21 Jobs für Verwaltungsassistent in Deutschland

Wir suchen eine/n Verwaltungsangestellte/r, der sich auf die administrative Bearbeitung von Bewerbermanagement und Personalsachbearbeitung spezialisiert hat.

Als wichtige Aufgabe besteht darin, die Bewerbungen zu bearbeiten, die Verträge zu erstellen und Urkunden auszustellen. Darüber hinaus ist es erforderlich, die Personalakten zu führen und die Personalstammdaten zu pflegen.

Die gewünschten Fähigkeiten sind Erfahrungen in der Personalverwaltungsarbeit sowie Kenntnisse im Arbeits-, Tarif- und Beamtenrecht des öffentlichen Dienstes. Darüber hinaus sollte ein sicherer Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Anwendungen vorhanden sein.

Wir sind eine Einrichtung, die sich auf die Ausbildung und Weiterbildung von Mitarbeitern spezialisiert hat. Wir bieten einen attraktiven Arbeitsplatz an, bei dem Sie Ihre Kompetenzen entwickeln können.

• Eine ansprechende Arbeitsumgebung
• Ein ansprechender Arbeitsplatz
• Eine faire Bezahlung

Wenn du Interesse an dieser Stelle hast, teile uns bitte deine Bewerbung mit.

• Organisation und Koordination von Terminen, Reisen und Besprechungen
• Verwaltung der Korrespondenz (E-Mails, Post) und Dokumentenmanagement
• Unterstützung bei der Budgetplanung und -kontrolle
• Organisation und Nachbereitung von internen und externen Veranstaltungen
• Ansprechpartner für Mitarbeiter in administrativen Angelegenheiten
• Verwaltung von Büromaterialien und Lieferantenbeziehungen
• Eigenständige Übernahme von Sonderprojekten im administrativen Bereich
• Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen
• Sicherstellung eines reibungslosen internen Informationsflusses
• Aufbereitung von Präsentationen und Berichten

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroverwaltung oder als Office Manager, idealerweise in einem internationalen Umfeld
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Erfahrung im Umgang mit digitalen Kollaborationstools (z.B. Slack, Zoom, Asana)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Die Fähigkeit, selbstständig und strukturiert zu arbeiten

++ DIREKTVERMITTLUNG in Festanstellung (keine Zeitarbeit) / Vermittlungsgutscheine (AVGS) werden akzeptiert ++
Bei Fragen einfach unverbindlich anrufen: oder einen Rückruf vereinbaren:

Ihre Aufgaben:

• Sie empfangen und bewirten alle Besucher
• Sie planen und bestellen regelmäßig Büromaterial, Betriebsbedarf und Verbrauchsmittel
• Sie pflegen Daten und Dokumente im CRM-System
• Sie verwalten die Telefonzentrale
• Sie sind für die Vorbereitung der Besprechungsräume zuständig
• Sie buchen und organisieren Dienstreisen

Ihr Profil:

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares
• Sie können mehrere Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position vorweisen
• Sie kommunizieren sicher in der deutschen und der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Sie besitzen gute MS-Office-Kenntnisse
• Sie treten stets freundlich auf, sind flexibel und belastbar
• Sie zeigen Kommunikationsstärke, Kontaktfähigkeit und Teamgeist

Weitere Infos:

• Branche des Arbeitgebers: Herstellung von sonstigen elektronischen Bauelementen
• Beginn der Tätigkeit: ab sofort (nach Vereinbarung)
• Arbeitszeit: Vollzeit
• Befristung: Unbefristete Beschäftigung
• Einsatzorte: 14480 Potsdam
• Vergütung: nach Vereinbarung

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Online-Bewerbung:
oder alternativ per Mail-Bewerbung an:
Bei Fragen zur Bewerbung erreichen Sie uns telefonisch unter:

Interne Referenznummer: 12254- -S (bitte bei Bewerbung angeben)

• Koordination und Planung von virtuellen Besprechungen und Terminen.
• Verwaltung und Pflege von Kalendern und E-Mail-Postfächern.
• Erstellung und Formatierung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten.
• Organisation von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen.
• Führung und Aktualisierung von Datenbanken und CRM-Systemen.
• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
• Unterstützung bei der Implementierung neuer administrativer Prozesse und Tools.
• Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Verfahren.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Nachweisbare Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im administrativen Bereich oder als Büroleiter.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement.
• Starke Computerkenntnisse, insbesondere im Umgang mit Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und virtuellen Kollaborationstools (z.B. Zoom, Microsoft Teams).
• Hohe Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
• Selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Die Fähigkeit, in einem dynamischen, Remote-first Umfeld erfolgreich zu sein.

• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisevorbereitungen.
• Verwaltung und Pflege von Büromaterialien und -ausstattung, auch im Hinblick auf Remote-Arbeitsplätze.
• Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonanfragen.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten.
• Datenpflege in internen Systemen und Datenbanken.
• Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen, auch virtuell.
• Abrechnungsvorbereitung und Reisekostenabrechnungen.
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Ablagesystems, digital und physisch.
• Mitarbeit bei Projekten im Verwaltungsbereich.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung in einer administrativen Funktion oder als Bürokaufmann/-frau.
• Sehr gute Organisations- und Planungsfähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen.
• Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise.
• Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Teamfähigkeit und die Fähigkeit, sich schnell in neue Aufgaben einzuarbeiten.

• Unterstützung des Teams bei allgemeinen Bürotätigkeiten und administrativen Aufgaben.
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, sowie die Verwaltung der Korrespondenz.
• Organisation und Verwaltung von Terminen und Besprechungen.
• Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Kundendaten.
• Vorbereitung von Präsentationen und Dokumenten.
• Unterstützung bei der Reiseplanung und -buchung.
• Telefondienst und Empfang von Besuchern.
• Mithilfe bei der Rechnungsprüfung und dem Bestellwesen.
• Archivierung von Dokumenten und Datenpflege.
• Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Büroumfeld oder in der Verwaltung ist von Vorteil, aber kein Muss.
• Gute Kenntnisse der gängigen MS Office Anwendungen (Word, Excel, Outlook).
• Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten.
• Teamfähigkeit und Lernbereitschaft.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Kenntnisse in einem CRM-System sind von Vorteil.