390 Jobs für Executive Assistant in Deutschland

Would you like to play an active role in shaping the future of our company? In this versatile role, you will support the CEO on strategic issues and in the preparation and support of communication and transformation projects. You will coordinate interfaces, accompany negotiations and implement projects independently.

Tasks
Your tasks include:

• Preparation of strategic issues, including presentation of these in German & English
• Preparation and support for communication measures, speeches & events in cooperation with the marketing team
• Coordinating concepts with managers and taking minutes of strategic meetings with the Management Board/ owners
• Preparation and follow-up of management meetings and negotiations with customers
• Carrying out strategic individual projects such as quality and innovation projects and developing monitoring measures for implementation
• Interface management between management, central and decentralized departments and external partners
• Supporting the management in day-to-day business

Benefits

• holiday / Christmas bonus
• Business cell phone / ipad
• Free parking
• Discounts / shopping
• Canteen (subsidized by employer)
• Hybrid working possible
• Flight privileges
• Jobticket / Subsidized public transport
• Old-age provision / employee retirement

Requirements
You have a degree (business administration, psychology, economics/ computer science, or similar) or an international degree of equal standing. In addition to your 3-5 years of relevant professional experience, you also bring the following qualifications:

• Experience in the IT industry, preferably in development or transformation projects
• Very good knowledge of project and transformation management
• Very good knowledge of research and data analysis
• Mastery of presentation techniques and customer-centric methods for presenting complex issues at board level
• Confident demeanor, assertiveness & negotiation skills
• Analytical, conceptual thinking and creativity
• Strong communication and teamwork skills
• Very high resilience, commitment & flexibility
• Business fluent in English and German
• Very good knowledge of MS Word, PowerPoint & Excel

Heidrick & Struggles (Nasdaq: HSII) is the world's foremost advisor on executive leadership, driving superior client performance through premier human capital leadership advisory services. For more than 70 years, we've delivered value for our clients by leveraging unrivalled expertise to help organizations discover and enable outstanding leaders and teams. Learn more at

Job Description:

Responsibilities:

The Executive Assistant (EA) provides project and business administration support to the search team in all aspects of the search process including: document preparation and management, scheduling and planning of candidate and client interviews and meetings, accounts receivable and accounts payable, expense reporting, correspondence and file management. An integral part of an EA's role is problem-solving within the search execution and administrative process.

Specific Responsibilities:

• Responsible for the administration of the search process for all team search assignments
• Formatting, editing, proofreading, preparing and transmitting client deliverables
• Maintaining consultant calendar
• Preparing travel itineraries for the consultant, client or candidate in any part of the search process
• Supporting search team with account management and client relationship, including consultant expenses, client invoices/receivables and other financial reports
• Creating and maintaining an efficient file management and follow-up system for all search processes
• Maintaining client and candidate communications through scheduling and prioritizing telephone and email communication
• Verifying degrees of candidates
• Consistently building strong relationships and good rapport with candidates and clients
• Maintaining the accuracy, quality and integrity of all search information in the Heidrick & Struggles database
• Maintaining and developing job-related skills by attending Company learning programs and keeping up-to-date with job/industry-related reading
• Maintaining client, candidate and companywide confidentiality
• Contributing to the team and office by providing reception relief and back-up assistance to other EAs
• May assist with database research and coding of records in collaboration with Associate or Research Associate practice resources

Qualifications:

• Professional fluency in German and English, both written and spoken
• High school education required; college degree desired
• At least five years of administrative experience in roles requiring strong project coordination
• Demonstrate a business acumen and financial awareness
• Proficient knowledge of all Microsoft Office products. Minimum keyboarding skills of 60wpm. Experience with proprietary database environments, a plus
• Excellent communication skills—verbal, written and listening
• Experience dealing with people at all levels of an organization, getting and giving often complex and sensitive information in both verbal and written communications
• Professional services experience, a plus

Behavioural Competencies:

External and internal awareness:

• Maintains personal contacts across the internal organization and appropriately shares information.
• Addresses business process issues proactively with other areas, as necessary

Analytical Thinking:

• Develops frameworks to assure that "pros" and "cons" are evaluated, key issues are identified and detailed analysis is synthesized

Creative Thinking:

• Sets a personal example of seeking out new and better ways of doing things
• Stays open to new ideas and approaches
• Generates new ideas

Client orientation:

• Constantly hones understanding and responsiveness to internal and external client requirements, goals and issues
• Self-confidence and determination
• Manages most situations in a calm, steady, "can-do" manner
• Demonstrates self-confidence; resilient
• Demonstrates a focus on results over time; resourceful, tenacious

Relationship building:

• Takes the time to maintain relationships and create new ones

Driving results:

• Manages projects, activities and resources according to search and team strategy effectively
• Sets priorities and reviews progress against goals regularly
• Multitasks effectively and efficiently

Best practice perspective:

• Seeks to adopt best practices to increase effectiveness and organization competitiveness
• Eager to participate in the coaching and mentoring of new employees through formal and informal learning programs and relationships
• Possesses strong personal commitment to quality standards and meeting quality expectations
• Gives constructive feedback and recommends suggestions for improvement, where appropriate

Organizational buy-in:

• Generates enthusiasm for Company strategies and key initiatives
• Energizes others with whom he/she is in regular contact

Personal Characteristics:

• Available to work Monday through Friday during normal office hours
• Demonstrates strong business ethics (honesty, integrity, confidentiality, discretion) in all situations
• Strong team player
• Maintains composure in fast-paced, rapidly changing environment
• Displays appropriate sense of humour in the workplace
• Flexible to work overtime, when needed

Heidrick & Struggles is an equal opportunity employer committed to hiring qualified protected veterans and individuals with disabilities. All qualified applicants will be considered for employment without regard to race, colour, religion, creed, age, sex, national origin, gender identity or expression, sexual orientation, disability, marital status, veteran or military status, or citizenship status.

Heidrick & Struggles is committed to providing reasonable accommodations and/or adjustments during our recruitment process. If you are selected for an interview and require an accommodation and/or adjustment, please inform your Talent Acquisition professional.

Das Unternehmen

Unser Kunde ist eine renommierte und erfolgreiche Versicherung mit Sitz in Hannover.

Aufgabenfelder im Detail

• Sie arbeiten eng mit dem Vorstandsvorsitzenden zusammen und unterstützen ihn in allen Belangen
• Sie entwickeln Lösungsvorschläge, sind Ideengeber und Sparringspartner des CEO
• Sie entwickeln Strategien, arbeiten aktiv an der Strategieentwicklung mit und setzen Maßnahmen um
• Sie beobachten Trends und treiben Zukunftsthemen voran
• Sie sind Ansprechpartner für andere Vorstandsmitglieder und Führungskräfte
• Sie stellen Informationen bereit und sichern einen reibungslosen Informationsfluss
• Sie koordinieren und beantworten Fachfragen zwischen dem CEO und Dritten
• Sie erstellen Entscheidungsgrundlagen, Analysen, Konzepte, Kostenplanungen, Marktvergleiche, Präsentationen und Berichte
• Sie recherchieren zu Fachthemen und bereiten Präsentationen vor
• Sie bereiten Meetings vor und nach
• Sie führen eigene Projekte durch oder arbeiten aktiv in Projekten mit

Ihr Profil

• Sie haben eine Promotion oder ein Masterstudium im Bereich BWL, Volkswirtschaft, Wirtschaftswissenschaften oder einer verwandten Fachrichtung mit überdurchschnittlichem Erfolg abgeschlossen
• Sie verfügen über mindestens eineinhalb Jahre Berufserfahrung
• Sie haben bereits mehrmonatige Auslandserfahrung im Rahmen eines Auslandssemesters, zwischen Studium und Beruf, eines Gap-Years oder Ihrer aktuellen Tätigkeit gesammelt
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse und sind in der Lage, das Tagesgeschäft in beiden Sprachen sicher zu erledigen
• Sie haben bereits Erfahrungen im Projektmanagement gesammelt
• Sie verfügen über eine ausgeprägte systematische und analytische Denkweise
• Sie sind belastbar, stressresistent und haben den klaren Willen, sehr gute Leistungen zu erbringen
• Sie gehen Aufgaben aktiv an, arbeiten strukturiert, prozess-, ziel- und lösungsorientiert
• Sie verfügen über sehr gute kommunikative Fähigkeiten, die es Ihnen ermöglichen, komplexe Sachverhalte adressatengerecht und auf den Punkt zu präsentieren
• Sie besitzen die Fähigkeit, Dritte von den Ihnen anvertrauten Inhalten und Themen zu überzeugen und sie als Unterstützer zu gewinnen

Unser Kunde bietet

• Überdurchschnittliche Karrierechancen
• Zugang zu einem Leadership-Entwicklungsprogramm
• Marktgerechte und attraktive Vergütung
• Einen modernen Arbeitsplatz in einem dynamischen Projektumfeld
• Attraktive Angebote zu den Produkten unseres Kunden und eine betriebliche Altersvorsorge

Sie fühlen sich angesprochen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf.

• Aktive Unterstützung und Entlastung der Geschäfts­füh­rung in orga satorischen und administrativen Auf a en, bei der Planung, Recherchearbeiten und im oper iven Tagesgeschäft
• Effiziente Büroorganisation mit selbstständiger Er­le i ung der anfallenden Aufgaben
• Planung, Organisation und Koordination sowie die Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Be prech ngen und (digitalen) Konferenzen, ggfs. mit Proto oll ührung
• Interne und externe Korrespondenz für die Ge­s äfts­ h ung (telefonisch, digital und schriftlich) sowie die Steuer ng von Dienstleistern
• Operative Aufgaben wie Projektcontrolling, Reise a age ent, Reisekostenabrechnung und Erstellung von Entscheidungsvorlagen
• Vorbereitung und Bearbeitung von Vertrags n e e en eiten und anderen relevanten Dokumenten
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Be­ chten in deutscher und in englischer Sprache
• Überwachung von Terminen und Fristen; Nachhalten von Wiedervorlagen
• Mitwirkung bei der kontinuierlichen Verbesserung von internen Prozessen
• Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner zur Geschäftsführung
• Mitwirkung bei strategischen Projekten sowie die Durch­füh ng von eigenständig geführten Sonderprojekten

• Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Aus­b ung mit Weiterbildung im betriebswirtschaftlichen Bereich
• Solide Berufserfahrung in einer vergleichbaren Po i ion, gerne im produzierenden Mittelstand
• Fachkenntnisse in der Büroorganisation und in der Ab­ l ung und Beschreibung von Prozessen
• Stark ausgeprägte Kommunikations- und Orga­ a ions ähigkeiten, mit Fingerspitzengefühl und Durch­s z ngs ermögen
• Hohes Maß an Belastbarkeit, Flexibilität, Engagement und Beharrlichkeit
• Agile, strukturierte, verlässliche und gewissenhafte Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Integrität und Diskretion
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprache ideal

• Ständige Weiterbildungsangebote: Sie profitieren von internen und externen Fortbildung, um Ihre Fähigkeiten gezielt weiterzuentwickeln.
• Raum für Ihre Ideen und persönliche Entwicklung: Bei uns haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ideen einzubringen und Ihre berufliche Zukunft aktiv mitzugestalten.
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege: Als erfolgreiches Familienunternehmen sind uns schnelle, transparente Entscheidungen wichtig.
• Langfristige Partnerschaft: Unsere Unternehmenskultur und Werte sind auf eine langfristige Zusammenarbeit mit Ihnen als wertvollem Teammitglied ausgelegt.
• Betriebliche Altersvorsorge: Über das gesetzliche Maß hinaus sorgen Sie für Ihr Alter durch unseren Zuschuss zu Versicherung oder vermögenswirksame Leistung vor.
• Bikeleasing
• 30 Urlaubstage plus Sonderurlaub zu besonderen Anlässen
• Kostenfreie Lademöglichkeiten (E-Ladesäulen)

Scroll No More, Inc. is a fast-growing creative studio and live-commerce agency based in San Diego. We produce live shows, manage multiple studio spaces, and work with major brands and hosts to create viral online content.

We’re looking for a driven, organized, and adaptable Executive Assistant who thrives in an environment where no two days look the same. This person will be the face of our studio and the right hand to our leadership team, helping keep everything (and everyone) running smoothly.

You’ll manage schedules, keep studio calendars accurate, coordinate brand outreach, assist with hiring logistics, and occasionally jump in to support our content and production team. Some days you’ll be deep in email management and scheduling; other days, you’ll be welcoming guests or helping line up a live shoot.

If you’re someone who brings calm to busy environments, enjoys connecting with people, and takes pride in being the person who makes things happen , we’d love to meet you.

Manage and coordinate all executive and studio calendars — keeping schedules accurate, organized, and conflict-free.

Act as the primary point of contact at the front desk, greeting guests, answering calls, and keeping the studio running smoothly.

Handle daily brand outreach (25–50 messages) and follow-ups to connect with potential partners and schedule meetings.

Support leadership with inbox management, email drafting, and communication follow-ups.

Keep studio operations on track, ensuring products, hosts, and filming schedules are prepped and ready each day.

Occasionally assist on or off camera for studio content or live shoots.

Maintain organization across documents, contacts, and systems, anticipating needs before they arise.

Represent the company with professionalism, warmth, and attention to detail in every interaction.

1+ years in an Executive Assistant, Administrative, or Operations role, ideally supporting leadership or running a busy office.

Experience managing multiple calendars, scheduling meetings , and coordinating moving pieces between teams.

Background in customer service, hospitality, or production environments is a plus (you’ll be around talent, guests, and clients daily).

Bonus points if you’ve handled email or LinkedIn outreach or worked with brands or influencer partnerships .

We believe in flexibility, growth, and recognition over bureaucracy. You’ll have the freedom to shape your role, earn bonuses based on performance, and grow directly alongside company leadership.

All benefits will be discussed and negotiated at the time of offer for the right candidate.

If you’re ready to grow, take ownership, and bring a little style to the systems, this is your sign. Apply now and let’s get to work.

We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support our executive team in Abu Dhabi. The ideal candidate will possess excellent communication skills, strong attention to detail, and the ability to manage multiple tasks efficiently. This role requires a professional who can handle sensitive information with discretion and work effectively in a fast-paced environment.

• Provide comprehensive administrative support to the executive team, including managing schedules, appointments, and travel arrangements.
• Prepare and edit correspondence, reports, presentations, and other documents as needed.Coordinate and organize meetings, including preparing agendas, taking minutes, and following up on action items.
• Manage communication and correspondence, including emails, phone calls, and inquiries, ensuring timely responses.
• Handle confidential information with the utmost discretion and professionalism.Assist with special projects and events, ensuring all logistics are handled efficiently.
• Maintain and update filing systems, databases, and records, both electronic and physical.Liaise with internal and external stakeholders, building and maintaining positive relationships.
• Perform other administrative duties as assigned to support the executive team.

• Bachelor’s degree or equivalent experience in business administration or a related field.
• Proven experience as an executive assistant or in a similar administrative role.
• Excellent written and verbal communication skills in English (Arabic 0r German is a plus).
• Strong organizational and time management skills, with the ability to prioritize tasks effectively.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).Ability to work independently and as part of a team, demonstrating initiative and reliability.
• High level of professionalism, discretion, and confidentiality.Flexibility and adaptability to changing priorities and demands.

Join Jamar Construction, a prestigious leader in the building finishing contractors industry, as an Executive Assistant and become an integral part of our dynamic team. Known for our commitment to excellence and innovation, we are seeking a highly organized and proactive individual to support our executive team in driving strategic initiatives forward. In this crucial role, you'll manage complex schedules, streamline communication, and coordinate high-level meetings, ensuring our leadership team operates at peak efficiency. Your exceptional attention to detail, strong communication skills, and ability to handle sensitive information with discretion will be key assets in maintaining the seamless operation of our executive office. If you are a dedicated professional looking to contribute to a company that values quality and craftsmanship, we invite you to bring your expertise to Jamar Construction and help us continue to set the standard in our industry.

• Coordinate and manage executive schedules, including arranging meetings, appointments, and travel itineraries.
• Prepare and edit correspondence, communications, presentations, and other documents on behalf of executives.
• Conduct research and compile data to prepare reports and documents for executive decision-making.
• Liaise with internal departments and external stakeholders to facilitate communication and ensure smooth operations.
• Organize and maintain files and records, ensuring their accessibility and confidentiality.

• Bachelor's degree in Business Administration or a related field.
• Minimum of 3 years of experience in an executive assistant role, preferably within the construction industry.
• Exceptional organizational and time management skills with the ability to prioritize tasks effectively.
• Proficiency in Microsoft Office Suite and other relevant software applications.
• Strong written and verbal communication skills with attention to detail.

⭐⭐⭐ WIR SUCHEN EINE ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG ⭐⭐⭐

Über uns

Unsere Vision ist es, Menschen mit Erlebnissen zusammenzubringen, für die sie sich begeistern.

TLC Worldwide hat sich zu DER globalen MarTech-Lösung entwickelt, um Konsumentenverhalten mit Erlebnissen zu belohnen. Von 14 weltweiten Standorten aus bringt die TLC-Plattform Millionen von Verbrauchern mit über 150.000 Erlebnissen zusammen. Wir vertrauen auf jahrzehntelang gesammelte Daten, um sicherzustellen, dass wir jedem Einzelnen das richtige Erlebnis bieten. Wir bei TLC wissen, dass Erlebnisse das Leben bereichern!

Wir suchen innovative, leidenschaftliche und verantwortungsbewusste Menschen, die unser Team verstärken und uns helfen, unsere Erfolgsgeschichte weiter auszubauen!

Zusammenfassung der Stelle

Die Aufgabe besteht in erster Linie in der Unterstützung der Geschäftsführung sowie des gesamten Teams vor Ort. Dies beinhaltet eine Vielzahl an administrativen Aufgaben, um sicherzustellen, dass das Team über die richtigen Zahlen, Daten und Tools verfügt, die es ihm ermöglichen, seine Leistungen zu maximieren sowie Neugeschäft und Umsatz zu generieren.

Aufgabenbereiche / Verantwortlichkeiten

• Unterstützung der Geschäftsführung
• Entwicklung eines umfassenden Verständnisses des TLC-Business und der Unternehmenskultur
• Koordination von Terminen, Lunches und Vorbereitung von Meetingräumen
• Agenda: Verwaltung der Agenda und Terminplanung der Geschäftsführung und Koordination sämtlicher Teammitglieder, des Boards und externer Dritter
• Täglicher Austausch mit Business Developern hinsichtlich KPI's
• Wöchentliche Erstellung von Reports & Analyse von Produktivitätstrends
• Zuteilung und Nachverfolgung aller übergreifenden globalen Firmen-Initiativen, die im lokalen Markt umgesetzt werden sollen
• Enge Zusammenarbeit mit der Kreativ- und der Strategieabteilung bei der Erstellung von Power-Point-Präsentationen für die Geschäftsführung. Diese werden bei Kunden-Intro-Meetings und im Rahmen von Angebotspräsentationen verwendet.
• Unterstützung bei der Ausarbeitung von Angebotspräsentationen (Case Studies, Evaluierungen usw.)
• Unterstützung bei Kunden- und Partner-Meetings mit der Geschäftsführung (Telefonate und persönliche Treffen). Erstellung von Meeting-Notes und Management nächster Arbeitsschritte
• Kundenkontakt: sicherer Umgang mit potenziellen und bestehenden Kunden per Telefon und E-Mail auf täglicher Basis zur Nachverfolgung und Beratung gemäß den notwendigen Anforderungen.
• Organisation von Geschäftsreisen für die Geschäftsführung.
• Allgemeine Assistenzaufgaben wie z.B. Spesenabrechnungen, Aktualisieren von Kontakten und allgemeine administrative Unterstützung nach Bedarf.
• Organisation von Kunden- und Teamveranstaltungen, ggf. mit Reise / Übernachtung

Kenntnisse und Qualifikationen

• Erfahrung im Assistenzbereich in ähnlichem Umfeld
• Ausgezeichnetes Zeitmanagement und Organisationstalent, Multi-Tasking-Fähigkeit und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Sie sind in der Lage, ein hohes Maß an Diskretion zu wahren, da Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit in eine Vielzahl von Informationen eingeweiht werden. Jederzeit professionelles Auftreten, vertrauenswürdig und absolut diskret.
• Ausgeprägte Detailorientierung, gute kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Positive Haltung und gute Teamfähigkeit
• Abgeschlossenes Studium oder gleichwertiger Abschluss sowie die Fähigkeit zu unternehmerischem Denken.
• Umfangreiche und fundierte Erfahrung im Umgang mit PowerPoint und Excel
• Verhandlungssicheres Englisch
• Fähigkeit, eigenverantwortlich und effizient zu arbeiten.
• Hohes Maß an Flexibilität, um auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren, kurzfristige Planänderungen zu organisieren und sich auf die gestellten Aufgaben zu konzentrieren.

Persönliche Voraussetzungen

• Die Stelle eignet sich für jemanden, der eigenmotiviert und enthusiastisch ist und eine positive Arbeitseinstellung hat.
• Wir bieten ein kollaboratives, kreatives Umfeld, in dem kein Tag dem anderen gleicht. Daher ist die Fähigkeit, sich flexibel anzupassen, der Schlüssel zum Erfolg in dieser Position.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.