55 Jobs für Büroorganisation in Deutschland

• Führung, Motivation und Weiterentwicklung des Büroteams.
• Organisation und Überwachung der täglichen Büroabläufe, einschließlich Postbearbeitung, Terminplanung und Verwaltung von Büromaterialien.
• Optimierung bestehender administrativer Prozesse und Implementierung neuer, effizienterer Verfahren.
• Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
• Sicherstellung einer professionellen Empfangsgestaltung und Verwaltung von Besucherkontakten.
• Ansprechpartner für interne und externe Anfragen bezüglich administrativer Belange.
• Überwachung und Verwaltung des Büromaterials, der technischen Ausstattung und der Sauberkeit der Büroräume.
• Unterstützung des Managements bei verschiedenen administrativen Projekten.
• Erstellung von Berichten und Dokumentationen.
• Gewährleistung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Sicherheitsstandards im Büro.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung.
• Nachweisliche Erfahrung in der Büroleitung oder Teamführung im administrativen Bereich.
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, um effektiv mit Teammitgliedern und anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten.
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office Suite, insbesondere Excel und Outlook).
• Erfahrung im Umgang mit Kunden und Lieferanten.
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und eine serviceorientierte Arbeitsweise.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

**Mitarbeiter für Büroorganisation und Verwaltung**

Wir suchen nach einem Allroundtalent, das Organisation, Empfang und allgemeine Verwaltungsaufgaben übernimmt.

Du bist ein echtes Teamplayer, auf den man sich verlassen kann, mit einer guten Strukturierungs- und Durchsetzungsvermögen.

Deine Hauptsächlichen Aufgaben sind die Gestaltung des Büros, die Koordination von Veranstaltungen, die Bearbeitung von Post und Rechnungen sowie die Bestellung von Büromaterialien.

Unser Unternehmen bietet dir eine Weiterbildungsmöglichkeit mit Expert:innen- und Führungsprogrammen sowie eine attraktive Berufsunfähigkeitsversicherung.

Als Justizfachwirtin oder Justizfachwirt sind Sie bei Gerichten und Staatsanwaltschaften tätig. Ihre Aufgaben umfassen die Übernahme büroorganisatorischer und verwaltender Tätigkeiten.

• Sie führen Akten an, übernehmen die Verwaltung von Dokumenten und fertigen Schriftstücke an.
• Die Überwachung von Fristen und Terminen ist ein wichtiger Teil Ihrer Arbeit.
• Im Rahmen Ihrer Tätigkeit führen Sie Protokolle in Gerichtsverhandlungen und beantworten telefonische und persönliche Anfragen von Beteiligten.
• Aufnahmen von Anträgen, Rechtsmitteln und Erklärungen gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben.
• Bewirkung der Zustellung von Schriftstücken und die Ladung von Parteien, Zeugen und Sachverständigen stehen auf Ihrem Arbeitsplan.
• Des Weiteren erstellen Sie Beschluss- und Urteilsausfertigungen, Vollstreckungsklausel sowie Rechtskraft- und Notfristzeugnisse.
• Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Berechnung und Einziehung von Gerichtskosten sowie die Festsetzung der Entschädigung für Zeugen und der Vergütung von Sachverständigen.
• Die Mitwirkung bei der Führung der öffentlichen Register bei Gerichten z.B. Grundbuch-, Handels- und Vereinsregister ist eine weitere Herausforderung.

Bei Ihrer Ausbildung werden Sie zunächst im Vorbereitungsdienst in einer Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt (mittlerer Dienst) eingeschrieben. Die Ausbildung wird innerhalb von zwei Jahren durchgeführt.

Der theoretische Unterricht findet an der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung, Polizei und Rechtspflege des Landes M-V in Güstrow statt. Die praktische Ausbildung erfolgt in den Serviceeinheiten bei einem Ausbildungsgericht sowie bei einer Staatsanwaltschaft in Mecklenburg-Vorpommern.

Während Ihrer Ausbildung werden Ihnen Kenntnisse im Zivil- und Strafrecht, Familien- und Betreuungsrecht, Grundbuch-, Nachlass-, Register-, Zwangsvollstreckungs- und Kostenrecht sowie gerichtliche Verfahrensabläufe und Textverarbeitung vermittelt.

• Der Abschluss der mittleren Reife bzw. mindestens Berufsreife ist erforderlich.
• Sie müssen deutsche Staatsangehörigkeit besitzen oder die Staatsangehörigkeit eines anderen Mitgliedsstaates der Europäischen Union oder der Länder Island, Liechtenstein, Norwegen oder Schweiz.
• Das Höchstalter am Tag der Einstellung beträgt 34 Jahre, wobei bei schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Menschen das Alter bis maximal 37 Jahre betragen darf.
• Gute Deutschkenntnisse sind notwendig.

Um erfolgreich in dieser Position zu sein, sollten Sie teamfähig, zuverlässig und belastbar sein. Außerdem benötigen Sie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und eine offene, kommunikative Art.

Nach dem Abschluss können Sie sich weiterqualifizieren, indem Sie eine Ausbildung zur Gerichtsvollzieherin/zum Gerichtsvollzieher beginnen oder ein duales Studium zur Rechtspflegerin/zum Rechtspfleger aufnehmen.

Sie sind für die Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft zuständig und lernen dabei alle Instrumente der modernen Unternehmensführung kennen. Sie werden in verschiedene betriebswirtschaftliche Bereiche Einblick erhalten, wie z.B. das Projektmanagement, Business Development und die Unternehmenssteuerung.

• Büroorganisation und Verwaltungstätigkeiten
• Koordinierung von Terminen und Organisation von Projekten
• Aufgabenkoordination und -delegation
• Aktualisierung von Dokumenten und Präsentationen
• Protokollführung
• Zusammenarbeit mit externen Partnern
• Tägliche Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Korrespondenz mit unterschiedlichen Ansprechpartner/innen

• Freundliches und offenes Team
• Langfristiger Job mit krisensicherem Einkommen
• Attraktive Vergütung
• Technisch ausgestatteter Arbeitsplatz
• Fahrtkostenzuschuss zu öffentlichen Verkehrsmitteln
• Kostenfreie Parkplätze
• Regelmäßige Firmenevents
• Kostenlose Versorgung mit Wasser, Tee und Kaffee
• Wöchentliche Obstversorgung

• Entwicklung und Implementierung von effizienten Büroadministrationsstrategien.
• Verwaltung und Koordination von Büroausstattung, Materialbeschaffung und Dienstleisterbeziehungen.
• Organisation und Überwachung von Terminplänen, Besprechungen und Reisearrangements.
• Aufbereitung und Pflege von Dokumenten, Berichten und Datenbanken.
• Unterstützung des Managements bei Sonderprojekten und Initiativen.
• Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren.
• Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern.
• Entwicklung und Verbesserung von Workflow-Prozessen zur Steigerung der Produktivität.
• Digitale Archivierung und Verwaltung von wichtigen Unternehmensunterlagen.
• Einarbeitung und Anleitung neuer Teammitglieder im Bereich Büroorganisation.
• Sicherstellung eines professionellen und einladenden digitalen Arbeitsumfelds.
• Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in allen administrativen Bereichen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und internen Schulungen.
• Koordination von Veranstaltungen und Aktivitäten zur Förderung des Teamgeistes.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einer leitenden oder koordinierenden Funktion.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Detailorientierung.
• Sicherer Umgang mit gängigen Büroanwendungen (MS Office Suite, Google Workspace) und idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement-Tools.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, um effektiv mit verschiedenen Abteilungen und externen Partnern zu interagieren.
• Eigeninitiative, Problemlösungsfähigkeit und die Fähigkeit, selbstständig und ergebnisorientiert zu arbeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Erfahrung in der Arbeit im Homeoffice und ein etabliertes Verständnis für effektive Remote-Kommunikation.
• Hohe Affinität zu digitalen Arbeitsweisen und eine Bereitschaft, sich in neue Technologien einzuarbeiten.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen und Prioritäten.
• Nachweisliche Erfolge in der Optimierung von administrativen Prozessen.

• Analyse bestehender Büro- und Verwaltungsprozesse zur Identifizierung von Engpässen und Verbesserungspotenzialen.
• Entwicklung und Implementierung von neuen, effizienteren Arbeitsabläufen und Prozessstandards.
• Definition von Kennzahlen zur Messung der Prozessleistung und zur Überwachung der Effizienz.
• Schulung von Mitarbeitern in neuen Prozessen und Systemen.
• Erstellung von Prozessdokumentationen, Handbüchern und Richtlinien.
• Evaluierung und Empfehlung von Softwaretools und Technologien zur Prozessautomatisierung und -verbesserung.
• Koordination von abteilungsübergreifenden Projekten zur Prozessoptimierung.
• Regelmäßiges Reporting an das Management über den Status und die Ergebnisse von Prozessoptimierungsinitiativen.
• Sicherstellung der Einhaltung interner und externer regulatorischer Anforderungen.
• Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb der Organisation.
• Identifizierung und Implementierung von Maßnahmen zur Kostensenkung durch Prozessoptimierung.
• Zusammenarbeit mit IT und anderen Abteilungen zur technischen Umsetzung von Prozessänderungen.
• Bewertung der Auswirkungen von Prozessänderungen auf Mitarbeiter und Arbeitsbelastung.

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftsingenieurwesen, Betriebswirtschaftslehre oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Prozessmanagement, der Organisationsentwicklung oder in einer ähnlichen Funktion.
• Nachweisbare Erfolge in der Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen, idealerweise im Büroumfeld.
• Sehr gute Kenntnisse in Prozessmodellierungswerkzeugen (z.B. BPMN) und Methoden (z.B. Lean Management, Six Sigma).
• Starke analytische und konzeptionelle Fähigkeiten.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich darzustellen.
• Erfahrung in der Projektleitung und im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern.
• Selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Kenntnisse gängiger Office-Anwendungen und idealerweise Erfahrung mit ERP- oder CRM-Systemen.

• Analyse, Dokumentation und Optimierung von administrativen Prozessen
• Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterialien und -ausstattung
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen
• Einführung und Schulung von neuen Büro-Softwarelösungen
• Schnittstelle zwischen Abteilungen zur Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit
• Datenpflege und Erstellung von Berichten zur Prozessleistung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, Assistenz oder Prozessmanagement
• Erfahrung mit gängigen Office-Anwendungen (Microsoft 365)
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Problemlösungskompetenz und Eigeninitiative
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit
• Teamfähigkeit und kundenorientiertes Denken

**Büromanager (w/m/d)**

Wir suchen einen engagierten Mitarbeiter, der sich um die Organisation unseres Büros kümmert.

Deine Hauptaufgabe ist es, das Büro zu organisieren, Post und Rechnungen zu bearbeiten sowie Büromaterialien zu bestellen.

Ein wichtiger Teil deiner Arbeit ist auch die Planung von Veranstaltungen, wie z.B. Firmenfeiern oder Konferenzen.

Unser Unternehmen bietet dir eine gute Arbeitsumgebung mit modernen Büroräumen und einer freundlichen Belegschaft.

++ DIREKTVERMITTLUNG in Festanstellung (keine Zeitarbeit) / Vermittlungsgutscheine (AVGS) werden akzeptiert ++
Bei Fragen einfach unverbindlich anrufen: oder einen Rückruf vereinbaren:

Ihre Aufgaben:

• Enge Zusammenarbeit mit Niederlassungsvorständen und Leitung
• Organisation des Tagesgeschäfts
• Interne/externe Kommunikationsschnittstelle
• Dokumentenerstellung und Vorbereitung
• Reporting u. Präsentationsvorbereitung
• Koordination und Vorbereiten von Besprechungsterminen inkl. Controlling
• Travelmanagement inkl. Abrechnung
• Geschäftskorrespondenz
• Telefonzentrale
• Administrationsaufgaben

Ihr Profil:

• Erfolgreicher kaufmännischer Abschluss
• Optimal mit Berufspraxis im Assistenzbereich
• Proaktives Arbeiten
• Hohe Dienstleistungsmentalität mit Servicegedanken
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Diskretion und Loyalität
• Professionalität im Umgang mit Vertraulichem
• Technisches Interesse
• Fließendes (ca. C1) Deutsch mündlich/schriftlich 
• Ein freundlicher, souveräner und kommunikationsstarker Teamplayer

Weitere Infos:

• Branche des Arbeitgebers: Sonstige Softwareentwicklung
• Beginn der Tätigkeit: ab sofort (nach Vereinbarung)
• Arbeitszeit: Vollzeit
• Befristung: Unbefristete Beschäftigung
• Einsatzorte: 50667 Köln
• Vergütung: nach Vereinbarung

Anforderungen:

• Berufserfahrung: Mit Berufserfahrung
• Persönliche Stärken: Organisationsfähigkeit, Motivation/Leistungsbereitschaft, Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit
• Sprachkenntnisse: Deutsch (Verhandlungssicher)

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