22 Jobs für Verwaltungsassistent in Deutschland
Senior Verwaltungsassistent (Remote)
Gestern
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Ihre Aufgaben:
- Koordination und Organisation von Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen, auch virtuell.
- Effiziente Verwaltung der Korrespondenz (E-Mails, Briefe) und Dokumentenablage, sowohl digital als auch papierbasiert.
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Protokollen.
- Reiseplanung und -buchung für Mitarbeiter, einschließlich Flug-, Bahn- und Hotelbuchungen.
- Unterstützung bei der Budgetverwaltung und Spesenabrechnungen.
- Onboarding-Support für neue Mitarbeiter in der virtuellen Umgebung.
- Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern über verschiedene Kanäle hinweg.
- Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in administrativen Prozessen und deren Umsetzung.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Standards.
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in einer vergleichbaren Position.
- Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Erfahrung mit Kollaborationstools und virtuellen Konferenzplattformen (z.B. Microsoft Teams, Zoom).
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Hohe Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
- Selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Diskretion.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz zu Hause und eine stabile Internetverbindung sind Voraussetzung.
Unser Angebot:
Eine flexible und remote-basierte Position in einem zukunftsorientierten Unternehmen. Die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten und aktiv zur Gestaltung der Abläufe beizutragen. Ein kollegiales und unterstützendes Umfeld, auch wenn wir uns nicht physisch treffen.
Leitender Verwaltungsassistent (Remote)
Vor 18 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Leitender Verwaltungsassistent – Remote-Organisationstalent
Vor 7 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Ihre Verantwortlichkeiten umfassen:
- Management des Kalenders und Koordination von Terminen für Führungskräfte und Teams.
- Organisation und Vorbereitung von virtuellen Meetings, einschließlich der Erstellung von Agenden und Protokollen.
- Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern per E-Mail und Telefon.
- Vorbereitung und Aufbereitung von Präsentationen und Berichten.
- Unterstützung bei der Reiseplanung und -buchung (auch für remote arbeitende Teammitglieder, falls erforderlich).
- Verwaltung von Büromaterialien und anderen administrativen Ressourcen.
- Pflege von Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen.
- Koordination und Nachverfolgung von Projektaufgaben.
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter im administrativen Bereich.
- Übernahme von Sonderprojekten nach Bedarf.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse.
- Kommunikation als Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen.
Sie sollten über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation verfügen und mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen administrativen oder organisatorischen Rolle gesammelt haben. Fundierte Kenntnisse in gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sind zwingend erforderlich. Sie sind sicher im Umgang mit virtuellen Kollaborationstools (z.B. Microsoft Teams, Zoom, Slack) und haben Erfahrung mit cloudbasierten Speichersystemen. Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, um auch unter Druck Fristen einzuhalten, sind unerlässlich. Sie arbeiten äußerst sorgfältig und detailorientiert. Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für uns selbstverständlich. Kommunikationsstärke, sowohl schriftlich als auch mündlich, ist entscheidend. Die Fähigkeit, selbstständig und proaktiv zu arbeiten, ist für diese remote Position von zentraler Bedeutung. Sie sind teamfähig und können sich gut in ein virtuelles Umfeld einfügen. Diese spannende Möglichkeit bietet Ihnen die Flexibilität, Ihre Aufgaben von überall aus zu erledigen, mit Fokus auf unseren Standort Nuremberg .
Senior Verwaltungsassistent (m/w/d)
Vor 6 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Unterstützung des Management-Teams bei sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Effiziente Verwaltung von Terminkalendern, Reisebuchungen und Korrespondenz
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Besprechungsunterlagen
- Organisation und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büroalltag, auch im virtuellen Umfeld
- Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder
- Datenpflege und Verwaltung von Dokumenten
- Mitarbeit bei der Optimierung von internen Prozessen und Abläufen
- Übernahme von Sonderprojekten nach Bedarf
Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Assistenzbereich
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich
- Eigeninitiative, Belastbarkeit und Teamfähigkeit
- Erfahrung mit virtuellen Kollaborationstools ist von Vorteil
- Eine proaktive und lösungsorientierte Denkweise
- Motivation, in einem dynamischen und remote-first Umfeld zu arbeiten
Wir bieten Ihnen eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen. Wenn Sie eine selbstständige Arbeitsweise gewohnt sind und eine Position suchen, in der Sie Ihre Fähigkeiten voll einbringen können, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Die Position ist in Berlin, Berlin, DE angesiedelt, wird aber vollständig remote ausgeführt. Werden Sie Teil eines engagierten Teams und gestalten Sie aktiv mit. Sie profitieren von flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit, Ihre Karriere in einem spannenden Sektor voranzutreiben.
Senior Verwaltungsassistent mit Fokus Buchhaltung
Vor 8 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Ihre Hauptaufgaben:
- Eigenständige Bearbeitung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.
- Vorbereitung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs.
- Mitwirkung bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen nach HGB.
- Prüfung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen sowie Reisekostenabrechnungen.
- Betreuung der Kasse und Verwaltung von Sachkonten.
- Kommunikation mit Steuerberatern und externen Prüfern.
- Pflege von Stammdaten und Unterstützung bei der Systempflege der Buchhaltungssoftware.
- Erstellung von Auswertungen und Berichten für die Geschäftsleitung.
- Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben, wie Korrespondenz, Terminmanagement und Büroorganisation.
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Besprechungen und Erstellung von Protokollen.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben.
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Bereich Buchhaltung (z.B. Finanzbuchhalter, Bilanzbuchhalter-Assistent).
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Buchhaltung, idealerweise in einem beratenden Umfeld oder mittelständischen Unternehmen.
- Fundierte Kenntnisse in der Kreditoren-, Debitorenbuchhaltung und im Zahlungsverkehr.
- Sicherer Umgang mit gängigen Buchhaltungsprogrammen (z.B. DATEV, SAP FI) und MS Office, insbesondere Excel.
- Gute Kenntnisse im HGB-Rechnungswesen.
- Eine sehr sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
- Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamfähigkeit.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
Was wir bieten:
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem professionellen Arbeitsumfeld.
- Einen sicheren Arbeitsplatz im Herzen von Düsseldorf .
- Ein leistungsgerechtes Gehaltspaket sowie weitere Benefits.
- Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.
- Ein kollegiales und unterstützendes Team.
- Kurze Entscheidungswege und eine offene Kommunikationskultur.
Wenn Sie über fundierte Buchhaltungskenntnisse verfügen und eine organisatorisch starke Persönlichkeit sind, die unser Team tatkräftig unterstützen möchte, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.
Remote Office Manager und Verwaltungsassistent
Vor 11 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Remote-Verwaltungsassistent (m/w/d)
Vor 11 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Nachweisbare Erfahrung in der Büroorganisation und Administration
- Ausgeprägte Kenntnisse moderner Bürokommunikation und virtueller Zusammenarbeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil
- Hohe Kommunikationsfähigkeit und serviceorientiertes Denken
- Starke organisatorische Fähigkeiten und Detailorientierung
Wenn Sie eine flexible und eigenverantwortliche Arbeitsumgebung suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Erfahrener Verwaltungsassistent für internationale Projekte
Vor 18 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Hauptverantwortlichkeiten:
- Unterstützung des Projektmanagement-Teams bei der Planung, Ausführung und Überwachung von Projekten.
- Organisation und Koordination von Meetings, einschließlich der Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, der Protokollführung und der Nachverfolgung von Aktionspunkten.
- Pflege und Aktualisierung von Projektdatenbanken und -dokumentationen.
- Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern in deutscher und englischer Sprache.
- Vorbereitung von Präsentationen und Berichten für das Management.
- Reiseplanung und -buchung für Teammitglieder.
- Unterstützung bei der Budgetverwaltung und der Rechnungsprüfung im Projektkontext.
- Sicherstellung der Einhaltung von Projektrichtlinien und -verfahren.
- Proaktive Identifizierung und Meldung von potenziellen Risiken und Hindernissen.
- Kollaboration mit verschiedenen Abteilungen zur Gewährleistung eines reibungslosen Projektverlaufs.
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise im Projektmanagement oder in einer ähnlichen Funktion.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Detailgenauigkeit.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Erfahrung mit Projektmanagement-Software ist von Vorteil.
- Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und Prioritäten zu setzen.
- Teamfähigkeit und eine positive Arbeitseinstellung.
- Bereitschaft, sowohl im Büro als auch remote zu arbeiten (Hybridmodell).
Remote Office Manager und Verwaltungsassistent
Vor 18 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Office Manager / Verwaltungsassistent (m/w/d)
Vor 18 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Als Office Manager sind Sie die zentrale Anlaufstelle für alle administrativen und organisatorischen Belange im Büro. Sie sorgen für einen reibungslosen Betriebsablauf und unterstützen die Geschäftsleitung sowie die Mitarbeiter in vielfältigen Aufgaben. Dies umfasst die Koordination von Terminen, die Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, die Verwaltung des Büromaterials sowie die Betreuung von Telefon und Korrespondenz. Sie sind verantwortlich für die Pflege der Büroräume und stellen sicher, dass alle Abläufe effizient und professionell gestaltet sind.
Zu Ihren Kernaufgaben gehören:
- Organisation und Koordination des täglichen Bürobetriebs
- Terminmanagement für die Geschäftsleitung und andere Abteilungen
- Empfang und Betreuung von Besuchern
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz (intern/extern)
- Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Verbrauchsgütern
- Organisation von Geschäftsreisen und Veranstaltungen
- Pflege von Datenbanken und Aktenablage
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Dokumenten
- Koordination von Dienstleistern (z.B. Reinigung, Wartung)
- Sicherstellung eines professionellen und einladenden Büroumfelds
Wir erwarten von Ihnen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder als Verwaltungsassistent/in ist von Vorteil. Sie zeichnen sich durch eine sehr gute Organisationsfähigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Eigeninitiative aus. Der sichere Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ist unerlässlich. Kommunikationsstärke, ein freundliches Auftreten und eine strukturierte Arbeitsweise sind essenziell. Belastbarkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich.