164 Jobs für Executive Assistant in Deutschland
Executive Assistant
Hamburg, Hamburg
Diageo
Vor 19 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
**Job Description :**
**About us**
Diageo is the world's leading premium drinks company with an outstanding collection of brands, such as Johnnie Walker, Smirnoff, Baileys, Captain Morgan, Tanqueray and Guinness. Our purpose - Celebrating life, every day, everywhere - has an important role in our company, for our people, our diversity, our brands, in how we perform and how we create shared value.
**About The Role**
In this position, you will provide proficient personal assistance to our Managing Director for DACH. You will be required to co-ordinate their activities and provide administrative support. This is a varied and challenging role which requires a high degree of flexibility, initiative, and confidentiality.
**In This Role You 'll Work On:**
+ Effective diary management - emphasis on anticipating needs and understanding priorities
+ Travel, visa and accommodation management and co-ordination
+ Ensure all Purchase Orders, invoices and expenses are completed in a timely, accurate and compliant manner
+ Timely management of expenditure via Concur, ensuring a thorough filing and reference system is in place
+ Meeting co-ordination, preparation, efficiency, and effectiveness
+ Co-ordination of data and preparation of relevant business reports and presentations
+ Handling routine one-off and recurring tasks, including resolving issues and implementing comprehensive solutions
+ Management and organisation of internal and external events e.g. conferences, meetings, events
+ Management/co-ordination of functional specific projects and administration
+ Using new technologies to the fullest as and when they are introduced
**About You**
+ Demonstration of dedication in a PA or Team Assistant role operating at a senior level
+ Experience of working across geographies would be advantageous
+ Ideally proficient in the relevant functional systems e.g. Workday
+ Highly organised and self-motivated, with an ability to anticipate, effectively prioritise and progress workload
+ Demonstrate a high level of integrity, compliance, and confidentiality at all times
+ Ability to prioritise core duties tactfully and assertively for those you support over requests from the wider team
+ Ability to work well under pressure and meet deadlines
+ Willingness to perform a variety of duties/tasks including often going above and beyond the day-to-day requirements to ensure a smooth running of business activities
+ A good problem solver with a positive nature
+ Able to forge strong relationships across the administrative community to leverage experience and provide cover as needed
+ Continually demonstrate high standards in terms of planning, quality and accuracy of work outputs to meet challenging timescales
+ Utilise exceptional interpersonal skills to build and sustain excellent relationships across a diverse range of cross-functional networks
+ Be creative and proactive in finding solutions to issues faced by the leaders you support and develop and apply an understanding of the function to your work
**Our offer**
+ An engaging company culture that puts employees and their development first
+ A competitive salary with bonus and many benefits that fit your lifestyle
+ 30 days of vacation
+ An excellent parental leave policy
+ An office with a view in the heart of Hamburg City
+ .and of course, THE best colleagues!
Celebrating our inclusive and diverse culture is core to Diageo's purpose of "celebrating life every day everywhere". This purpose is inclusive in nature, as it values everybody irrespective of background, disability, religion, gender identity, sexuality or ethnicity.
We know that for our business to thrive and for Diageo to realize its ambition, we depend on having diverse talent with a range of backgrounds, skills, and capabilities in each of the 180 countries in which we operate and to reflect our broad consumer base. We view diversity as one of the key enablers that helps our business to grow and our values, purpose and standards set the conditions for us to respect the unique contribution each person brings.
Flexibility is key to success in our business and many of our staff work flexibly in many ways, including part-time, compressed hours, flexible location. Please talk to us about what flexibility means to you and don't let anything stop you from applying.
**Worker Type :**
Regular
**Primary Location:**
Hamburg
**Additional Locations :**
**Job Posting Start Date :**
With over 200 brands sold in more than 180 countries, we're the world's leading premium drinks company. Every day, over 30,000 talented people come together at Diageo to create the magic behind our much-loved brands. From iconic names to innovative newcomers - the brands we're building are rooted in culture and local communities. Our ambition is to be one of the best performing, most trusted and most respected consumer products companies in the world.
Our founders, such as Arthur Guinness, John Walker, and Charles Tanqueray, were visionary entrepreneurs whose brilliant minds helped shape the alcohol industry. And through our people, their legacy lives on. Join us, and you'll collaborate with talented people from all corners of the world. Together, you'll innovate and push boundaries, shaping a more inclusive and sustainable future that we can all be proud of.
With diversity at our core, we celebrate our people's unique passions, commitments and specialist skills. Because when varied voices, mindsets, and personalities come together, great ideas are born. In our supportive culture, your voice will be heard and you'll be empowered to be you. Just bring your ambition, curiosity and ideas, and we'll celebrate your work and help you reach your fullest potential.
**DRINKiQ**
What's your DRINKiQ? Take our quiz to understand how alcohol is made and explore the effects of drinking. You can discover everything you need to know at DRINKiQ (
**About us**
Diageo is the world's leading premium drinks company with an outstanding collection of brands, such as Johnnie Walker, Smirnoff, Baileys, Captain Morgan, Tanqueray and Guinness. Our purpose - Celebrating life, every day, everywhere - has an important role in our company, for our people, our diversity, our brands, in how we perform and how we create shared value.
**About The Role**
In this position, you will provide proficient personal assistance to our Managing Director for DACH. You will be required to co-ordinate their activities and provide administrative support. This is a varied and challenging role which requires a high degree of flexibility, initiative, and confidentiality.
**In This Role You 'll Work On:**
+ Effective diary management - emphasis on anticipating needs and understanding priorities
+ Travel, visa and accommodation management and co-ordination
+ Ensure all Purchase Orders, invoices and expenses are completed in a timely, accurate and compliant manner
+ Timely management of expenditure via Concur, ensuring a thorough filing and reference system is in place
+ Meeting co-ordination, preparation, efficiency, and effectiveness
+ Co-ordination of data and preparation of relevant business reports and presentations
+ Handling routine one-off and recurring tasks, including resolving issues and implementing comprehensive solutions
+ Management and organisation of internal and external events e.g. conferences, meetings, events
+ Management/co-ordination of functional specific projects and administration
+ Using new technologies to the fullest as and when they are introduced
**About You**
+ Demonstration of dedication in a PA or Team Assistant role operating at a senior level
+ Experience of working across geographies would be advantageous
+ Ideally proficient in the relevant functional systems e.g. Workday
+ Highly organised and self-motivated, with an ability to anticipate, effectively prioritise and progress workload
+ Demonstrate a high level of integrity, compliance, and confidentiality at all times
+ Ability to prioritise core duties tactfully and assertively for those you support over requests from the wider team
+ Ability to work well under pressure and meet deadlines
+ Willingness to perform a variety of duties/tasks including often going above and beyond the day-to-day requirements to ensure a smooth running of business activities
+ A good problem solver with a positive nature
+ Able to forge strong relationships across the administrative community to leverage experience and provide cover as needed
+ Continually demonstrate high standards in terms of planning, quality and accuracy of work outputs to meet challenging timescales
+ Utilise exceptional interpersonal skills to build and sustain excellent relationships across a diverse range of cross-functional networks
+ Be creative and proactive in finding solutions to issues faced by the leaders you support and develop and apply an understanding of the function to your work
**Our offer**
+ An engaging company culture that puts employees and their development first
+ A competitive salary with bonus and many benefits that fit your lifestyle
+ 30 days of vacation
+ An excellent parental leave policy
+ An office with a view in the heart of Hamburg City
+ .and of course, THE best colleagues!
Celebrating our inclusive and diverse culture is core to Diageo's purpose of "celebrating life every day everywhere". This purpose is inclusive in nature, as it values everybody irrespective of background, disability, religion, gender identity, sexuality or ethnicity.
We know that for our business to thrive and for Diageo to realize its ambition, we depend on having diverse talent with a range of backgrounds, skills, and capabilities in each of the 180 countries in which we operate and to reflect our broad consumer base. We view diversity as one of the key enablers that helps our business to grow and our values, purpose and standards set the conditions for us to respect the unique contribution each person brings.
Flexibility is key to success in our business and many of our staff work flexibly in many ways, including part-time, compressed hours, flexible location. Please talk to us about what flexibility means to you and don't let anything stop you from applying.
**Worker Type :**
Regular
**Primary Location:**
Hamburg
**Additional Locations :**
**Job Posting Start Date :**
With over 200 brands sold in more than 180 countries, we're the world's leading premium drinks company. Every day, over 30,000 talented people come together at Diageo to create the magic behind our much-loved brands. From iconic names to innovative newcomers - the brands we're building are rooted in culture and local communities. Our ambition is to be one of the best performing, most trusted and most respected consumer products companies in the world.
Our founders, such as Arthur Guinness, John Walker, and Charles Tanqueray, were visionary entrepreneurs whose brilliant minds helped shape the alcohol industry. And through our people, their legacy lives on. Join us, and you'll collaborate with talented people from all corners of the world. Together, you'll innovate and push boundaries, shaping a more inclusive and sustainable future that we can all be proud of.
With diversity at our core, we celebrate our people's unique passions, commitments and specialist skills. Because when varied voices, mindsets, and personalities come together, great ideas are born. In our supportive culture, your voice will be heard and you'll be empowered to be you. Just bring your ambition, curiosity and ideas, and we'll celebrate your work and help you reach your fullest potential.
**DRINKiQ**
What's your DRINKiQ? Take our quiz to understand how alcohol is made and explore the effects of drinking. You can discover everything you need to know at DRINKiQ (
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0
Executive Assistant
YS Capital/ Xentury
Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support our executive team in Abu Dhabi. The ideal candidate will possess excellent communication skills, strong attention to detail, and the ability to manage multiple tasks efficiently. This role requires a professional who can handle sensitive information with discretion and work effectively in a fast-paced environment.
Tasks- Provide comprehensive administrative support to the executive team, including managing schedules, appointments, and travel arrangements.
- Prepare and edit correspondence, reports, presentations, and other documents as needed.Coordinate and organize meetings, including preparing agendas, taking minutes, and following up on action items.
- Manage communication and correspondence, including emails, phone calls, and inquiries, ensuring timely responses.
- Handle confidential information with the utmost discretion and professionalism.Assist with special projects and events, ensuring all logistics are handled efficiently.
- Maintain and update filing systems, databases, and records, both electronic and physical.Liaise with internal and external stakeholders, building and maintaining positive relationships.
- Perform other administrative duties as assigned to support the executive team.
- Bachelor’s degree or equivalent experience in business administration or a related field.
- Proven experience as an executive assistant or in a similar administrative role.
- Excellent written and verbal communication skills in English (Arabic 0r German is a plus).
- Strong organizational and time management skills, with the ability to prioritize tasks effectively.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).Ability to work independently and as part of a team, demonstrating initiative and reliability.
- High level of professionalism, discretion, and confidentiality.Flexibility and adaptability to changing priorities and demands.
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1
Executive Assistant
07452
€44 - €415 hour
Jamar Construction
Vor 4 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Join Jamar Construction, a prestigious leader in the building finishing contractors industry, as an Executive Assistant and become an integral part of our dynamic team. Known for our commitment to excellence and innovation, we are seeking a highly organized and proactive individual to support our executive team in driving strategic initiatives forward. In this crucial role, you'll manage complex schedules, streamline communication, and coordinate high-level meetings, ensuring our leadership team operates at peak efficiency. Your exceptional attention to detail, strong communication skills, and ability to handle sensitive information with discretion will be key assets in maintaining the seamless operation of our executive office. If you are a dedicated professional looking to contribute to a company that values quality and craftsmanship, we invite you to bring your expertise to Jamar Construction and help us continue to set the standard in our industry.
Tasks- Coordinate and manage executive schedules, including arranging meetings, appointments, and travel itineraries.
- Prepare and edit correspondence, communications, presentations, and other documents on behalf of executives.
- Conduct research and compile data to prepare reports and documents for executive decision-making.
- Liaise with internal departments and external stakeholders to facilitate communication and ensure smooth operations.
- Organize and maintain files and records, ensuring their accessibility and confidentiality.
- Bachelor's degree in Business Administration or a related field.
- Minimum of 3 years of experience in an executive assistant role, preferably within the construction industry.
- Exceptional organizational and time management skills with the ability to prioritize tasks effectively.
- Proficiency in Microsoft Office Suite and other relevant software applications.
- Strong written and verbal communication skills with attention to detail.
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2
Executive Assistant
Munich, Bayern
TLC Worldwide
Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
⭐⭐⭐ WIR SUCHEN EINE ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG ⭐⭐⭐
Über uns
Unsere Vision ist es, Menschen mit Erlebnissen zusammenzubringen, für die sie sich begeistern.
TLC Worldwide hat sich zu DER globalen MarTech-Lösung entwickelt, um Konsumentenverhalten mit Erlebnissen zu belohnen. Von 14 weltweiten Standorten aus bringt die TLC-Plattform Millionen von Verbrauchern mit über 150.000 Erlebnissen zusammen. Wir vertrauen auf jahrzehntelang gesammelte Daten, um sicherzustellen, dass wir jedem Einzelnen das richtige Erlebnis bieten. Wir bei TLC wissen, dass Erlebnisse das Leben bereichern!
Wir suchen innovative, leidenschaftliche und verantwortungsbewusste Menschen, die unser Team verstärken und uns helfen, unsere Erfolgsgeschichte weiter auszubauen!
Zusammenfassung der Stelle
Die Aufgabe besteht in erster Linie in der Unterstützung der Geschäftsführung sowie des gesamten Teams vor Ort. Dies beinhaltet eine Vielzahl an administrativen Aufgaben, um sicherzustellen, dass das Team über die richtigen Zahlen, Daten und Tools verfügt, die es ihm ermöglichen, seine Leistungen zu maximieren sowie Neugeschäft und Umsatz zu generieren.
Aufgabenbereiche / Verantwortlichkeiten
- Unterstützung der Geschäftsführung
- Entwicklung eines umfassenden Verständnisses des TLC-Business und der Unternehmenskultur
- Koordination von Terminen, Lunches und Vorbereitung von Meetingräumen
- Agenda: Verwaltung der Agenda und Terminplanung der Geschäftsführung und Koordination sämtlicher Teammitglieder, des Boards und externer Dritter
- Täglicher Austausch mit Business Developern hinsichtlich KPI's
- Wöchentliche Erstellung von Reports & Analyse von Produktivitätstrends
- Zuteilung und Nachverfolgung aller übergreifenden globalen Firmen-Initiativen, die im lokalen Markt umgesetzt werden sollen
- Enge Zusammenarbeit mit der Kreativ- und der Strategieabteilung bei der Erstellung von Power-Point-Präsentationen für die Geschäftsführung. Diese werden bei Kunden-Intro-Meetings und im Rahmen von Angebotspräsentationen verwendet.
- Unterstützung bei der Ausarbeitung von Angebotspräsentationen (Case Studies, Evaluierungen usw.)
- Unterstützung bei Kunden- und Partner-Meetings mit der Geschäftsführung (Telefonate und persönliche Treffen). Erstellung von Meeting-Notes und Management nächster Arbeitsschritte
- Kundenkontakt: sicherer Umgang mit potenziellen und bestehenden Kunden per Telefon und E-Mail auf täglicher Basis zur Nachverfolgung und Beratung gemäß den notwendigen Anforderungen.
- Organisation von Geschäftsreisen für die Geschäftsführung.
- Allgemeine Assistenzaufgaben wie z.B. Spesenabrechnungen, Aktualisieren von Kontakten und allgemeine administrative Unterstützung nach Bedarf.
- Organisation von Kunden- und Teamveranstaltungen, ggf. mit Reise / Übernachtung
Kenntnisse und Qualifikationen
- Erfahrung im Assistenzbereich in ähnlichem Umfeld
- Ausgezeichnetes Zeitmanagement und Organisationstalent, Multi-Tasking-Fähigkeit und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
- Sie sind in der Lage, ein hohes Maß an Diskretion zu wahren, da Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit in eine Vielzahl von Informationen eingeweiht werden. Jederzeit professionelles Auftreten, vertrauenswürdig und absolut diskret.
- Ausgeprägte Detailorientierung, gute kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Positive Haltung und gute Teamfähigkeit
- Abgeschlossenes Studium oder gleichwertiger Abschluss sowie die Fähigkeit zu unternehmerischem Denken.
- Umfangreiche und fundierte Erfahrung im Umgang mit PowerPoint und Excel
- Verhandlungssicheres Englisch
- Fähigkeit, eigenverantwortlich und effizient zu arbeiten.
- Hohes Maß an Flexibilität, um auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren, kurzfristige Planänderungen zu organisieren und sich auf die gestellten Aufgaben zu konzentrieren.
Persönliche Voraussetzungen
- Die Stelle eignet sich für jemanden, der eigenmotiviert und enthusiastisch ist und eine positive Arbeitseinstellung hat.
- Wir bieten ein kollaboratives, kreatives Umfeld, in dem kein Tag dem anderen gleicht. Daher ist die Fähigkeit, sich flexibel anzupassen, der Schlüssel zum Erfolg in dieser Position.
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
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3
Executive Assistant (Remote)
68159 Mannheim, Baden Württemberg
WhatJobs
Heute
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein erfolgreiches Start-up im E-Commerce-Bereich, sucht eine hochorganisierte und proaktive Executive Assistant zur Unterstützung der Geschäftsführung. Diese Position ist vollständig remote zu besetzen und bietet Ihnen die Flexibilität, von Ihrem Zuhause aus zu arbeiten. Als Executive Assistant sind Sie die rechte Hand der Führungskräfte und übernehmen vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben. Dazu gehören die Verwaltung von Kalendern, die Organisation von Reisen und Meetings (virtuell und physisch), die Vorbereitung von Präsentationen und Berichten sowie die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle, managen Korrespondenz, organisieren Dokumente und unterstützen bei der Koordination von Projekten. Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium, sowie mindestens 4 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise für Führungskräfte auf C-Level. Exzellente organisatorische Fähigkeiten, ein Auge für Details, Diskretion und ein professionelles Auftreten sind unerlässlich. Sie beherrschen den Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office Suite, Google Workspace) und sind vertraut mit Projektmanagement-Tools. Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind zwingend erforderlich. Da die Position remote ist, sind ein hohes Maß an Selbstmotivation, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten, von größter Bedeutung. Sie sind ein exzellenter Zeitmanager und können Prioritäten effektiv setzen. Wenn Sie eine dynamische Rolle suchen, in der Sie maßgeblich zum Erfolg eines wachsenden Unternehmens beitragen können und Wert auf Flexibilität legen, dann ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie. Sie werden eine Schlüsselrolle im Unternehmen spielen und eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten.
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4
Executive Assistant / Vorstandsassistent
44135 North Rhine Westphalia, Nordrhein Westfalen
WhatJobs
Vor 4 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein namhaftes Unternehmen mit Sitz in Dortmund , sucht eine äußerst organisierte, diskrete und proaktive Executive Assistant zur Unterstützung des Vorstands. Diese Position bietet eine hybride Arbeitsweise, die die Flexibilität des Homeoffice mit der notwendigen Präsenz im Büro verbindet, um einen reibungslosen Ablauf der operativen Tätigkeiten zu gewährleisten.
Ihre Aufgaben:
Ihr Profil:
Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld mit der Möglichkeit, eng mit der Unternehmensleitung zusammenzuarbeiten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitsmodellen und der Chance, Ihre Expertise in einem renommierten Unternehmen einzubringen. Wenn Sie eine loyale, effiziente und engagierte Unterstützung für den Vorstand sein möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung für diese Position im Bereich Verwaltung.
Ihre Aufgaben:
- Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung für den Vorstand, einschließlich Kalendermanagement, Reiseplanung und -buchung.
- Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen.
- Effiziente Korrespondenzbearbeitung in deutscher und englischer Sprache.
- Organisation von internen und externen Terminen, Veranstaltungen und Konferenzen.
- Professionelle Schnittstelle zu internen Abteilungen und externen Geschäftspartnern.
- Proaktive Identifizierung von Unterstützungsbedarf und eigenständige Lösungsfindung.
- Vertrauliche Behandlung sensibler Informationen.
- Reisekostenabrechnung und Spesenverwaltung.
- Unterstützung bei Präsentationen und Dokumentenerstellung.
- Pfege und Organisation des Ablagesystems.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung zur/zum Fremdsprachenkorrespondent/in oder Managementassistent/in.
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf Vorstandsebene oder in vergleichbar anspruchsvollen Positionen.
- Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Absolute Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Integrität.
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
- Proaktive, selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
- Hohe Belastbarkeit und Flexibilität.
- Teamfähigkeit und freundliches Auftreten.
- Führerschein Klasse B ist von Vorteil.
Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld mit der Möglichkeit, eng mit der Unternehmensleitung zusammenzuarbeiten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitsmodellen und der Chance, Ihre Expertise in einem renommierten Unternehmen einzubringen. Wenn Sie eine loyale, effiziente und engagierte Unterstützung für den Vorstand sein möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung für diese Position im Bereich Verwaltung.
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5
Senior Executive Assistant
80331 Munich, Bayern
WhatJobs
Vor 7 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein international tätiges Unternehmen mit Hauptsitz in München , sucht eine erfahrene und diskrete Senior Executive Assistant zur Unterstützung seines Top-Managements. Diese Position ist zu 100% remote und bietet Ihnen die Möglichkeit, von Ihrem eigenen Arbeitsplatz aus eine entscheidende Rolle in der operativen Unterstützung unserer Führungsebene zu spielen. Sie sind verantwortlich für die effiziente Organisation und Koordination von Terminen, Reisen, Meetings und Veranstaltungen. Zu Ihren Kernaufgaben gehören die professionelle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Vorbereitung von Präsentationen und Berichten, das Management von Reisebuchungen und -abrechnungen sowie die Organisation von internen und externen Veranstaltungen. Sie fungieren als vertrauensvoller Ansprechpartner für interne und externe Kontakte und stellen sicher, dass alle administrativen Abläufe reibungslos funktionieren. Die proaktive Identifizierung von Bedürfnissen, die Antizipation von Herausforderungen und die souveräne Lösung von organisatorischen Fragestellungen sind für diese Rolle essenziell. Da die Position vollständig remote ist, erwarten wir von Ihnen ein Höchstmaß an Selbstorganisation, Flexibilität und Kommunikationsstärke. Sie müssen in der Lage sein, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln und eigenverantwortlich zu agieren. Die Beherrschung moderner Office-Anwendungen und virtueller Kollaborationstools ist selbstverständlich. Sie tragen wesentlich dazu bei, dass die Führungskräfte ihre strategischen Aufgaben effizient wahrnehmen können.
Ihr Profil:
Wenn Sie eine engagierte und erfahrene Assistenz sind, die gerne die operative Exzellenz im Hintergrund sicherstellt, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung für diese spannende remote-Position in München .
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige, fundierte Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion auf Top-Management-Ebene.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zeitmanagement.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung mit virtuellen Kollaborationstools (z.B. Zoom, Teams).
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich.
- Absolute Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten.
- Hohe Eigeninitiative, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch unter Druck souverän zu agieren.
- Starke Kommunikationsfähigkeit und die Fähigkeit, Beziehungen zu verschiedenen Stakeholdern aufzubauen.
- Erfahrung in der Organisation von internationalen Reisen und Veranstaltungen.
- Die Fähigkeit, eigenständig und ergebnisorientiert im Homeoffice zu arbeiten.
Wenn Sie eine engagierte und erfahrene Assistenz sind, die gerne die operative Exzellenz im Hintergrund sicherstellt, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung für diese spannende remote-Position in München .
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Seien Sie der Erste, der es erfährt
Über das Neueste Executive assistant Jobs In Deutschland !
6
EXECUTIVE ASSISTANT / COPYWRITER
Think Plus
Vor 10 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Η Think Plus, κορυφαία βραβευμένη διαφημιστική εταιρία πληροφορικής και επικοινωνιών επιθυμεί να καλύψει την παρακάτω ειδικότητα:
Executive Assistant / Copywriter
TasksΤο άτομο που θα στελεχώσει τη θέση Executive Assistant / Copywriter , έχει ως βασικό στόχο την εύρυθμη λειτουργία των κεντρικών γραφείων της επιχείρησης και τον συνολικό συντονισμό των βασικών σημείων επαφής/επικοινωνίας με τους συνεργάτες της, καθώς επίσης και αρμοδιότητες της υποστήριξης της Εμπορικής Διεύθυνσης και του copywriter για συγκεκριμένο πελατολόγιο. Ο ρόλος αναφέρεται στον Γενικό Διευθυντή, συνεργάζεται με όλα τα τμήματα της εταιρείας και έχει υπό την ευθύνη του τους παρακάτω τομείς:
1. Εμπορική Υποστήριξη:
- Συμμετοχή σε εμπορικές συναντήσεις με δυνητικούς πελάτες.
- Δημιουργία και follow up προσφορών και συμβάσεων σε νέους συνεργάτες.
- Επικοινωνία με συνεργάτες και τα λογιστικά τους τμήματα για follow up πληρωμών.
- Επικοινωνία με προμηθευτές για συντονισμό υπηρεσιών.
- Αρθρογραφία κειμένων SEO – μικρών άρθρων για ιστοσελίδες πελατών
2. Γραμματειακή Υποστήριξη:
- Παροχή γραμματειακής υποστήριξης σε όλα τα τμήματα της εταιρείας.
- Συντονισμός και προγραμματισμός των ραντεβού (είτε φυσικών είτε διαδικτυακών).
- Άψογη διαχείριση, με ευγένεια και επαγγελματισμό, των αιτημάτων και των ερωτήσεων των συνεργατών. Προώθηση των αιτημάτων εντός της εταιρείας, ανάλογα με τη φύση τους.
- Σύνταξη επιστολών και διαχείριση αλληλογραφίας.
- Διαχείριση των τηλεφωνικών κλήσεων και των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργία memos και reports.
- Υποδοχή και καλωσόρισμα των συνεργατών στον χώρο της εταιρείας.
- Πτυχίο Ελληνικής ή Αγγλικής Φιλολογίας ή παρόμοιο.
- Εργασιακή εμπειρία, τουλάχιστον 2 ετών, σε αντίστοιχη θέση.
- Άριστη γνώση και χρήση του Microsoft Office (ιδιαίτερα Word, Excel, PowerPoint).
- Άριστη γνώση Ελληνικών, σωστή γραμματική και συντακτικό απαραίτητα.
- Άριστη γνώση Αγγλικών.
- Άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες (προφορική και γραπτή επικοινωνία) και ενσυναίσθηση.
- Οργανωτικές δεξιότητες και ικανότητα ιεράρχησης και διαχείρισης διαφορετικών αρμοδιοτήτων.
- Ομαδικό πνεύμα.
Εργασία σε ένα σύγχρονο και ευχάριστο περιβάλλον.
Εξαιρετικές προοπτικές εξέλιξης.
Όλες οι αιτήσεις θεωρούνται απόλυτα εμπιστευτικές.
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7
Administrative Assistant - Executive Support
30159 Hannover, Niedersachsen
WhatJobs
Heute
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein etabliertes Unternehmen, sucht eine organisierte und proaktive Administrative Assistant zur Unterstützung seines Führungsteams. In dieser Rolle sind Sie die rechte Hand unserer Führungskräfte und tragen maßgeblich zur Effizienz des Büromanagements bei. Sie sind verantwortlich für die Koordination von Terminen, die Reiseplanung, die Vorbereitung von Dokumenten und die allgemeine Büroorganisation. Diese Position bietet eine hybride Arbeitsregelung, die eine Mischung aus Präsenzarbeit im Büro und flexibler Arbeit von zu Hause aus ermöglicht.
Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:
Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Professionelle Terminplanung und Kalendermanagement für die Geschäftsführung.
- Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, einschließlich Flug-, Hotel- und Transportbuchungen.
- Vorbereitung und Bearbeitung von Korrespondenz, Berichten und Präsentationen.
- Empfang und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern.
- Organisation von Meetings, einschließlich Raumbuchung, Catering und Vorbereitung von Unterlagen.
- Verwaltung und Pflege von Büromaterialien und -ausstattung.
- Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen.
- Filtern von Anrufen und E-Mails, Priorisierung und Weiterleitung an die zuständigen Personen.
- Vertrauliche Behandlung sensibler Informationen.
- Unterstützung bei der Erstellung von Protokollen und Maßnahmenverfolgung.
- Proaktive Identifizierung von Optimierungspotenzialen im administrativen Bereich.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Assistenzbereich oder Büromanagement.
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten sowie eine hohe Detailgenauigkeit.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (Wort und Schrift); gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Diskretion, Loyalität und ein professionelles Auftreten.
- Hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck ruhig und effizient zu arbeiten.
- Teamfähigkeit und eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise.
- Flexibilität bezüglich der hybriden Arbeitsgestaltung.
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8
Office Manager & Executive Assistant
20097 Hamburg, Hamburg
WhatJobs
Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Hamburg, Hamburg, DE suchen wir einen erfahrenen und proaktiven Office Manager & Executive Assistant. In dieser vielseitigen Rolle sind Sie die zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Belange und unterstützen die Geschäftsführung in sämtlichen Belangen. Sie sind das Rückgrat unseres Büros und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Betriebsablauf bei. Eine hohe Serviceorientierung, Diskretion und Organisationsstärke sind unerlässlich.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihr Profil:
Ihre Hauptaufgaben:
- Organisation und Koordination des reibungslosen Bürobetriebs, einschließlich Verwaltung von Büromaterial, Post und Lieferungen.
- Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern.
- Koordination von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, einschließlich Reiseplanung und -buchung.
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz für die Geschäftsführung.
- Effiziente Verwaltung und Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen.
- Unterstützung bei der Organisation interner und externer Events.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Fragen.
- Abrechnung von Reisekosten und Spesen.
- Sicherstellung eines professionellen und einladenden Erscheinungsbildes des Büros.
- Proaktive Identifizierung und Umsetzung von Optimierungspotenzialen im Office Management.
Ihr Profil:
- Kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, idealerweise ergänzt durch Erfahrung als Executive Assistant.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Struktur und Sorgfalt.
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Hohe Kommunikationsfähigkeit und ein professionelles Auftreten.
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Eigeninitiative, Belastbarkeit und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Teamfähigkeit und eine positive Einstellung.
- Freude am Umgang mit Menschen und eine ausgeprägte Serviceorientierung.
Leider ist dieser Job in Ihrer Region nicht verfügbar
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