Office-Anwendungen (Microsoft 365)
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Problemlösungskompetenz und Eigeninitiative
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit
• Teamfähigkeit und kundenorientiertes Denken

++ DIREKTVERMITTLUNG in Festanstellung (keine Zeitarbeit) / Vermittlungsgutscheine (AVGS) werden akzeptiert ++
Bei Fragen einfach unverbindlich anrufen: oder einen Rückruf vereinbaren:

Ihre Aufgaben:

• Enge Zusammenarbeit mit Niederlassungsvorständen und Leitung
• Organisation des Tagesgeschäfts
• Interne/externe Kommunikationsschnittstelle
• Dokumentenerstellung und Vorbereitung
• Reporting u. Präsentationsvorbereitung
• Koordination und Vorbereiten von Besprechungsterminen inkl. Controlling
• Travelmanagement inkl. Abrechnung
• Geschäftskorrespondenz
• Telefonzentrale
• Administrationsaufgaben

Ihr Profil:

• Erfolgreicher kaufmännischer Abschluss
• Optimal mit Berufspraxis im Assistenzbereich
• Proaktives Arbeiten
• Hohe Dienstleistungsmentalität mit Servicegedanken
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Diskretion und Loyalität
• Professionalität im Umgang mit Vertraulichem
• Technisches Interesse
• Fließendes (ca. C1) Deutsch mündlich/schriftlich 
• Ein freundlicher, souveräner und kommunikationsstarker Teamplayer

Weitere Infos:

• Branche des Arbeitgebers: Sonstige Softwareentwicklung
• Beginn der Tätigkeit: ab sofort (nach Vereinbarung)
• Arbeitszeit: Vollzeit
• Befristung: Unbefristete Beschäftigung
• Einsatzorte: 50667 Köln
• Vergütung: nach Vereinbarung

Anforderungen:

• Berufserfahrung: Mit Berufserfahrung
• Persönliche Stärken: Organisationsfähigkeit, Motivation/Leistungsbereitschaft, Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit
• Sprachkenntnisse: Deutsch (Verhandlungssicher)

Interesse an dem Job?

Online-Bewerbung:
oder alternativ per Mail-Bewerbung an:
Bei Fragen zur Bewerbung erreichen Sie uns telefonisch unter:

Interne Referenznummer: 12254- -S (bitte bei Bewerbung angeben)

• Du berätst Kunden kompetent und analysierst ihre individuelle Versicherungssituation, um maßgeschneiderte Lösungen zu finden
• Deine Talente setzt Du ein, um Verträge zu bearbeiten und Schäden effizient zu managen
• Bei der Verwaltung von Kundendaten und Dokumenten zeigst Du Deine Sorgfalt und Genauigkeit
• Im Team leistest Du wertvolle Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Büroarbeiten
• Dich reizt es, Angebote zu erstellen und Prozesse aktiv zu optimieren

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erweiterte Kenntnisse in der Vertragsbearbeitung und -verwaltung
• Deine Kommunikationsstärke und Kundenorientierung zeichnen Dich aus, insbesondere in der Kundenbetreuung
• Mit Deiner strukturierten und selbstständigen Arbeitsweise meisterst Du Deine Aufgaben effizient
• Du arbeitest gerne im Team und bringst Kenntnisse in MS-Office mit

• Raum für eigene Ideen
• Ein moderner Büroarbeitsplatz
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Sehr flexible Arbeitszeitgestaltung
• Attraktive Rabatte für unsere Mitarbeiter
• Dauerbeschäftigung
• Ein unbefristeter Arbeitsplatz
• Zusatzleistungen, wie z.B. betriebliche Altersvorsorge
• Coaching-Angebote für die individuelle Weiterentwicklung
• Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung
• Firmeneigene Parkplätze
• Kostenfreie Getränke

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