22 Jobs für Verwaltungsassistent in Deutschland
Senior Verwaltungsassistent (Remote)
44135 North Rhine Westphalia, Nordrhein Westfalen
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Arbeitsbeschreibung
Für unseren Klienten in Dortmund, Nordrhein-Westfalen , suchen wir ab sofort einen engagierten und erfahrenen Senior Verwaltungsassistenten, der unser Team in einer komplett remote-basierten Arbeitsumgebung unterstützt. Diese Position erfordert höchste Organisationsfähigkeit, proaktives Handeln und die Fähigkeit, selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für administrative und organisatorische Belange und stellen einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft sicher. Da die Position remote ist, sind ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten per E-Mail, Telefon und Videokonferenzen unerlässlich.
Ihre Aufgaben:
Ihr Profil:
Unser Angebot:
Eine flexible und remote-basierte Position in einem zukunftsorientierten Unternehmen. Die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten und aktiv zur Gestaltung der Abläufe beizutragen. Ein kollegiales und unterstützendes Umfeld, auch wenn wir uns nicht physisch treffen.
Ihre Aufgaben:
- Koordination und Organisation von Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen, auch virtuell.
- Effiziente Verwaltung der Korrespondenz (E-Mails, Briefe) und Dokumentenablage, sowohl digital als auch papierbasiert.
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Protokollen.
- Reiseplanung und -buchung für Mitarbeiter, einschließlich Flug-, Bahn- und Hotelbuchungen.
- Unterstützung bei der Budgetverwaltung und Spesenabrechnungen.
- Onboarding-Support für neue Mitarbeiter in der virtuellen Umgebung.
- Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern über verschiedene Kanäle hinweg.
- Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in administrativen Prozessen und deren Umsetzung.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Standards.
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in einer vergleichbaren Position.
- Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Erfahrung mit Kollaborationstools und virtuellen Konferenzplattformen (z.B. Microsoft Teams, Zoom).
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Hohe Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
- Selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Diskretion.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz zu Hause und eine stabile Internetverbindung sind Voraussetzung.
Unser Angebot:
Eine flexible und remote-basierte Position in einem zukunftsorientierten Unternehmen. Die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten und aktiv zur Gestaltung der Abläufe beizutragen. Ein kollegiales und unterstützendes Umfeld, auch wenn wir uns nicht physisch treffen.
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Leitender Verwaltungsassistent (Remote)
68161 Mannheim, Baden Württemberg
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Vor 18 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser geschätzter Kunde sucht einen erfahrenen Leitenden Verwaltungsassistenten (m/w/d) für eine vollständig remote zu besetzende Position. Sie werden eine zentrale Rolle bei der Unterstützung unserer Geschäftsleitung und des operativen Teams übernehmen und für die reibungslose Organisation und Verwaltung verschiedener administrativer Prozesse verantwortlich sein. Ihre Aufgaben umfassen die Koordination von Terminen, die Vorbereitung von Besprechungen, die Erstellung von Protokollen und Berichten sowie die Verwaltung von Korrespondenz und Post. Sie werden auch für die Reiseplanung und -buchung für das Management zuständig sein und die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern sicherstellen. Die Pflege von Datenbanken, die Organisation von Dokumenten und die Unterstützung bei Projektmanagementaufgaben gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Wir suchen eine hochorganisierte, detailorientierte und proaktive Persönlichkeit mit mindestens drei Jahren relevanter Berufserfahrung in der Verwaltung oder im Office Management. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit sowie ein professionelles Auftreten sind unerlässlich. Sie sollten sehr gute Kenntnisse in gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung mit Kollaborationstools (z.B. Microsoft Teams, Slack) und idealerweise mit Projektmanagement-Software (z.B. Asana, Trello) mitbringen. Da die Position remote ist, sind eine selbstständige Arbeitsweise, ein gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit, effektiv aus der Ferne zu kommunizieren, zwingend erforderlich. Ein sicherer Umgang mit digitalen Kommunikationsmitteln und eine hohe technische Affinität sind ebenfalls wichtig. Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse sind für diese Rolle unabdingbar. Wenn Sie eine engagierte und zuverlässige Unterstützungskraft sind, die Wert auf Effizienz und Struktur legt, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Leitender Verwaltungsassistent – Remote-Organisationstalent
90402 Nuremberg, Bayern
WhatJobs
Vor 7 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde sucht einen hochmotivierten und gut organisierten Leitenden Verwaltungsassistenten, der unser Team remote unterstützt. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für administrative und organisatorische Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf unserer internen Prozesse unerlässlich sind. In dieser Rolle übernehmen Sie vielfältige Verantwortlichkeiten, die ein hohes Maß an Eigeninitiative, Diskretion und exzellenten Kommunikationsfähigkeiten erfordern. Da die Position zu 100% remote ist, erwarten wir eine proaktive und selbstständige Arbeitsweise.
Ihre Verantwortlichkeiten umfassen:
Sie sollten über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation verfügen und mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen administrativen oder organisatorischen Rolle gesammelt haben. Fundierte Kenntnisse in gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sind zwingend erforderlich. Sie sind sicher im Umgang mit virtuellen Kollaborationstools (z.B. Microsoft Teams, Zoom, Slack) und haben Erfahrung mit cloudbasierten Speichersystemen. Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, um auch unter Druck Fristen einzuhalten, sind unerlässlich. Sie arbeiten äußerst sorgfältig und detailorientiert. Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für uns selbstverständlich. Kommunikationsstärke, sowohl schriftlich als auch mündlich, ist entscheidend. Die Fähigkeit, selbstständig und proaktiv zu arbeiten, ist für diese remote Position von zentraler Bedeutung. Sie sind teamfähig und können sich gut in ein virtuelles Umfeld einfügen. Diese spannende Möglichkeit bietet Ihnen die Flexibilität, Ihre Aufgaben von überall aus zu erledigen, mit Fokus auf unseren Standort Nuremberg .
Ihre Verantwortlichkeiten umfassen:
- Management des Kalenders und Koordination von Terminen für Führungskräfte und Teams.
- Organisation und Vorbereitung von virtuellen Meetings, einschließlich der Erstellung von Agenden und Protokollen.
- Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern per E-Mail und Telefon.
- Vorbereitung und Aufbereitung von Präsentationen und Berichten.
- Unterstützung bei der Reiseplanung und -buchung (auch für remote arbeitende Teammitglieder, falls erforderlich).
- Verwaltung von Büromaterialien und anderen administrativen Ressourcen.
- Pflege von Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen.
- Koordination und Nachverfolgung von Projektaufgaben.
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter im administrativen Bereich.
- Übernahme von Sonderprojekten nach Bedarf.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse.
- Kommunikation als Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen.
Sie sollten über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation verfügen und mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen administrativen oder organisatorischen Rolle gesammelt haben. Fundierte Kenntnisse in gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sind zwingend erforderlich. Sie sind sicher im Umgang mit virtuellen Kollaborationstools (z.B. Microsoft Teams, Zoom, Slack) und haben Erfahrung mit cloudbasierten Speichersystemen. Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, um auch unter Druck Fristen einzuhalten, sind unerlässlich. Sie arbeiten äußerst sorgfältig und detailorientiert. Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für uns selbstverständlich. Kommunikationsstärke, sowohl schriftlich als auch mündlich, ist entscheidend. Die Fähigkeit, selbstständig und proaktiv zu arbeiten, ist für diese remote Position von zentraler Bedeutung. Sie sind teamfähig und können sich gut in ein virtuelles Umfeld einfügen. Diese spannende Möglichkeit bietet Ihnen die Flexibilität, Ihre Aufgaben von überall aus zu erledigen, mit Fokus auf unseren Standort Nuremberg .
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Senior Verwaltungsassistent (m/w/d)
10115 Berlin, Berlin
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Vor 6 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein innovatives Unternehmen im Dienstleistungssektor, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen erfahrenen Senior Verwaltungsassistenten (m/w/d) für die Verstärkung seines Teams. Diese Position ist vollständig remote angesiedelt und bietet Ihnen die Flexibilität, von überall aus zu arbeiten.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
Anforderungen:
Wir bieten Ihnen eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen. Wenn Sie eine selbstständige Arbeitsweise gewohnt sind und eine Position suchen, in der Sie Ihre Fähigkeiten voll einbringen können, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Die Position ist in Berlin, Berlin, DE angesiedelt, wird aber vollständig remote ausgeführt. Werden Sie Teil eines engagierten Teams und gestalten Sie aktiv mit. Sie profitieren von flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit, Ihre Karriere in einem spannenden Sektor voranzutreiben.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Unterstützung des Management-Teams bei sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Effiziente Verwaltung von Terminkalendern, Reisebuchungen und Korrespondenz
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Besprechungsunterlagen
- Organisation und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büroalltag, auch im virtuellen Umfeld
- Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder
- Datenpflege und Verwaltung von Dokumenten
- Mitarbeit bei der Optimierung von internen Prozessen und Abläufen
- Übernahme von Sonderprojekten nach Bedarf
Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Assistenzbereich
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich
- Eigeninitiative, Belastbarkeit und Teamfähigkeit
- Erfahrung mit virtuellen Kollaborationstools ist von Vorteil
- Eine proaktive und lösungsorientierte Denkweise
- Motivation, in einem dynamischen und remote-first Umfeld zu arbeiten
Wir bieten Ihnen eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen. Wenn Sie eine selbstständige Arbeitsweise gewohnt sind und eine Position suchen, in der Sie Ihre Fähigkeiten voll einbringen können, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Die Position ist in Berlin, Berlin, DE angesiedelt, wird aber vollständig remote ausgeführt. Werden Sie Teil eines engagierten Teams und gestalten Sie aktiv mit. Sie profitieren von flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit, Ihre Karriere in einem spannenden Sektor voranzutreiben.
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Senior Verwaltungsassistent mit Fokus Buchhaltung
40210 Düsseldorf, Nordrhein Westfalen
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Vor 8 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein etabliertes Beratungsunternehmen im Herzen von Düsseldorf , sucht einen erfahrenen Senior Verwaltungsassistenten mit Schwerpunkt Buchhaltung. Diese Position ist entscheidend für die reibungslose operative Abwicklung und erfordert eine organisierte, präzise und proaktive Persönlichkeit. Sie unterstützen das Management und die Teams in administrativen und buchhalterischen Belangen und tragen maßgeblich zum effizienten Funktionieren des Unternehmens bei.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihr Profil:
Was wir bieten:
Wenn Sie über fundierte Buchhaltungskenntnisse verfügen und eine organisatorisch starke Persönlichkeit sind, die unser Team tatkräftig unterstützen möchte, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.
Ihre Hauptaufgaben:
- Eigenständige Bearbeitung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.
- Vorbereitung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs.
- Mitwirkung bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen nach HGB.
- Prüfung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen sowie Reisekostenabrechnungen.
- Betreuung der Kasse und Verwaltung von Sachkonten.
- Kommunikation mit Steuerberatern und externen Prüfern.
- Pflege von Stammdaten und Unterstützung bei der Systempflege der Buchhaltungssoftware.
- Erstellung von Auswertungen und Berichten für die Geschäftsleitung.
- Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben, wie Korrespondenz, Terminmanagement und Büroorganisation.
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Besprechungen und Erstellung von Protokollen.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben.
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Bereich Buchhaltung (z.B. Finanzbuchhalter, Bilanzbuchhalter-Assistent).
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Buchhaltung, idealerweise in einem beratenden Umfeld oder mittelständischen Unternehmen.
- Fundierte Kenntnisse in der Kreditoren-, Debitorenbuchhaltung und im Zahlungsverkehr.
- Sicherer Umgang mit gängigen Buchhaltungsprogrammen (z.B. DATEV, SAP FI) und MS Office, insbesondere Excel.
- Gute Kenntnisse im HGB-Rechnungswesen.
- Eine sehr sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
- Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamfähigkeit.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
Was wir bieten:
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem professionellen Arbeitsumfeld.
- Einen sicheren Arbeitsplatz im Herzen von Düsseldorf .
- Ein leistungsgerechtes Gehaltspaket sowie weitere Benefits.
- Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.
- Ein kollegiales und unterstützendes Team.
- Kurze Entscheidungswege und eine offene Kommunikationskultur.
Wenn Sie über fundierte Buchhaltungskenntnisse verfügen und eine organisatorisch starke Persönlichkeit sind, die unser Team tatkräftig unterstützen möchte, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.
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Remote Office Manager und Verwaltungsassistent
42103 Wuppertal, Nordrhein Westfalen
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Vor 11 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht einen engagierten und organisierten Remote Office Manager und Verwaltungsassistenten, der die reibungslosen Abläufe im Hintergrund sicherstellt. In dieser vollständig remote ausgelegten Position sind Sie für ein breites Spektrum administrativer und organisatorischer Aufgaben zuständig. Ihre Verantwortlichkeiten umfassen die Koordination von Kalendern und Terminen für Führungskräfte, die Organisation von virtuellen Meetings und Konferenzen, die Verwaltung der Korrespondenz (E-Mails, Post) sowie die Bearbeitung von Reisebuchungen und Spesenabrechnungen. Sie sind die erste Anlaufstelle für interne Anfragen und unterstützen bei der Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen. Die Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten gehört ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Beschaffung von Büromaterial und die Verwaltung der digitalen Ablage. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle administrativen Prozesse effizient und professionell abgewickelt werden. Wir suchen jemanden mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung oder einer vergleichbaren Qualifikation, sowie mindestens 3 Jahren Berufserfahrung in einer administrativen oder assistierenden Funktion. Sie zeichnen sich durch herausragende organisatorische Fähigkeiten, exzellentes Zeitmanagement und eine proaktive Arbeitsweise aus. Sehr gute Kenntnisse der gängigen Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sind unerlässlich. Erfahrung mit Kollaborationstools (z.B. Slack, Microsoft Teams) und Projektmanagement-Software ist von Vorteil. Da diese Position zu 100% remote ist, sind eine hohe Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Kommunikationsstärke entscheidend. Sie müssen in der Lage sein, effektiv aus der Ferne zu arbeiten und eine positive Arbeitsbeziehung zu Kollegen und Führungskräften aufzubauen. Hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind obligatorisch; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil. Sie sind eine diskrete, serviceorientierte Persönlichkeit, die auch unter Zeitdruck einen kühlen Kopf bewahrt und stets eine Lösung findet.
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Remote-Verwaltungsassistent (m/w/d)
70173 Stuttgart, Baden Württemberg
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Vor 11 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht einen engagierten Verwaltungsassistenten (m/w/d) für eine komplett remote durchgeführte Tätigkeit. Als integraler Bestandteil unseres dezentralen Teams sind Sie für die Unterstützung unserer Geschäftsleitung und verschiedener Abteilungen bei administrativen Aufgaben zuständig. Ihre Verantwortlichkeiten umfassen die Terminplanung, die Organisation von virtuellen Meetings, die Reiseplanung und -buchung sowie die Verwaltung von Korrespondenz und Dokumenten. Sie erstellen Präsentationen, Berichte und Protokolle und stellen sicher, dass alle Informationen korrekt und leicht zugänglich sind. Die Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen gehört ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Bearbeitung von Anfragen von Kunden und Partnern. Sie arbeiten eng mit Kollegen aus unterschiedlichen Teams und Zeitzonen zusammen und tragen so maßgeblich zum reibungslosen Ablauf unserer globalen Geschäftsaktivitäten bei. Effiziente Kommunikation und Organisation sind in dieser remote-first Position von entscheidender Bedeutung. Sie sollten ein hohes Maß an Eigeninitiative, Selbstorganisation und Verantwortungsbewusstsein mitbringen. Der sichere Umgang mit gängigen Bürosoftwareanwendungen (Microsoft Office Suite, Google Workspace) und Kollaborationstools (Slack, Microsoft Teams) ist zwingend erforderlich. Wir suchen jemanden, der proaktiv denkt, Herausforderungen mit positiver Einstellung annimmt und stets bestrebt ist, Prozesse zu verbessern. Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch unter Zeitdruck exzellente Arbeit zu leisten, wird geschätzt. Sie sind die rechte Hand unseres Managements und sorgen dafür, dass der operative Betrieb auch aus der Ferne reibungslos funktioniert.
Qualifikationen:
Wenn Sie eine flexible und eigenverantwortliche Arbeitsumgebung suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Nachweisbare Erfahrung in der Büroorganisation und Administration
- Ausgeprägte Kenntnisse moderner Bürokommunikation und virtueller Zusammenarbeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil
- Hohe Kommunikationsfähigkeit und serviceorientiertes Denken
- Starke organisatorische Fähigkeiten und Detailorientierung
Wenn Sie eine flexible und eigenverantwortliche Arbeitsumgebung suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Erfahrener Verwaltungsassistent für internationale Projekte
01067 Dresden, Sachsen
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Vor 18 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde , ein weltweit agierendes Unternehmen mit Sitz in Dresden, Sachsen, DE , sucht einen hochqualifizierten und erfahrenen Verwaltungsassistenten zur Verstärkung seines Teams. Diese Position ist ideal für Personen, die ein organisiertes Arbeitsumfeld schätzen und eine Schlüsselrolle in der Koordination und Unterstützung komplexer Projekte übernehmen möchten.
Hauptverantwortlichkeiten:
Qualifikationen:
Hauptverantwortlichkeiten:
- Unterstützung des Projektmanagement-Teams bei der Planung, Ausführung und Überwachung von Projekten.
- Organisation und Koordination von Meetings, einschließlich der Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, der Protokollführung und der Nachverfolgung von Aktionspunkten.
- Pflege und Aktualisierung von Projektdatenbanken und -dokumentationen.
- Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern in deutscher und englischer Sprache.
- Vorbereitung von Präsentationen und Berichten für das Management.
- Reiseplanung und -buchung für Teammitglieder.
- Unterstützung bei der Budgetverwaltung und der Rechnungsprüfung im Projektkontext.
- Sicherstellung der Einhaltung von Projektrichtlinien und -verfahren.
- Proaktive Identifizierung und Meldung von potenziellen Risiken und Hindernissen.
- Kollaboration mit verschiedenen Abteilungen zur Gewährleistung eines reibungslosen Projektverlaufs.
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise im Projektmanagement oder in einer ähnlichen Funktion.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Detailgenauigkeit.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Erfahrung mit Projektmanagement-Software ist von Vorteil.
- Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und Prioritäten zu setzen.
- Teamfähigkeit und eine positive Arbeitseinstellung.
- Bereitschaft, sowohl im Büro als auch remote zu arbeiten (Hybridmodell).
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Remote Office Manager und Verwaltungsassistent
42103 Wuppertal, Nordrhein Westfalen
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Vor 18 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht einen äußerst organisierten und proaktiven Remote Office Manager und Verwaltungsassistenten zur Unterstützung seines wachsenden Teams. Diese Vollzeitposition ist vollständig remote und bietet die Flexibilität, von überall aus zu arbeiten. Sie sind verantwortlich für die reibungslose Organisation und Verwaltung des täglichen Bürobetriebs, auch wenn dieser virtuell stattfindet. Ihre Aufgaben umfassen die Koordination von Terminen und Reisen, die Verwaltung von Korrespondenz, die Bearbeitung von Spesenabrechnungen, die Organisation von virtuellen Meetings und die Pflege von Datenbanken. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und stellen sicher, dass alle administrativen Aufgaben effizient und professionell erledigt werden. Die Erstellung und Formatierung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten gehört ebenfalls zu Ihren Kernaufgaben. Sie werden eng mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, um administrative Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat verfügt über nachgewiesene Erfahrung in der Büroorganisation und Verwaltung, idealerweise in einer Remote-Umgebung. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, Liebe zum Detail und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit sind unerlässlich, da Sie Zugang zu sensiblen Informationen haben werden. Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich, sind von Vorteil. Solide Kenntnisse der gängigen Bürosoftware (Microsoft Office Suite, Google Workspace) sowie Erfahrung mit Projektmanagement-Tools und CRM-Systemen werden erwartet. Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und unter Zeitdruck effektiv zu arbeiten, ist entscheidend. Sie sind ein Teamplayer mit einer positiven Einstellung und der Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und proaktiv Lösungen zu finden. Unser Klient bietet ein dynamisches Arbeitsumfeld, attraktive Entwicklungsmöglichkeiten und ein Gehalt, das Ihrer Erfahrung und Ihren Qualifikationen entspricht. Wenn Sie eine selbstständige und zuverlässige Person sind, die die Herausforderungen einer Remote-Position im administrativen Bereich liebt, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Diese Rolle spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg unseres Klienten, indem sie sicherstellt, dass alle administrativen Aspekte reibungslos funktionieren.
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Office Manager / Verwaltungsassistent (m/w/d)
44787 Bochum, Nordrhein Westfalen
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Vor 18 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde , ein dynamisches Unternehmen in Bochum, North Rhine-Westphalia, DE , sucht zur Verstärkung seines Teams eine/n erfahrene/n und organisierte/n Office Manager / Verwaltungsassistent (m/w/d). Wenn Sie ein Organisationstalent sind, gerne Verantwortung übernehmen und ein professionelles Arbeitsumfeld gestalten möchten, dann ist dies Ihre Chance.
Als Office Manager sind Sie die zentrale Anlaufstelle für alle administrativen und organisatorischen Belange im Büro. Sie sorgen für einen reibungslosen Betriebsablauf und unterstützen die Geschäftsleitung sowie die Mitarbeiter in vielfältigen Aufgaben. Dies umfasst die Koordination von Terminen, die Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, die Verwaltung des Büromaterials sowie die Betreuung von Telefon und Korrespondenz. Sie sind verantwortlich für die Pflege der Büroräume und stellen sicher, dass alle Abläufe effizient und professionell gestaltet sind.
Zu Ihren Kernaufgaben gehören:
Wir erwarten von Ihnen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder als Verwaltungsassistent/in ist von Vorteil. Sie zeichnen sich durch eine sehr gute Organisationsfähigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Eigeninitiative aus. Der sichere Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ist unerlässlich. Kommunikationsstärke, ein freundliches Auftreten und eine strukturierte Arbeitsweise sind essenziell. Belastbarkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich.
Als Office Manager sind Sie die zentrale Anlaufstelle für alle administrativen und organisatorischen Belange im Büro. Sie sorgen für einen reibungslosen Betriebsablauf und unterstützen die Geschäftsleitung sowie die Mitarbeiter in vielfältigen Aufgaben. Dies umfasst die Koordination von Terminen, die Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, die Verwaltung des Büromaterials sowie die Betreuung von Telefon und Korrespondenz. Sie sind verantwortlich für die Pflege der Büroräume und stellen sicher, dass alle Abläufe effizient und professionell gestaltet sind.
Zu Ihren Kernaufgaben gehören:
- Organisation und Koordination des täglichen Bürobetriebs
- Terminmanagement für die Geschäftsleitung und andere Abteilungen
- Empfang und Betreuung von Besuchern
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz (intern/extern)
- Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Verbrauchsgütern
- Organisation von Geschäftsreisen und Veranstaltungen
- Pflege von Datenbanken und Aktenablage
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Dokumenten
- Koordination von Dienstleistern (z.B. Reinigung, Wartung)
- Sicherstellung eines professionellen und einladenden Büroumfelds
Wir erwarten von Ihnen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder als Verwaltungsassistent/in ist von Vorteil. Sie zeichnen sich durch eine sehr gute Organisationsfähigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Eigeninitiative aus. Der sichere Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ist unerlässlich. Kommunikationsstärke, ein freundliches Auftreten und eine strukturierte Arbeitsweise sind essenziell. Belastbarkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich.
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