448 Jobs für Management Assistent in Deutschland

Glomin GmbH ist ein Import-/Exportunternehmen, das sich auf medizinische Produkte und Chemikalien spezialisiert hat. Mit einer Verpflichtung zu Exzellenz und einem Fokus auf Kundenzufriedenheit, streben wir danach, unseren Kunden weltweit außergewöhnlichen Service und Produkte zu bieten.

Aufgaben:

• Kontaktaufnahme mit deutschen Behörden für amtliche und behördliche Formalitäten
• Verwaltung und Organisation des Terminkalenders des Managements, einschließlich der Planung von Meetings, Terminen und Reisen
• Koordination und Organisation der internen und externen Kommunikation, einschließlich E-Mails, Telefonanrufen und schriftlicher Korrespondenz
• Vorbereitung und Verteilung von Dokumenten, Berichten und Präsentationen für Meetings und Konferenzen
• Unterstützung bei der Erstellung von Tagesordnungen und Materialien für Meetings sowie Protokollführung bei Bedarf
• Durchführung von Recherchen und Zusammenstellung von Daten, um Entscheidungsprozesse zu unterstützen
• Behandlung vertraulicher Informationen mit Diskretion und Professionalität
• Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben wie Ablage, Kopieren und Dateneingabe
• Erstellung von verkaufsrelevanten Dokumenten (z.B. Proforma, Rechnung, Packliste etc.) und Organisation des Versands der Waren
• Vorbereiten der Exportdokumente
• Suchen und Finden der verschiedenen Lieferanten

Qualifikationsanforderungen:

• Nachgewiesene Erfahrung als Assistenzkraft, Sekretär/in oder in einer vergleichbaren Position
• Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu priorisieren
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich - Deutsch und Englisch
• Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und anderen relevanten Softwareanwendungen
• Hohe Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und gut unter Druck in einer schnelllebigen Umgebung zu arbeitenDiskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen

Vorteile:

• Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung und Weiterentwicklung
• Dynamisches und kooperatives Arbeitsumfeld
• Sehr angenehme, entspannte Arbeitsatmosphäre
• Zentral gelegenes Büro, perfekte Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz

Im Glomin GmbH schätzen wir Vielfalt und setzen uns für die Schaffung einer inklusiven Umgebung für alle Mitarbeiter ein. Wir ermutigen qualifizierte Kandidaten aus allen Hintergründen zur Bewerbung.

Bewerbungsfrist: 15,10,2024

Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft eines dynamischen Unternehmens in der Handelsbranche!

• Unterstützung des Top-Managements bei der Planung, Durchführung und Überwachung strategischer Projekte.
• Koordination von Projektmeetings, Erstellung von Agenden und Protokollführung.
• Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Berichten.
• Effektives Management von Terminen und Reisemanagement.
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen verschiedenen Projektbeteiligten.
• Eigenverantwortliche Recherche zu relevanten Themen und Aufbereitung von Informationen.
• Unterstützung bei der Erstellung und Überwachung von Projektbudgets.
• Pflege von Projektmanagement-Tools und Datenbanken.
• Aufbau und Pflege von Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern.
• Gewährleistung höchster Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise mit Fokus auf Projektmanagement oder strategische Unterstützung.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an strukturiertem Arbeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint, Excel, Word) und Projektmanagement-Tools.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Hohe Eigeninitiative, Belastbarkeit und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten.
• Diskretion und Loyalität.
• Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse.

++ DIREKTVERMITTLUNG in Festanstellung (keine Zeitarbeit) / Vermittlungsgutscheine (AVGS) werden akzeptiert ++
Bei Fragen einfach unverbindlich anrufen: oder einen Rückruf vereinbaren:

Ihre Aufgaben:

• Sie sind für die Kontrolle und Bewertung von Kalkulationen verantwortlich
• Sie sind für die Durchführung von Projekten zuständig
• Sie übernehmen das interne Controlling
• Sie prüfen Eingangsrechnungen
• Sie bereiten Meetings und Präsentationen vor

Ihr Profil:

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Sie verfügen über mind. 3 Jahre Berufserfahrung
• Sie bringen sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit
• Sie haben einen sicheren Umgang mit MS-Office-Produkten
• Sie sind zuverlässig und kommunikativ

Weitere Infos:

• Branche des Arbeitgebers: Erbringung von Dienstleistungen der Unterhaltung und der Erholung a. n. g.
• Beginn der Tätigkeit: ab sofort (nach Vereinbarung)
• Arbeitszeit: Vollzeit
• Befristung: Unbefristete Beschäftigung
• Einsatzorte: 60306 Frankfurt am Main
• Führungsverantwortung: Keine Führungsverantwortung
• Vergütung: nach Vereinbarung

Anforderungen:

• Berufserfahrung: Mit Berufserfahrung
• Reisebereitschaft: Nicht erforderlich

Interesse an dem Job?

Online-Bewerbung: alternativ per Mail-Bewerbung an:
Bei Fragen zur Bewerbung erreichen Sie uns telefonisch unter:

Interne Referenznummer: 12254- -S (bitte bei Bewerbung angeben)

Arbeiten im Weissen Bock. Unsere Webseite hat direinen ersten Eindruck von unserem Betrieb vermittelt und nun überlegstdu, ob unser Team was für dich wäre? Nicht zögern, sondern durchstarten.Mail uns einfach, ruf an oder komm direkt vorbei!

Gemeinsam eine Familie. Im Weissen Bock und in derKulturbrauerei Heidelberg bilden über 100 Mitarbeiter unser kreativesTeam, das uns seit Jahren treu begleitet. Hinzu kommen passionierteAushilfen in Service, Bar und Küche, die uns über mehrere Saisonstatkräftig unterstützen.

Lernen im Weissen Bock. Die vielen Mitarbeiter, dieihren Beruf im Rahmen einer Ausbildung oder eines dualen Studiums inunserem mittelständischen Familienunternehmen erlernt haben, machen unsbesonders stolz.

• Buchung von Zimmerkontingenten
• Gästebetreuung vor Ort
• Kontrolle des Housekeeping-Personals
• Check-in und Check-out von Hotelgästen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Hotel-, Restaurantfachfrau/mann
• Deutsch in Wort und Schrift, gute Englischkentnisse
• Erfahrung in der Hotellerie - von Vorteil erste Erfahrungen mit dem Reservierungsprogramm PROTEL
• Einsatzbereitschaft, Motivation, Flexibilität
• Ein gepflegtes Äußeres
• Teamgeist

• Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• Faire Arbeitszeiten und übertarifliche Bezahlung
• 5-Tage-Woche
• Die Möglichkeit in einem dynamischen, motivierten Team mitzuarbeiten
• Ein gutes Arbeitsklima
• Einen sicheren Ausbildungs-/ Arbeitsplatz im Herzen Heidelbergs
• Vielfältige Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung
• Einbindung in unser passioniertes, internationales Team
• Ein familiäres Betriebsklima, in dem alle füreinander da sind
• Unterstützung bei der Wohnungssuche in unserer wunderschönen Stadt

• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung, einschließlich Kalendermanagement, Terminplanung und Reiseorganisation.
• Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, sowohl intern als auch extern.
• Organisation und Koordination von internen und externen Meetings und Veranstaltungen.
• Verwaltung des Büromaterials und Sicherstellung der Funktionalität der Büroausstattung.
• Ansprechpartner für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner in administrativen Fragen.
• Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost sowie Dokumentenmanagement.
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten.
• Proaktive Identifizierung und Umsetzung von Prozessverbesserungen im Office Management.
• Pflege von Kontaktdatenbanken und CRM-Systemen.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise als Executive Assistant oder im Office Management, bevorzugt in einem dynamischen Umfeld.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Diskretion.
• Souveräner Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches, professionelles Auftreten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Selbstständige, strukturierte und effiziente Arbeitsweise.
• Hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
• Identifikation mit den Werten und Zielen des Unternehmens.

• Umfassendes Kalendermanagement und Terminplanung für die Geschäftsführung, einschließlich Reiseplanung und -koordination.
• Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von Aufgaben.
• Korrespondenzführung in deutscher und englischer Sprache, sowohl intern als auch extern.
• Recherche, Aufbereitung und Präsentation von Informationen für Management-Entscheidungen.
• Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen.
• Bewirtung von Gästen und Geschäftspartnern.
• Management des Büromanagements und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten.
• Vertrauliche Behandlung aller Geschäftsinformationen.
• Proaktive Identifizierung von Optimierungspotenzialen in administrativen Prozessen.
• Unterstützung bei persönlichen Anliegen der Führungskräfte im geschäftlichen Kontext.

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit relevanter Weiterbildung zur Assistenz.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position im Top-Management-Umfeld.
• Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Hohe Diskretion und Integrität.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und gängiger Kollaborationstools.
• Fließende Deutsch- und verhandlungssichere Englischkenntnisse.
• Proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Gepflegtes Erscheinungsbild und souveränes Auftreten.
• Flexibilität und die Bereitschaft, auch über reguläre Arbeitszeiten hinaus zu agieren, wenn erforderlich.
• Erfahrung im internationalen Umfeld ist von Vorteil.

We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support our executive team in Abu Dhabi. The ideal candidate will possess excellent communication skills, strong attention to detail, and the ability to manage multiple tasks efficiently. This role requires a professional who can handle sensitive information with discretion and work effectively in a fast-paced environment.

• Provide comprehensive administrative support to the executive team, including managing schedules, appointments, and travel arrangements.
• Prepare and edit correspondence, reports, presentations, and other documents as needed.Coordinate and organize meetings, including preparing agendas, taking minutes, and following up on action items.
• Manage communication and correspondence, including emails, phone calls, and inquiries, ensuring timely responses.
• Handle confidential information with the utmost discretion and professionalism.Assist with special projects and events, ensuring all logistics are handled efficiently.
• Maintain and update filing systems, databases, and records, both electronic and physical.Liaise with internal and external stakeholders, building and maintaining positive relationships.
• Perform other administrative duties as assigned to support the executive team.

• Bachelor’s degree or equivalent experience in business administration or a related field.
• Proven experience as an executive assistant or in a similar administrative role.
• Excellent written and verbal communication skills in English (Arabic 0r German is a plus).
• Strong organizational and time management skills, with the ability to prioritize tasks effectively.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).Ability to work independently and as part of a team, demonstrating initiative and reliability.
• High level of professionalism, discretion, and confidentiality.Flexibility and adaptability to changing priorities and demands.