441 Jobs für Executive Assistant in Deutschland

• Umfassendes Kalendermanagement und Terminplanung für die Geschäftsführung, einschließlich Reiseplanung und -koordination.
• Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von Aufgaben.
• Korrespondenzführung in deutscher und englischer Sprache, sowohl intern als auch extern.
• Recherche, Aufbereitung und Präsentation von Informationen für Management-Entscheidungen.
• Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen.
• Bewirtung von Gästen und Geschäftspartnern.
• Management des Büromanagements und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten.
• Vertrauliche Behandlung aller Geschäftsinformationen.
• Proaktive Identifizierung von Optimierungspotenzialen in administrativen Prozessen.
• Unterstützung bei persönlichen Anliegen der Führungskräfte im geschäftlichen Kontext.

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit relevanter Weiterbildung zur Assistenz.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position im Top-Management-Umfeld.
• Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Hohe Diskretion und Integrität.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und gängiger Kollaborationstools.
• Fließende Deutsch- und verhandlungssichere Englischkenntnisse.
• Proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Gepflegtes Erscheinungsbild und souveränes Auftreten.
• Flexibilität und die Bereitschaft, auch über reguläre Arbeitszeiten hinaus zu agieren, wenn erforderlich.
• Erfahrung im internationalen Umfeld ist von Vorteil.

We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support our executive team in Abu Dhabi. The ideal candidate will possess excellent communication skills, strong attention to detail, and the ability to manage multiple tasks efficiently. This role requires a professional who can handle sensitive information with discretion and work effectively in a fast-paced environment.

• Provide comprehensive administrative support to the executive team, including managing schedules, appointments, and travel arrangements.
• Prepare and edit correspondence, reports, presentations, and other documents as needed.Coordinate and organize meetings, including preparing agendas, taking minutes, and following up on action items.
• Manage communication and correspondence, including emails, phone calls, and inquiries, ensuring timely responses.
• Handle confidential information with the utmost discretion and professionalism.Assist with special projects and events, ensuring all logistics are handled efficiently.
• Maintain and update filing systems, databases, and records, both electronic and physical.Liaise with internal and external stakeholders, building and maintaining positive relationships.
• Perform other administrative duties as assigned to support the executive team.

• Bachelor’s degree or equivalent experience in business administration or a related field.
• Proven experience as an executive assistant or in a similar administrative role.
• Excellent written and verbal communication skills in English (Arabic 0r German is a plus).
• Strong organizational and time management skills, with the ability to prioritize tasks effectively.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).Ability to work independently and as part of a team, demonstrating initiative and reliability.
• High level of professionalism, discretion, and confidentiality.Flexibility and adaptability to changing priorities and demands.

Procuramos um(a) Executive Assistant altamente organizado(a) e com forte sentido de responsabilidade, para apoiar a Comissão Executiva e a Equipa de Gestão na coordenação das suas atividades e processos administrativos.

Principais Responsabilidades:

• Apoiar administrativamente a Comissão Executiva e a Equipa de Gestão de Portugal e Espanha;

• Assegurar a ligação e suporte ao Departamento Legal;

• Coordenar contactos com outras áreas e departamentos, garantindo a fluidez da comunicação interna;

• Organizar e agendar reuniões, gerir reservas de salas e preparar documentação de apoio;

• Gerir as compras de suporte às áreas administrativa e de representação (economato, material de escritório, cafés, almoços, etc.);

• Elaborar e apoiar o desenvolvimento de apresentações, documentos e traduções;

• Elaborar e organizar atas e relatórios para o Conselho de Administração;

• Gerir correspondência física e eletrónica, interna e externa (incluindo faturas e comunicações institucionais);

• Preparar e redigir cartas, e-mails e correspondência para entidades externas;

• Agendar e gerir viagens, estadias e transporte;

• Apoiar na organização de eventos institucionais e corporativos;

• Suportar a gestão de consumos e relações com entidades externas;

• Garantir toda a documentação necessária para a participação em eventos internos e externos;

• Acolher e acompanhar visitas, clientes, fornecedores, parceiros e outras entidades;

• Prestar suporte geral à equipa de gestão.

Perfil Pretendido:

• Formação superior em Gestão, Administração, Secretariado Executivo ou área equivalente;

• Experiência mínima de 3 anos em funções similares (preferencial em contextos corporativos);

• Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal;

• Capacidade de organização, planeamento e gestão de prioridades;

• Elevado sentido de confidencialidade, rigor e atenção ao detalhe;

• Domínio das ferramentas do MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);

• Bons conhecimentos de inglês e espanhol (falado e escrito);

• Proatividade, autonomia e espírito de equipa.

Oferecemos:

• Integração numa organização sólida e em crescimento;

• Ambiente profissional, colaborativo e exigente;

• Oportunidade de desenvolvimento pessoal e profissional;

• Condições salariais ajustadas à experiência e às responsabilidades da função.

Join Jamar Construction, a prestigious leader in the building finishing contractors industry, as an Executive Assistant and become an integral part of our dynamic team. Known for our commitment to excellence and innovation, we are seeking a highly organized and proactive individual to support our executive team in driving strategic initiatives forward. In this crucial role, you'll manage complex schedules, streamline communication, and coordinate high-level meetings, ensuring our leadership team operates at peak efficiency. Your exceptional attention to detail, strong communication skills, and ability to handle sensitive information with discretion will be key assets in maintaining the seamless operation of our executive office. If you are a dedicated professional looking to contribute to a company that values quality and craftsmanship, we invite you to bring your expertise to Jamar Construction and help us continue to set the standard in our industry.

• Coordinate and manage executive schedules, including arranging meetings, appointments, and travel itineraries.
• Prepare and edit correspondence, communications, presentations, and other documents on behalf of executives.
• Conduct research and compile data to prepare reports and documents for executive decision-making.
• Liaise with internal departments and external stakeholders to facilitate communication and ensure smooth operations.
• Organize and maintain files and records, ensuring their accessibility and confidentiality.

• Bachelor's degree in Business Administration or a related field.
• Minimum of 3 years of experience in an executive assistant role, preferably within the construction industry.
• Exceptional organizational and time management skills with the ability to prioritize tasks effectively.
• Proficiency in Microsoft Office Suite and other relevant software applications.
• Strong written and verbal communication skills with attention to detail.

Scroll No More, Inc. is a fast-growing creative studio and live-commerce agency based in San Diego. We produce live shows, manage multiple studio spaces, and work with major brands and hosts to create viral online content.

We’re looking for a driven, organized, and adaptable Executive Assistant who thrives in an environment where no two days look the same. This person will be the face of our studio and the right hand to our leadership team, helping keep everything (and everyone) running smoothly.

You’ll manage schedules, keep studio calendars accurate, coordinate brand outreach, assist with hiring logistics, and occasionally jump in to support our content and production team. Some days you’ll be deep in email management and scheduling; other days, you’ll be welcoming guests or helping line up a live shoot.

If you’re someone who brings calm to busy environments, enjoys connecting with people, and takes pride in being the person who makes things happen , we’d love to meet you.

Manage and coordinate all executive and studio calendars — keeping schedules accurate, organized, and conflict-free.

Act as the primary point of contact at the front desk, greeting guests, answering calls, and keeping the studio running smoothly.

Handle daily brand outreach (25–50 messages) and follow-ups to connect with potential partners and schedule meetings.

Support leadership with inbox management, email drafting, and communication follow-ups.

Keep studio operations on track, ensuring products, hosts, and filming schedules are prepped and ready each day.

Occasionally assist on or off camera for studio content or live shoots.

Maintain organization across documents, contacts, and systems, anticipating needs before they arise.

Represent the company with professionalism, warmth, and attention to detail in every interaction.

1+ years in an Executive Assistant, Administrative, or Operations role, ideally supporting leadership or running a busy office.

Experience managing multiple calendars, scheduling meetings , and coordinating moving pieces between teams.

Background in customer service, hospitality, or production environments is a plus (you’ll be around talent, guests, and clients daily).

Bonus points if you’ve handled email or LinkedIn outreach or worked with brands or influencer partnerships .

We believe in flexibility, growth, and recognition over bureaucracy. You’ll have the freedom to shape your role, earn bonuses based on performance, and grow directly alongside company leadership.

All benefits will be discussed and negotiated at the time of offer for the right candidate.

If you’re ready to grow, take ownership, and bring a little style to the systems, this is your sign. Apply now and let’s get to work.

⭐⭐⭐ WIR SUCHEN EINE ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG ⭐⭐⭐

Über uns

Unsere Vision ist es, Menschen mit Erlebnissen zusammenzubringen, für die sie sich begeistern.

TLC Worldwide hat sich zu DER globalen MarTech-Lösung entwickelt, um Konsumentenverhalten mit Erlebnissen zu belohnen. Von 14 weltweiten Standorten aus bringt die TLC-Plattform Millionen von Verbrauchern mit über 150.000 Erlebnissen zusammen. Wir vertrauen auf jahrzehntelang gesammelte Daten, um sicherzustellen, dass wir jedem Einzelnen das richtige Erlebnis bieten. Wir bei TLC wissen, dass Erlebnisse das Leben bereichern!

Wir suchen innovative, leidenschaftliche und verantwortungsbewusste Menschen, die unser Team verstärken und uns helfen, unsere Erfolgsgeschichte weiter auszubauen!

Zusammenfassung der Stelle

Die Aufgabe besteht in erster Linie in der Unterstützung der Geschäftsführung sowie des gesamten Teams vor Ort. Dies beinhaltet eine Vielzahl an administrativen Aufgaben, um sicherzustellen, dass das Team über die richtigen Zahlen, Daten und Tools verfügt, die es ihm ermöglichen, seine Leistungen zu maximieren sowie Neugeschäft und Umsatz zu generieren.

Aufgabenbereiche / Verantwortlichkeiten

• Unterstützung der Geschäftsführung
• Entwicklung eines umfassenden Verständnisses des TLC-Business und der Unternehmenskultur
• Koordination von Terminen, Lunches und Vorbereitung von Meetingräumen
• Agenda: Verwaltung der Agenda und Terminplanung der Geschäftsführung und Koordination sämtlicher Teammitglieder, des Boards und externer Dritter
• Täglicher Austausch mit Business Developern hinsichtlich KPI's
• Wöchentliche Erstellung von Reports & Analyse von Produktivitätstrends
• Zuteilung und Nachverfolgung aller übergreifenden globalen Firmen-Initiativen, die im lokalen Markt umgesetzt werden sollen
• Enge Zusammenarbeit mit der Kreativ- und der Strategieabteilung bei der Erstellung von Power-Point-Präsentationen für die Geschäftsführung. Diese werden bei Kunden-Intro-Meetings und im Rahmen von Angebotspräsentationen verwendet.
• Unterstützung bei der Ausarbeitung von Angebotspräsentationen (Case Studies, Evaluierungen usw.)
• Unterstützung bei Kunden- und Partner-Meetings mit der Geschäftsführung (Telefonate und persönliche Treffen). Erstellung von Meeting-Notes und Management nächster Arbeitsschritte
• Kundenkontakt: sicherer Umgang mit potenziellen und bestehenden Kunden per Telefon und E-Mail auf täglicher Basis zur Nachverfolgung und Beratung gemäß den notwendigen Anforderungen.
• Organisation von Geschäftsreisen für die Geschäftsführung.
• Allgemeine Assistenzaufgaben wie z.B. Spesenabrechnungen, Aktualisieren von Kontakten und allgemeine administrative Unterstützung nach Bedarf.
• Organisation von Kunden- und Teamveranstaltungen, ggf. mit Reise / Übernachtung

Kenntnisse und Qualifikationen

• Erfahrung im Assistenzbereich in ähnlichem Umfeld
• Ausgezeichnetes Zeitmanagement und Organisationstalent, Multi-Tasking-Fähigkeit und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Sie sind in der Lage, ein hohes Maß an Diskretion zu wahren, da Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit in eine Vielzahl von Informationen eingeweiht werden. Jederzeit professionelles Auftreten, vertrauenswürdig und absolut diskret.
• Ausgeprägte Detailorientierung, gute kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Positive Haltung und gute Teamfähigkeit
• Abgeschlossenes Studium oder gleichwertiger Abschluss sowie die Fähigkeit zu unternehmerischem Denken.
• Umfangreiche und fundierte Erfahrung im Umgang mit PowerPoint und Excel
• Verhandlungssicheres Englisch
• Fähigkeit, eigenverantwortlich und effizient zu arbeiten.
• Hohes Maß an Flexibilität, um auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren, kurzfristige Planänderungen zu organisieren und sich auf die gestellten Aufgaben zu konzentrieren.

Persönliche Voraussetzungen

• Die Stelle eignet sich für jemanden, der eigenmotiviert und enthusiastisch ist und eine positive Arbeitseinstellung hat.
• Wir bieten ein kollaboratives, kreatives Umfeld, in dem kein Tag dem anderen gleicht. Daher ist die Fähigkeit, sich flexibel anzupassen, der Schlüssel zum Erfolg in dieser Position.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.

• Professionelles Management des Kalenders, inklusive Terminplanung, Koordination und Auflösung von Terminkonflikten.
• Organisation und Koordination von nationalen und internationalen Geschäftsreisen, inklusive Flugbuchungen, Hotelreservierungen und Visaanträgen.
• Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
• Korrespondenzmanagement: Beantwortung und Weiterleitung von E-Mails und Briefen, Verfassen von Stellungnahmen nach Absprache.
• Proaktive Identifizierung von Bedürfnissen und proaktive Lösungsfindung für administrative und organisatorische Herausforderungen.
• Organisation von Veranstaltungen, Meetings und Konferenzen, sowohl virtuell als auch physisch.
• Erste Ansprechperson für interne und externe Kontakte und Weiterleitung von Anfragen.
• Umgang mit vertraulichen Informationen mit höchster Diskretion und Professionalität.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Berichten.
• Management von Büromaterial und kleineren administrativen Aufgaben.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige, nachweisbare Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion für Führungskräfte auf C-Level.
• Hervorragende Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung mit Kalendermanagement-Tools.
• Exzellente Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Hohe Integrität, Loyalität und die Fähigkeit, diskret mit vertraulichen Informationen umzugehen.
• Proaktive Arbeitsweise, Eigeninitiative und eine hohe Problemlösungskompetenz.
• Souveränes und professionelles Auftreten.
• Fähigkeit, auch unter Druck ruhig und effizient zu arbeiten.

• Effiziente Verwaltung und Koordination von Kalendern, Terminen und Besprechungen für die Geschäftsführung.
• Organisation und Planung von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Visa, Transport) weltweit.
• Vorbereitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten; Korrekturlesen und Bearbeiten.
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern per E-Mail, Telefon und anderen Kanälen.
• Proaktive Identifizierung und Lösung von administrativen Problemen, bevor sie entstehen.
• Verwaltung von E-Mail-Postfächern und Priorisierung der Korrespondenz.
• Organisation von virtuellen Meetings und Sicherstellung der technischen Funktionalität.
• Pflege von Kontaktdatenbanken und CRM-Systemen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Vorstandssitzungen und Events.
• Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im kaufmännischen Bereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder Sekretärin für Führungskräfte auf C-Level.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Zeitmanagement.
• Sehr gute Kenntnisse gängiger Office-Anwendungen (MS Office Suite, Google Workspace).
• Hohe IT-Affinität und schnelle Einarbeitung in neue Software-Tools.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Hohe Diskretion, Loyalität und Integrität.
• Proaktive und selbstständige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Erfahrung in der virtuellen Zusammenarbeit und im Umgang mit digitalen Kollaborationstools.
• Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.