33 Jobs für Administration in Dortmund
Digitalisierungsmanager Administration
44135 North Rhine Westphalia, Nordrhein Westfalen
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Arbeitsbeschreibung
Für unseren Kunden in Dortmund, Nordrhein-Westfalen, DE suchen wir einen engagierten und erfahrenen Digitalisierungsmanager im Bereich Verwaltung. In dieser Rolle sind Sie federführend bei der Planung, Umsetzung und Optimierung von digitalen Prozessen und Systemen innerhalb unserer Verwaltung. Sie analysieren bestehende Arbeitsabläufe, identifizieren Potenziale für die Digitalisierung und leiten Projekte zur Einführung neuer Technologien und Softwarelösungen. Dies umfasst die Evaluierung und Auswahl geeigneter Tools, die Koordination von Implementierungsteams und die Sicherstellung einer reibungslosen Integration in die bestehende IT-Infrastruktur. Sie sind verantwortlich für die Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter bei der Nutzung der neuen digitalen Werkzeuge und stellen so einen effizienten und reibungslosen Übergang sicher. Die kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung der digitalen Infrastruktur sowie die Überwachung von KPIs zur Messung des Erfolgs der Digitalisierungsinitiativen sind ebenfalls Teil Ihrer Aufgaben. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um deren spezifische Bedürfnisse zu verstehen und maßgeschneiderte digitale Lösungen zu entwickeln. Ein tiefes Verständnis für administrative Prozesse und die Fähigkeit, technologische Trends in konkrete Anwendungsfälle zu übersetzen, sind essenziell. Wir erwarten fundierte Kenntnisse in Projektmanagementmethoden (z.B. Scrum, Prince2), Erfahrung mit gängigen CRM- und ERP-Systemen sowie ein gutes Verständnis von IT-Sicherheit und Datenschutz. Sie sollten über ausgeprägte analytische, konzeptionelle und kommunikative Fähigkeiten sowie eine strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise verfügen. Diese Position bietet die Chance, einen signifikanten Einfluss auf die Effizienz und Zukunftsfähigkeit unserer Verwaltung zu nehmen und spannende Projekte in einem sich wandelnden Umfeld zu gestalten. Wir legen Wert auf Eigeninitiative und die Bereitschaft, neue Wege zu gehen. Bewerben Sie sich jetzt, um Teil unseres Teams zu werden und die digitale Transformation aktiv mit voranzutreiben.
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Office Manager / Administration Lead
44787 Bochum, Nordrhein Westfalen
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Arbeitsbeschreibung
Unser Mandant, ein dynamisches Dienstleistungsunternehmen, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen erfahrenen und organisationsstarken Office Manager / Administration Lead zur Verstärkung seines Teams am Standort Bochum, North Rhine-Westphalia, DE . In dieser zentralen Rolle sind Sie verantwortlich für die reibungslose Koordination aller administrativen Prozesse und die Gewährleistung eines professionellen Erscheinungsbildes des Büros. Sie sind die erste Anlaufstelle für Mitarbeiter, Kunden und Besucher und tragen maßgeblich zu einem effizienten und angenehmen Arbeitsumfeld bei.
Ihre Aufgaben:
Ihre Aufgaben:
- Koordination und Optimierung aller administrativen Abläufe, einschließlich Postbearbeitung, Terminmanagement und Reiseplanung.
- Professionelle Empfang und Betreuung von Besuchern, Telefonaten und Korrespondenz.
- Verwaltung und Pflege der Büroräumlichkeiten, inklusive Bestellwesen für Büromaterialien und Verpflegung.
- Organisation und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen.
- Unterstützung des Managements bei diversen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Verwaltung von Bürodokumenten und Ablagesystemen, sowohl digital als auch physisch.
- Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen zur Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses.
- Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Sicherstellung eines professionellen und einladenden Büroumfeldes.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Büromanagement.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Büromanagement oder als Office Manager.
- Sehr gute Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und eine proaktive Arbeitsweise.
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Freundlichkeit und Serviceorientierung.
- Souveräner Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Kenntnisse in Buchhaltungssoftware oder CRM-Systemen sind von Vorteil.
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind ein Plus.
- Teamfähigkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
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Teamleiter Administration & Office Management
44135 North Rhine Westphalia, Nordrhein Westfalen
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Arbeitsbeschreibung
Für unseren etablierten Mandanten am Standort Dortmund suchen wir einen erfahrenen und proaktiven Teamleiter (m/w/d) für Administration & Office Management. In dieser leitenden Position sind Sie verantwortlich für die Organisation und Steuerung aller administrativen Abläufe und stellen sicher, dass das Büromanagement reibungslos und effizient funktioniert. Sie führen und motivieren ein Team von Büromitarbeitern und sind Ansprechpartner für interne und externe Anfragen. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Optimierung von Büroprozessen, die Verwaltung von Büromaterialien und Dienstleistungen, die Koordination von Terminen und Reiseplänen für die Geschäftsführung sowie die Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen. Die Sicherstellung einer professionellen und einladenden Atmosphäre im Empfangsbereich sowie die Verwaltung der Korrespondenz gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. Wir erwarten eine kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Position, idealerweise mit erster Führungserfahrung, ist erforderlich. Sie zeichnen sich durch ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten, eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion und Zuverlässigkeit aus. Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sind von Vorteil. Ein sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen und gängigen Bürosoftwaren ist selbstverständlich. Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle Führungsposition mit Gestaltungsspielraum in einem professionellen Arbeitsumfeld. Profitieren Sie von einem kollegialen Team und der Möglichkeit, aktiv zur Effizienz und zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Wenn Sie eine engagierte Führungspersönlichkeit sind, die Wert auf Organisation und Teamwork legt, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Head of Office Administration & Facilities Management
44135 North Rhine Westphalia, Nordrhein Westfalen
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein innovatives Technologieunternehmen, sucht eine erfahrene Führungskraft für die Position als Head of Office Administration & Facilities Management, um dessen globale Präsenz und ein optimales Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter zu gewährleisten – und das vollständig remote! In dieser essenziellen Rolle sind Sie verantwortlich für die strategische Planung, Organisation und Überwachung aller administrativen und infrastrukturellen Aspekte des Unternehmens. Dies umfasst die Verwaltung von Büroflächen (auch wenn virtuell koordiniert), die Implementierung und Optimierung von Prozessen im Bereich Facility Management, die Koordination von Dienstleistern und Lieferanten sowie die Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs. Sie entwickeln und implementieren Richtlinien und Verfahren zur Effizienzsteigerung und Kostenkontrolle im Facility Management und in der Büroorganisation. Die Koordination von Umzügen, Renovierungsprojekten und die Sicherstellung eines hohen Standards an Arbeitsplatzsicherheit und -komfort fallen ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich. Darüber hinaus sind Sie Ansprechpartner für alle Mitarbeiter bei Fragen rund um die Büroinfrastruktur und das interne Dienstleistungsangebot. Die Rolle erfordert ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, ein starkes Verhandlungsgeschick mit Dienstleistern und ein tiefes Verständnis für operative Prozesse. Sie verfügen über einen Nachweis über erfolgreich geführte administrative und Facility-Management-Teams, idealerweise in einem international agierenden Unternehmen. Die Fähigkeit, strategisch zu denken und operative Exzellenz zu liefern, ist entscheidend. Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, virtuelle Teams effektiv zu führen und zu motivieren, sind für diese Remote-Position unerlässlich. Wir bieten Ihnen die einzigartige Möglichkeit, ein entscheidendes Ressort in einem wachsenden Unternehmen von zu Hause aus zu leiten. Ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket und die Chance, die Arbeitsumgebung für Hunderte von Mitarbeitern aktiv zu gestalten, warten auf Sie. Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil unseres Remote-First-Teams!
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Head of Office Administration & Facility Management (Remote)
44787 Bochum, Nordrhein Westfalen
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein innovatives Technologieunternehmen, sucht einen erfahrenen und gut organisierten Head of Office Administration & Facility Management zur Leitung seiner administrativen und infrastrukturellen Abläufe. Diese Schlüsselposition ist vollständig remote zu besetzen und erfordert eine proaktive und selbstständige Arbeitsweise.
Ihre Verantwortlichkeiten:
Ihr Profil:
Diese Position bietet die Flexibilität, von zu Hause aus zu arbeiten und gleichzeitig eine zentrale Rolle in der Gestaltung der operativen Exzellenz unseres Unternehmens zu übernehmen. Sie werden maßgeblich dazu beitragen, dass unsere Prozesse reibungslos und effizient laufen, egal wo unsere Mitarbeiter tätig sind.
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Entwicklung und Implementierung von effizienten Prozessen für die allgemeine Büroverwaltung, Postabwicklung und interne Kommunikationssysteme.
- Überwachung und Koordination des Facility Managements, einschließlich Instandhaltung, Reinigung, Sicherheit und Energieeffizienz.
- Verwaltung von Verträgen mit Dienstleistern (z.B. Catering, Wartung, Reinigung) und Sicherstellung einer hohen Servicequalität.
- Organisation und Planung von internen Veranstaltungen, Meetings und Geschäftsreisen.
- Verantwortung für das Büromaterialmanagement und die Beschaffung von Ausstattung.
- Koordination der IT-Infrastruktur im Hinblick auf Bürogeräte und Zugangsberechtigungen.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Fragen und Anliegen.
- Sicherstellung einer angenehmen und produktiven Arbeitsumgebung, auch in einem remote-first-Setting, durch die Koordination virtueller Tools und Prozesse.
- Entwicklung und Überwachung des Budgets für Administration und Facility Management.
- Identifizierung und Umsetzung von Kosteneinsparmaßnahmen.
- Sicherstellung der Einhaltung aller relevanten Vorschriften und Richtlinien.
Ihr Profil:
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, Verwaltung oder im Facility Management, idealerweise in einem wachstumsstarken Unternehmen.
- Nachweisliche Erfahrung in der Leitung von administrativen Teams oder Projekten.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mit verschiedenen Stakeholdern auf allen Ebenen zu interagieren.
- Erfahrung im Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office Suite, Google Workspace) und virtuellen Kollaborationstools.
- Kenntnisse im Vertragsmanagement und in der Budgetplanung.
- Proaktive Herangehensweise und Problemlösungsfähigkeiten.
- Fähigkeit, effektiv in einem Remote-Umfeld zu arbeiten und sich selbst zu motivieren.
- Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
Diese Position bietet die Flexibilität, von zu Hause aus zu arbeiten und gleichzeitig eine zentrale Rolle in der Gestaltung der operativen Exzellenz unseres Unternehmens zu übernehmen. Sie werden maßgeblich dazu beitragen, dass unsere Prozesse reibungslos und effizient laufen, egal wo unsere Mitarbeiter tätig sind.
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Büroleiter/in mit Schwerpunkt Administration
44787 Bochum, Nordrhein Westfalen
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient in Bochum, North Rhine-Westphalia, DE sucht einen engagierten und erfahrenen Büroleiter mit einem starken Fokus auf Administration, um sein Team zu ergänzen. Diese Position erfordert Organisationstalent, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, verschiedene administrative Abläufe effizient zu steuern. Sie sind verantwortlich für die reibungslose Organisation und Koordination des Büroalltags, die Verwaltung von Korrespondenz und Dokumenten sowie die Sicherstellung eines professionellen Erscheinungsbildes des Büros. Zu Ihren Kernaufgaben gehören die Terminplanung, Reisebuchungen, die Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen sowie die Betreuung von Besuchern. Sie übernehmen die Verantwortung für die Pflege und Weiterentwicklung interner Ablagesysteme, sowohl digital als auch physisch. Die Kommunikation mit externen Dienstleistern, Lieferanten und Partnern gehört ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen und organisatorischen Belangen. Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und gewährleisten eine professionelle und zeitnahe Bearbeitung. Die Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten wird ebenfalls zu Ihrem Aufgabenspektrum gehören. Ein wichtiges Element dieser Rolle ist die Optimierung bestehender administrativer Prozesse, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Sie behalten stets den Überblick über die Büromaterialbestände und sorgen für deren Nachbestückung. Das Anforderungsprofil umfasst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Büromanagement oder vergleichbarer Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, in der Sie eigenverantwortlich administrative Aufgaben wahrgenommen haben, ist unerlässlich. Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise aus. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion sind für uns selbstverständlich. Sie beherrschen den Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sicher und haben idealerweise bereits mit spezifischen Verwaltungssoftwaren gearbeitet. Kommunikationsstärke in Wort und Schrift, sowohl auf Deutsch als auch gute Englischkenntnisse, sind von Vorteil. Flexibilität und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren, runden Ihr Profil ab. Unser Klient bietet Ihnen ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem motivierten Team und die Möglichkeit, Ihre Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten. Die Position ist für eine hybride Arbeitsweise konzipiert, bei der ein Teil der Arbeit im Büro und ein Teil im Homeoffice verrichtet werden kann, um Ihnen eine optimale Work-Life-Balance zu ermöglichen. Gestalten Sie den reibungslosen Ablauf unseres Büros aktiv mit und werden Sie ein wichtiger Teil unseres Erfolgs!
Ihre Hauptverantwortlichkeiten:
Ihre Hauptverantwortlichkeiten:
- Organisation und Koordination des Büroalltags
- Verwaltung von Korrespondenz, Dokumenten und Ablagesystemen
- Terminplanung, Reisebuchungen und Organisation von Veranstaltungen
- Kommunikation mit internen und externen Partnern
- Unterstützung der Geschäftsleitung
- Prozessoptimierung im administrativen Bereich
- Bestandsverwaltung für Büromaterial
- Erstellung von Berichten und Präsentationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation und -verwaltung
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office
- Hohe Organisationsfähigkeit und Zuverlässigkeit
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke
- Teamfähigkeit und serviceorientiertes Denken
- Fähigkeit zur selbstständigen und strukturierten Arbeit
- Grundkenntnisse der englischen Sprache von Vorteil
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Office Manager / Administration Specialist (m/w/d)
44787 Bochum, Nordrhein Westfalen
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein modernes Technologieunternehmen in Bochum , sucht einen engagierten und organisierten Office Manager / Administration Specialist, der für den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs sorgt und das Management in administrativen Belangen unterstützt. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter und externe Partner.
Ihre Aufgaben:
Ihr Profil:
Ihre Aufgaben:
- Sicherstellung des täglichen Betriebs und der Organisation des Büros.
- Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Telefonzentrale.
- Korrespondenzführung (intern/extern) per E-Mail und Post.
- Organisation und Koordination von Meetings, Terminen und Geschäftsreisen.
- Vorbereitung von Besprechungsräumen und Bereitstellung von Materialien.
- Verwaltung von Büromaterialien, Bestellwesen und Rechnungsprüfung.
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen.
- Unterstützung des Managements bei administrativen Aufgaben und Projekten.
- Organisation von Büroevents und Teamaktivitäten.
- Ansprechpartner für interne und externe Dienstleister (z.B. Facility Management, IT-Support).
- Koordination von Umzügen und Renovierungsarbeiten im Büro.
- Erstellung von Präsentationen und Berichten.
- Optimierung von Büroprozessen und Arbeitsabläufen.
- Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder als Bürokauffrau/-mann.
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung.
- Freundliches, professionelles Auftreten und Teamfähigkeit.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Eigeninitiative und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
- Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Erfahrung in der Termin- und Reiseplanung.
- Flexibilität und die Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen.
- Affinität zu Technologieunternehmen und agilen Arbeitsweisen ist wünschenswert.
- Grundkenntnisse im Projektmanagement sind von Vorteil.
- Freude am Umgang mit Menschen und an der Gestaltung eines angenehmen Arbeitsumfelds.
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Head of Administration and Office Management (Remote)
44787 Bochum, Nordrhein Westfalen
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein wachsendes Technologieunternehmen, sucht für eine vollständig remote zu besetzende Stelle einen erfahrenen und dynamischen Head of Administration and Office Management. Sie sind verantwortlich für die strategische Planung, Organisation und Optimierung aller administrativen Prozesse und Büromanagement-Aktivitäten, um einen reibungslosen und effizienten Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.
Ihre Aufgaben:
Ihr Profil:
Diese Remote-Position bietet Ihnen die Flexibilität, von überall aus zu arbeiten, und die Möglichkeit, das administrative Rückgrat eines wachsenden Unternehmens maßgeblich mitzugestalten. Wenn Sie eine strategische Denkweise mit operativer Exzellenz verbinden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Aufgaben:
- Entwicklung und Implementierung von Strategien für das administrative Management und Office Operations, auch in verteilten Teamstrukturen.
- Sicherstellung eines effektiven und effizienten Büromangements, auch für virtuelle Arbeitsplätze und Co-Working Spaces.
- Verantwortung für das Budgetmanagement im administrativen Bereich, inklusive Kostenkontrolle und -optimierung.
- Auswahl, Steuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistern und Lieferanten (z.B. Facility Management, IT-Support, Catering).
- Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Meetings und Dienstreisen.
- Optimierung interner Prozesse und Einführung von Tools zur Steigerung der Effizienz (z.B. Dokumentenmanagement, Reisekostenabrechnung).
- Sicherstellung der Einhaltung arbeitsrechtlicher und regulatorischer Vorgaben im administrativen Bereich.
- Führung und Entwicklung eines (virtuellen) Teams von administrativen Mitarbeitern.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Fragen und Anliegen.
- Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und Umsetzung von Change-Management-Initiativen.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium der Betriebswirtschaftslehre oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufs- und Führungserfahrung im Bereich Office Management, Administration oder Facility Management, idealerweise in einem technologieorientierten Unternehmen.
- Nachweisliche Erfahrung in der Steuerung von administrativen Prozessen und Budgets.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und hohe Problemlösungskompetenz.
- Erfahrung im Umgang mit modernen Office-Management-Tools und digitalen Lösungen.
- Starke Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten.
- Fähigkeit, selbstständig, proaktiv und ergebnisorientiert zu arbeiten.
- Erfahrung in der Führung von Teams, auch über Distanz.
- Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse sind unerlässlich.
Diese Remote-Position bietet Ihnen die Flexibilität, von überall aus zu arbeiten, und die Möglichkeit, das administrative Rückgrat eines wachsenden Unternehmens maßgeblich mitzugestalten. Wenn Sie eine strategische Denkweise mit operativer Exzellenz verbinden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Referent/in für Büroorganisation und Administration
44135 North Rhine Westphalia, Nordrhein Westfalen
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde sucht eine/n engagierte/n Referent/in für Büroorganisation und Administration zur Verstärkung des Teams am Standort Dortmund, North Rhine-Westphalia, DE . In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die effiziente Gestaltung und Überwachung aller administrativen Abläufe im Büro. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Koordination von Besprechungen und Veranstaltungen, die Verwaltung von Büromaterialien und -geräten sowie die Bearbeitung der Korrespondenz, sowohl intern als auch extern. Sie werden eng mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, um reibungslose Abläufe sicherzustellen. Dies beinhaltet auch die Unterstützung des Managements bei der Reiseplanung und der Erstellung von Präsentationen. Eine proaktive Herangehensweise und die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen, sind entscheidend für den Erfolg in dieser Position. Sie sind der/die erste Ansprechpartner/in für Mitarbeiter und externe Dienstleister und repräsentieren unser Unternehmen professionell.
Ihre Verantwortlichkeiten:
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Organisation und Koordination von internen und externen Terminen, Meetings und Veranstaltungen.
- Effiziente Verwaltung und Überwachung des Büromaterials und der Inventur.
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie der Telefonzentrale.
- Unterstützung des Managements bei der Reiseplanung und -abrechnung.
- Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten, Berichten und Präsentationen.
- Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Gewährleistung eines professionellen und organisierten Bürobetriebs.
- Ansprechpartner/in für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten.
- Mitwirkung an Projekten zur Prozessoptimierung im administrativen Bereich.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation und Administration.
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Hohe Kommunikationsstärke und Serviceorientierung.
- Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Eigeninitiative.
- Teamfähigkeit und Belastbarkeit.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
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Senior Project Manager Administration (No Remote)
44787 Bochum, Nordrhein Westfalen
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Arbeitsbeschreibung
Für unseren renommierten Kunden im Verwaltungssektor suchen wir einen erfahrenen Senior Project Manager Administration. Diese Schlüsselfunktion erfordert eine Person mit hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten, einem strategischen Denkansatz und der Fähigkeit, komplexe administrative Projekte erfolgreich zu leiten. Sie sind verantwortlich für die Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten, die auf die Optimierung von Prozessen, die Einführung neuer Verwaltungssoftware oder die Verbesserung der internen Abläufe abzielen. Die enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen sowie die Sicherstellung einer reibungslosen Implementierung sind essenziell für den Erfolg.
Ihre Hauptaufgaben umfassen:
Wir erwarten einen Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften oder einem verwandten Bereich, ergänzt durch nachweisbare Berufserfahrung im Projektmanagement, idealerweise im administrativen oder organisatorischen Umfeld. Zertifizierungen wie PMP oder PRINCE2 sind von Vorteil. Ausgeprägte Führungs- und Teamfähigkeit, starke analytische und konzeptionelle Fähigkeiten sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich. Erfahrung in der Arbeit mit verschiedenen Stakeholdern und der Umgang mit Veränderungsprozessen sind ebenfalls wichtig. Kenntnisse in Projektmanagement-Software sind erforderlich. Fundierte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend notwendig.
Diese anspruchsvolle Position erfordert Ihre vollständige Präsenz im Büro, um eine nahtlose Integration in die bestehenden Teamstrukturen und eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten. Sie erhalten die Möglichkeit, in einem stabilen Umfeld verantwortungsvolle Projekte zu leiten und Ihre Karriere weiterzuentwickeln. Der Arbeitsort ist **Bochum, North Rhine-Westphalia, DE**.
Ihre Hauptaufgaben umfassen:
- Projektplanung, -steuerung und -überwachung von administrativen Vorhaben von der Initiierung bis zum Abschluss.
- Definition von Projektzielen, -umfang, -zeitplänen und -budgets.
- Identifizierung und Management von Projektrisiken und -chancen.
- Koordination der Projektteams und Sicherstellung einer effektiven Kommunikation zwischen Stakeholdern.
- Entwicklung und Implementierung von Prozessverbesserungen in der Verwaltung.
- Auswahl und Implementierung von Verwaltungssoftware und Tools.
- Erstellung von Projektstatusberichten und Dokumentationen.
- Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards und Unternehmensrichtlinien.
- Durchführung von Post-Project-Reviews und Ableitung von Lessons Learned.
Wir erwarten einen Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften oder einem verwandten Bereich, ergänzt durch nachweisbare Berufserfahrung im Projektmanagement, idealerweise im administrativen oder organisatorischen Umfeld. Zertifizierungen wie PMP oder PRINCE2 sind von Vorteil. Ausgeprägte Führungs- und Teamfähigkeit, starke analytische und konzeptionelle Fähigkeiten sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich. Erfahrung in der Arbeit mit verschiedenen Stakeholdern und der Umgang mit Veränderungsprozessen sind ebenfalls wichtig. Kenntnisse in Projektmanagement-Software sind erforderlich. Fundierte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend notwendig.
Diese anspruchsvolle Position erfordert Ihre vollständige Präsenz im Büro, um eine nahtlose Integration in die bestehenden Teamstrukturen und eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten. Sie erhalten die Möglichkeit, in einem stabilen Umfeld verantwortungsvolle Projekte zu leiten und Ihre Karriere weiterzuentwickeln. Der Arbeitsort ist **Bochum, North Rhine-Westphalia, DE**.
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