120 Jobs für Büroorganisation in Deutschland

Anwaltssocietät Sattlegger, Dorninger, Steiner & Partner

Unsere Rechtsanwaltskanzlei berät österreichweit eine große Anzahl von Handelsbetrieben, Banken, Bauunternehmen, Versicherungen, Versandhäusern und Unternehmen der Telekommunikationsbranche sowie Klienten in spezifischen und auch alltäglichen Rechtsangelegenheiten wie Arbeits-, Miet- und Wohnrecht oder Familienrecht. Überdies verfügen wir über eine gut eingespielte Eintreibungsabteilung, in der zahlreiche speziell ausgebildete Mitarbeiter/Innen für unsere Klienten tätig sind.

• allgemeine Bürotätigkeiten
• Büroorganisation
• Organisation, Sortierung und Vorlage Aus- und Eingangspost
• Aktenmanagement

• schnelle Auffassungsgabe
• Genauigkeit, verantwortungsbewusstes Handeln und Einsatzbereitschaft
• Leistungsbereitschaft
• Belastbarkeit, Engagement, Teamfähigkeit und Loyalität

• eine langfristige und krisensichere Position in einer Rechtsanwaltskanzlei, diefür höchste Qualität und Seriosität steht
• einen sicheren zukunftsorientierten Arbeitsplatz
• eine fundierte Aus- und Weiterbildung
• einen zentralen Standort mitten im Herzen von Linz (öffentlich gut erreichbar)
• modern und stilvoll ausgestattete helle Arbeitsplätze
• eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche in einem dynamischen und motivierten Team
• Firmenfeiern und gemeinsame Aktivitäten
• zusätzliche Fenstertage als Sonderurlaub
• Essens-Gutscheine im Wert von € 8,00 / geleistetem Arbeitstag als Essenszuschuss

Zögern Sie nicht! Bewerben Sie sich bei uns!

Werden Sie Teil unseres dynamischen Kanzleiteams!

Wir freuen uns bereits auf Sie!

A N W A L T S S O C I E T Ä T

SATTLEGGER I DORNINGER I STEINER & PARTNER

L I NZ W I E N

Atrium City Center, Harrachstraße 6, 4020 Linz

• Führung, Motivation und Weiterentwicklung des Büroteams.
• Organisation und Überwachung der täglichen Büroabläufe, einschließlich Postbearbeitung, Terminplanung und Verwaltung von Büromaterialien.
• Optimierung bestehender administrativer Prozesse und Implementierung neuer, effizienterer Verfahren.
• Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
• Sicherstellung einer professionellen Empfangsgestaltung und Verwaltung von Besucherkontakten.
• Ansprechpartner für interne und externe Anfragen bezüglich administrativer Belange.
• Überwachung und Verwaltung des Büromaterials, der technischen Ausstattung und der Sauberkeit der Büroräume.
• Unterstützung des Managements bei verschiedenen administrativen Projekten.
• Erstellung von Berichten und Dokumentationen.
• Gewährleistung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Sicherheitsstandards im Büro.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung.
• Nachweisliche Erfahrung in der Büroleitung oder Teamführung im administrativen Bereich.
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, um effektiv mit Teammitgliedern und anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten.
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office Suite, insbesondere Excel und Outlook).
• Erfahrung im Umgang mit Kunden und Lieferanten.
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und eine serviceorientierte Arbeitsweise.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

• Überwachung und Optimierung der täglichen Büroabläufe und administrativen Prozesse.
• Sicherstellung einer effizienten Organisation und Verwaltung von Arbeitsmitteln und -materialien.
• Koordination und Unterstützung der Remote-Mitarbeiter in allen operativen Belangen.
• Verwaltung von Lieferantenbeziehungen für Bürobedarf, IT-Services und andere Dienstleistungen.
• Entwicklung und Implementierung von Richtlinien und Verfahren zur Verbesserung der internen Effizienz.
• Organisation von virtuellen Meetings, Veranstaltungen und Team-Events.
• Management von Büroräumlichkeiten und Infrastruktur (falls zutreffend, auch für verteilte Teams).
• Unterstützung des Managements bei der Budgetverwaltung für operative Ausgaben.
• Einführung und Pflege von Systemen zur Dokumentenverwaltung und Wissensmanagement.
• Kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung der operativen Prozesse im Hinblick auf Kosten und Effizienz.
• Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Sicherheitsstandards.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Verwaltung oder einem verwandten Fachgebiet.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Facility Management oder Operations Management, idealerweise in einem Remote-Arbeitsumfeld.
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zusammenzuarbeiten.
• Sehr gute Kenntnisse in gängiger Bürosoftware (MS Office Suite, Google Workspace) und idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement- oder Kollaborationstools.
• Hohe Problemlösungskompetenz und die Fähigkeit, proaktiv zu handeln.
• Selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise.
• Vertrautheit mit den Herausforderungen und Best Practices eines Remote-Arbeitsplatzes.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Sie sind verantwortlich für die Erledigung aller anfallenden Sekretariats- und Büroarbeiten in unserer Klinik.

• Termine planen und organisieren
• Post bearbeiten und ordnen
• Korrespondenz führen und beantworten
• Koordinieren der Sprechstunde des Chefarztes

• Arbeitszeit: 39 Wochenstunden
• beschäftigungsverhältnis: unbefristet

• Organisation und Koordination von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen
• Vorbereitung von Besprechungsräumen und Erstellung von Meeting-Unterlagen
• Protokollführung bei internen und externen Besprechungen
• Verwaltung der Korrespondenz (national und international) per E-Mail, Telefon und Post
• Reiseplanung und -buchung (Flüge, Hotels, Züge) sowie Spesenabrechnung
• Pflege und Verwaltung von Kontaktdatenbanken und CRM-Systemen
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und -ausstattung
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz
• Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern
• Sicherstellung eines professionellen Erscheinungsbildes des Büros

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Kauffrau/-mann für Büromanagement)
• Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung im Assistenzbereich oder Office Management
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten
• Absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse sind wünschenswert
• Erfahrung in einem beratenden Umfeld ist ein Plus

• Sicherstellung eines effizienten Bürobetriebs und Organisation aller administrativen Abläufe.
• Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Reiseplanungen für die Geschäftsleitung.
• Professionelle Korrespondenz per E-Mail und Telefon, sowohl intern als auch extern.
• Verwaltung und Pflege von Büromaterialien und -inventar; eigenständige Beschaffung.
• Organisation von internen und externen Veranstaltungen und Meetings, inklusive Catering und Logistik.
• Unterstützung der Mitarbeiter in administrativen Fragen.
• Datenmanagement und Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen.
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost.
• Koordination von Reinigungsdiensten und technischen Instandhaltungsarbeiten im Bürobereich.
• Mitwirkung an Projekten zur Prozessoptimierung im administrativen Bereich.
• Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern.
• Vorbereitung von Präsentationen und Berichten.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, Administration oder als Sekretär/in.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Detailgenauigkeit.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Selbstständige, vorausschauende und proaktive Arbeitsweise.
• Teamfähigkeit und Freundlichkeit im Umgang mit Kollegen und Kunden.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Kenntnisse in Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen sind ein Plus.
• Positive Einstellung und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.

• Organisation und Koordination von Besprechungen, Terminen und Reiseplänen.
• Effiziente Verwaltung der Korrespondenz (postalischer und digitaler Schriftverkehr).
• Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Berichten.
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Empfang von Besuchern.
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Verbrauchsgütern.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen und internen Abläufen.
• Datenverwaltung und Archivierung, sowohl digital als auch physisch.
• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
• Assistenz bei der Reisekostenabrechnung und Spesenverwaltung.
• Mitwirkung an der Optimierung von Büroprozessen und Arbeitsabläufen.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Büromanagement oder in der Administration.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, sowohl auf Deutsch als auch gegebenenfalls auf Englisch.
• Teamfähigkeit, Engagement und eine proaktive Einstellung.
• Flexibilität und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
• Grundkenntnisse in der Buchhaltung sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.

• Entwicklung und Implementierung von effizienten Büroadministrationsstrategien.
• Verwaltung und Koordination von Büroausstattung, Materialbeschaffung und Dienstleisterbeziehungen.
• Organisation und Überwachung von Terminplänen, Besprechungen und Reisearrangements.
• Aufbereitung und Pflege von Dokumenten, Berichten und Datenbanken.
• Unterstützung des Managements bei Sonderprojekten und Initiativen.
• Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren.
• Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern.
• Entwicklung und Verbesserung von Workflow-Prozessen zur Steigerung der Produktivität.
• Digitale Archivierung und Verwaltung von wichtigen Unternehmensunterlagen.
• Einarbeitung und Anleitung neuer Teammitglieder im Bereich Büroorganisation.
• Sicherstellung eines professionellen und einladenden digitalen Arbeitsumfelds.
• Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in allen administrativen Bereichen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und internen Schulungen.
• Koordination von Veranstaltungen und Aktivitäten zur Förderung des Teamgeistes.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einer leitenden oder koordinierenden Funktion.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Detailorientierung.
• Sicherer Umgang mit gängigen Büroanwendungen (MS Office Suite, Google Workspace) und idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement-Tools.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, um effektiv mit verschiedenen Abteilungen und externen Partnern zu interagieren.
• Eigeninitiative, Problemlösungsfähigkeit und die Fähigkeit, selbstständig und ergebnisorientiert zu arbeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Erfahrung in der Arbeit im Homeoffice und ein etabliertes Verständnis für effektive Remote-Kommunikation.
• Hohe Affinität zu digitalen Arbeitsweisen und eine Bereitschaft, sich in neue Technologien einzuarbeiten.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen und Prioritäten.
• Nachweisliche Erfolge in der Optimierung von administrativen Prozessen.