15 Jobs für Administration in Dortmund
Office Manager / Administration Lead
44787 Bochum, Nordrhein Westfalen
WhatJobs
Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Mandant, ein dynamisches Dienstleistungsunternehmen, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen erfahrenen und organisationsstarken Office Manager / Administration Lead zur Verstärkung seines Teams am Standort Bochum, North Rhine-Westphalia, DE . In dieser zentralen Rolle sind Sie verantwortlich für die reibungslose Koordination aller administrativen Prozesse und die Gewährleistung eines professionellen Erscheinungsbildes des Büros. Sie sind die erste Anlaufstelle für Mitarbeiter, Kunden und Besucher und tragen maßgeblich zu einem effizienten und angenehmen Arbeitsumfeld bei.
Ihre Aufgaben:
Ihre Aufgaben:
- Koordination und Optimierung aller administrativen Abläufe, einschließlich Postbearbeitung, Terminmanagement und Reiseplanung.
- Professionelle Empfang und Betreuung von Besuchern, Telefonaten und Korrespondenz.
- Verwaltung und Pflege der Büroräumlichkeiten, inklusive Bestellwesen für Büromaterialien und Verpflegung.
- Organisation und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen.
- Unterstützung des Managements bei diversen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Verwaltung von Bürodokumenten und Ablagesystemen, sowohl digital als auch physisch.
- Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen zur Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses.
- Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Sicherstellung eines professionellen und einladenden Büroumfeldes.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Büromanagement.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Büromanagement oder als Office Manager.
- Sehr gute Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und eine proaktive Arbeitsweise.
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Freundlichkeit und Serviceorientierung.
- Souveräner Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Kenntnisse in Buchhaltungssoftware oder CRM-Systemen sind von Vorteil.
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind ein Plus.
- Teamfähigkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
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0
Mitarbeiter IT, Programmierung und Administration, Vollzeit
45527 Hattingen, Nordrhein Westfalen
HSM Schuhmarketing GmbH
Vor 10 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Die HSM Schuhmarketing GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen im Bereich Import und Vertrieb von Schuhwaren und sieht sich als marktorientiertes Handelshaus, dass die Beobachtungen der internationalen Produktentwicklung im Projektgeschäft und im Schuh-Großhandel umsetzt.
Bereits seit über 25 Jahren zählt der Schuhfachhandel, der Textilhandel, die Baumarktbranche sowie der Lebensmittelhandel und –discount, national und international zu unseren Kunden.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter:
IT (m/w/d), Vollzeit
Arbeitsort: 45527 Hattingen (zwischen Essen und Bochum)
Aufgaben- Administration und Wartung einer heterogenen Serverinfrastruktur (Linux und Windows), inklusive Active Directory und Microsoft Exchange
- Betrieb, Absicherung und Monitoring der Netzwerkumgebung unter Berücksichtigung der Systemverfügbarkeit
- Betreuung und Support von Windows- und macOS-Arbeitsplätzen, inklusive Integration in zentrale Verzeichnisdienste
- Verwaltung der gesamten E-Mail- und Benutzerstruktur über Microsoft Exchange und Active Directory
- Konzeption, Weiterentwicklung und Wartung einer unternehmenskritischen Verwaltungssoftware mit:
o PHP, MySQL, Smarty-Template-System
o JavaScript-Frameworks: Bootstrap, jQuery
o REST- und SOAP-Schnittstellen zur Anbindung externer Systeme
o X.400-gestützte EDI-Kommunikation zur automatisierten Belegübermittlung
- Performanceoptimierung, Modularisierung und technische Weiterentwicklung der bestehenden Codebasis und Systemarchitektur
- Fundierte Kenntnisse in der Systemadministration von Linux- und Windows-Servern, inkl. Netzwerkkonfiguration und Benutzerverwaltung
- Praxiserfahrung mit Active Directory, Exchange-Servern und IT-Sicherheitskonzepten
- Sicherer Umgang mit PHP, MySQL und Smarty zur Entwicklung und Wartung komplexer Webanwendungen
- Kenntnisse in der Frontend-Entwicklung mit JavaScript, jQuery und Bootstrap
- Erfahrung in der Implementierung und Pflege von EDI-Prozessen (z. B. über X.400)
- Analytisches Denkvermögen, strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, IT-Prozesse eigenständig zu gestalten und umzusetzen
- Eine interessante, vielseitige und zukunftssichere Tätigkeit in einem familiengeführte Unternehmen mit flachen Hierarchien
- Eine umfassende und intensive Einarbeitung in einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld
- Einen festen eigenen Arbeitsplatz, ohne Möglichkeit zum Home-Office
- Ein kollegiales Betriebsklima und offene Kommunikation
- Attraktive Vergütung mit Sonderleistungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie vermögenswirksamen Leistungen
- Feste Arbeitstage von Montag-Freitag
- Kostenlose Snacks, Kaffee, Tee und weitere Getränke
- Kostenloses Mittagessen an drei Tagen der Woche
- 30 Tage Urlaub
- 40 Stunden Woche
Fühlen Sie sich angesprochen?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellung.
Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung
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1
Mitarbeiter (m/w/d) Administration Scanservice Jahreswechselgeschäft
Dortmund, Nordrhein Westfalen
Continentale Krankenversicherung a.G.
Gestern
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Mitarbeiter (m/w/d) Administration Scanservice Jahreswechselgeschäft
- Dortmund
- unbefristet
- Teilzeit (19 Stunden/Woche)
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2
Head of Administration & Finance (m/w/d)
Dortmund, Nordrhein Westfalen
GREEN IT Das Systemhaus GmbH
Gestern
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Wir sind ein IT-Dienstleister mit Hauptsitz in Dortmund, Standorten in Oberhausen, Hagen und Hannover und Service-Centern in Herdecke, Hamburg und München. Unser Spezialgebiet: nachhaltige und skalierbare Lösungskonzepte für den digitalen Büroalltag. Unsere Kunden: angefangen bei Kleinunternehmen bis hin zu Großkonzernen. Unsere Mission: maximale Kundenzufriedenheit und ein wertvoller Beitrag zum Umweltschutz durch den Einsatz ressourcenschonender Technologien.
Wen suchen wir?
Zahlenjongleur:innen und wortgewandte Organisationstalente, die uns als Head of Administration & Finance (m/w/d) mit Kompetenz und Leidenschaft unterstützen.
bit.ly/3NGPzQQ
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3
Head of Administration & Finance (m/w/d)
44137 Dortmund, Nordrhein Westfalen
GREEN IT Das Systemhaus GmbH
Gestern
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Wir sind ein IT-Dienstleister mit Hauptsitz in Dortmund, Standorten in Oberhausen, Hagen und Hannover und Service-Centern in Herdecke, Hamburg und München. Unser Spezialgebiet: nachhaltige und skalierbare Lösungskonzepte für den digitalen Büroalltag. Unsere Kunden: angefangen bei Kleinunternehmen bis hin zu Großkonzernen. Unsere Mission: maximale Kundenzufriedenheit und ein wertvoller Beitrag zum Umweltschutz durch den Einsatz ressourcenschonender Technologien.
Wen suchen wir?
Zahlenjongleur:innen und wortgewandte Organisationstalente, die uns als Head of Administration & Finance (m/w/d) mit Kompetenz und Leidenschaft unterstützen.
IHRE AUFGABEN
IHRE VORAUSSETZUNGEN
UNSERE ANGEBOTE
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Um die gegenseitige Passung bestmöglich sicherzustellen, durchläufst du im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Development Center. Dabei hast du die Gelegenheit, deine fachlichen und persönlichen Stärken praxisnah einzubringen und wir lernen uns noch besser kennen.
Vielfalt bereichert unser Team - daher legen wir großen Wert auf eine offene und diskriminierungsfreie Unternehmenskultur. Unabhängig von kultureller oder sozialer Herkunft, Religion, Alter, Weltanschauung oder sexueller Identität: Wir fördern Chancengleichheit und heißen Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe und Perspektiven herzlich willkommen.
Jetzt bewerben
Wen suchen wir?
Zahlenjongleur:innen und wortgewandte Organisationstalente, die uns als Head of Administration & Finance (m/w/d) mit Kompetenz und Leidenschaft unterstützen.
IHRE AUFGABEN
- Gesamtverantwortung für die Bereiche Finance, Controlling und Administration - dazu zählen die Bereiche Finanzbuchhaltung, Controlling, Order-Management, Contract-Management
- Erstellung von Forecasts und Abrechnungen, inklusive Ableitung relevanter Kennzahlen für die Unternehmenssteuerung sowie Erstellung monatlicher Reportings zu relevanten operativen und finanziellen Themen
- Analyse, Optimierung und Weiterentwicklung interner Prozesse, Strategien und Konzepte in enger Abstimmung mit dem C-Level und dem Gesellschafter
- Zentrale:r Ansprechpartner:in für operative Fragestellungen und Schnittstelle zu den Bereichen Logistik, Sales und Service
- Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen nach HGB
- Mitwirkung bei der Ausarbeitung, Prüfung und Verhandlung von Verträgen
- Eigenständige Initiierung und Steuerung von Digitalisierungsprojekten zur Optimierung der kaufmännischen Abläufe
- Verantwortung für die Zusammenführung und Weiterentwicklung der verschiedenen Bereiche
- Eigenständige Implementierung neuer digitaler Tools
- Enge Zusammenarbeit mit dem CFO sowie Mitwirkung an unternehmensweiten strategischen Projekten (z.B. Integration neuer digitaler Geschäftsprozesse)
IHRE VORAUSSETZUNGEN
- Abgeschlossenes Studium mit Schwerpunkt Finanzen oder Betriebswirtschaftslehre, ergänzt durch mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Führungsfunktion
- Erfahrung in der Führung und Motivation von Teams, verbunden mit einer klaren, wertschätzenden Kommunikation
- Routine in der Steuerung und Überwachung bereichsübergreifender Prozesse und Freude daran, bestehende Strukturen zu hinterfragen und neue effiziente Lösungen umzusetzen
- Sehr gutes Zahlenverständnis und ausgeprägtes Gespür für die Zusammenhänge und Abläufe in einem mittelständischen Unternehmen
- Fundierte Kenntnisse in der Rechnungslegung nach HGB
- IT-Affinität und Begeisterung für die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse
- Idealerweise Erfahrung in der Begleitung von M&A-Prozessen sowie Kenntnisse in ISO-Zertifizierungen
- Überzeugende Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten
- Hands-on-Mentalität, schnelle Auffassungsgabe sowie eine pragmatische und zielorientierte Arbeitsweise
UNSERE ANGEBOTE
- Entwicklungsmöglichkeiten: Neben persönlichen Weiterbildungsmöglichkeiten bietet dir unser GREEN IT Campus eine breite Palette an Schulungsmöglichkeiten.
- Workation: Bei uns kannst du "Work" und "Vacation" kombinieren und somit an einem schönen Ort arbeiten, neue Kulturen entdecken und dabei produktiv sein.
- Homeoffice: Bis zu 3 Tage nach Absprache sowie flexible Einteilung der Arbeitszeit.
- Familienfreundlichkeit: Bis zu 150 € KITA-Zuschuss sowie ein familiäres, kollegiales und respektvolles Arbeitsklima mit offener Gesprächskultur und flachen Hierarchien.
- Betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen dich dabei, für deine Zukunft vorzusorgen und dir eine attraktive Zusatzrente aufzubauen.
- Vermögenswirksame Leistungen
- Mitarbeitervergünstigungen: Du erhältst attraktive Mitarbeiterrabatte bei namhaften Marken über unser Corporate Benefits Portal.
- Mobilität: Fahrrad-Leasing zur privaten Nutzung.
- Hunde am Arbeitsplatz: Dein Hund ist bei uns herzlich willkommen und verschönert deinen Arbeitskolleg:innen den Arbeitsalltag.
- Gesundheit: Vergünstigte Fitnessstudiobeiträge und regelmäßig stattfindende Gesundheitstage und Mitarbeiterveranstaltungen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Um die gegenseitige Passung bestmöglich sicherzustellen, durchläufst du im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Development Center. Dabei hast du die Gelegenheit, deine fachlichen und persönlichen Stärken praxisnah einzubringen und wir lernen uns noch besser kennen.
Vielfalt bereichert unser Team - daher legen wir großen Wert auf eine offene und diskriminierungsfreie Unternehmenskultur. Unabhängig von kultureller oder sozialer Herkunft, Religion, Alter, Weltanschauung oder sexueller Identität: Wir fördern Chancengleichheit und heißen Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe und Perspektiven herzlich willkommen.
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Head of Administration & Finance (m/w/d)
44137 Dortmund, Nordrhein Westfalen
GREEN IT Das Systemhaus GmbH
Heute
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Arbeitsbeschreibung
Wir sind ein IT-Dienstleister mit Hauptsitz in Dortmund, Standorten in Oberhausen, Hagen und Hannover und Service-Centern in Herdecke, Hamburg und München. Unser Spezialgebiet: nachhaltige und skalierbare Lösungskonzepte für den digitalen Büroalltag. Unsere Kunden: angefangen bei Kleinunternehmen bis hin zu Großkonzernen. Unsere Mission: maximale Kundenzufriedenheit und ein wertvoller Beitrag zum Umweltschutz durch den Einsatz ressourcenschonender Technologien.
Wen suchen wir?
Zahlenjongleur:innen und wortgewandte Organisationstalente, die uns als Head of Administration & Finance (m/w/d) mit Kompetenz und Leidenschaft unterstützen.
Ist dies der nächste Schritt in Ihrer Karriere Finden Sie heraus, ob Sie der richtige Kandidat sind, indem Sie die vollständige Übersicht unten lesen.
- Gesamtverantwortung für die Bereiche Finance, Controlling und Administration - dazu zählen die Bereiche Finanzbuchhaltung, Controlling, Order-Management, Contract-Management
- Erstellung von Forecasts und Abrechnungen, inklusive Ableitung relevanter Kennzahlen für die Unternehmenssteuerung sowie Erstellung monatlicher Reportings zu relevanten operativen und finanziellen Themen
- Analyse, Optimierung und Weiterentwicklung interner Prozesse, Strategien und Konzepte in enger Abstimmung mit dem C-Level und dem Gesellschafter
- Zentrale:r Ansprechpartner:in für operative Fragestellungen und Schnittstelle zu den Bereichen Logistik, Sales und Service
- Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen nach HGB
- Mitwirkung bei der Ausarbeitung, Prüfung und Verhandlung von Verträgen
- Eigenständige Initiierung und Steuerung von Digitalisierungsprojekten zur Optimierung der kaufmännischen Abläufe
- Verantwortung für die Zusammenführung und Weiterentwicklung der verschiedenen Bereiche
- Eigenständige Implementierung neuer digitaler Tools
- Enge Zusammenarbeit mit dem CFO sowie Mitwirkung an unternehmensweiten strategischen Projekten (z.B. Integration neuer digitaler Geschäftsprozesse)
- Abgeschlossenes Studium mit Schwerpunkt Finanzen oder Betriebswirtschaftslehre, ergänzt durch mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Führungsfunktion
- Erfahrung in der Führung und Motivation von Teams, verbunden mit einer klaren, wertschätzenden Kommunikation
- Routine in der Steuerung und Überwachung bereichsübergreifender Prozesse und Freude daran, bestehende Strukturen zu hinterfragen und neue effiziente Lösungen umzusetzen
- Sehr gutes Zahlenverständnis und ausgeprägtes Gespür für die Zusammenhänge und Abläufe in einem mittelständischen Unternehmen
- Fundierte Kenntnisse in der Rechnungslegung nach HGB
- IT-Affinität und Begeisterung für die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse
- Idealerweise Erfahrung in der Begleitung von M&A-Prozessen sowie Kenntnisse in ISO-Zertifizierungen
- Überzeugende Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten
- Hands-on-Mentalität, schnelle Auffassungsgabe sowie eine pragmatische und zielorientierte Arbeitsweise
- Entwicklungsmöglichkeiten: Neben persönlichen Weiterbildungsmöglichkeiten bietet dir unser GREEN IT Campus eine breite Palette an Schulungsmöglichkeiten.
- Workation: Bei uns kannst du "Work" und "Vacation" kombinieren und somit an einem schönen Ort arbeiten, neue Kulturen entdecken und dabei produktiv sein.
- Homeoffice: Bis zu 3 Tage nach Absprache sowie flexible Einteilung der Arbeitszeit.
- Familienfreundlichkeit: Bis zu 150 € KITA-Zuschuss sowie ein familiäres, kollegiales und respektvolles Arbeitsklima mit offener Gesprächskultur und flachen Hierarchien.
- Betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen dich dabei, für deine Zukunft vorzusorgen und dir eine attraktive Zusatzrente aufzubauen.
- Vermögenswirksame Leistungen
- Mitarbeitervergünstigungen: Du erhältst attraktive Mitarbeiterrabatte bei namhaften Marken über unser Corporate Benefits Portal.
- Mobilität: Fahrrad-Leasing zur privaten Nutzung.
- Hunde am Arbeitsplatz: Dein Hund ist bei uns herzlich willkommen und verschönert deinen Arbeitskolleg:innen den Arbeitsalltag.
- Gesundheit: Vergünstigte Fitnessstudiobeiträge und regelmäßig stattfindende Gesundheitstage und Mitarbeiterveranstaltungen.
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5
Mitarbeiter (m/w/d) Administration Scanservice Jahreswechselgeschäft
44137 Dortmund, Nordrhein Westfalen
Continentale Krankenversicherung a.G.
Heute
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Mitarbeiter (m/w/d) Administration Scanservice Jahreswechselgeschäft
Interessiert an dieser Stelle Sie finden alle relevanten Informationen in der unten stehenden Beschreibung.
- Dortmund
- unbefristet
- Teilzeit (19 Stunden/Woche)
Interessiert an dieser Stelle Sie finden alle relevanten Informationen in der unten stehenden Beschreibung.
Innerhalb des Dokumentenmanagements sind Sie für die Vorbereitung und das Scannen der Eingangspost und weiterer Geschäftsunterlagen zuständig. Sie sorgen dafür, dass die Dokumente in den nachgelagerten Bereichen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen. Auf Anforderung stellen Sie die Originale zur Verfügung. In Ihrem Team treffen Sie auf Menschen, die Verantwortung übernehmen und ihre persönlichen Stärken einbringen. Wir tauschen uns aus und entwickeln uns gemeinsam weiter. Sind Sie wie wir? Dann bringen Sie sich ein:
- Sie bringen Struktur ins Dokumentenmanagement: Bei Ihnen startet durch Sortieren und Scannen die Datenverarbeitung der Geschäftsunterlagen. Durch Ihre sorgfältige Aufbereitung und Digitalisierung bereiten Sie die weitere Verarbeitung vor.
- Sie bringen Ihre Ideen gewinnbringend ein : Bei der Optimierung der bestehenden Prozesse unterstützen Sie mit Ihren Vorschlägen.
- Ausbildung: Eine abgeschlossene Berufsausbildung ist nicht zwingend erforderlich. Wir freuen uns auch über Bewerbungen von Quer- und Berufseinsteigern.
- Erfahrung: Idealerweise haben Sie bereits erste Erfahrung mit Bürotätigkeiten gesammelt.
- Kenntnisse: Sie verfügen über grundlegende PC-Kenntnisse sowie gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Persönlichkeit: Sie arbeiten gerne im Team und zeichnen sich durch großes Verantwortungsbewusstsein sowie eine hohe Konzentrationsfähigkeit und Ausdauer aus.
Betriebliches Gesundheitsmanagement
Die Gesundheit unserer Mitarbeitenden liegt uns am Herzen: Mit Vorsorgeuntersuchungen, Impfungen, Betriebssport oder interessanten Seminaren sorgen wir für das Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden.
Vermögenswirksame Leistungen & Sonderzahlungen
Das gibt's obendrauf: Zusätzlich zu Ihrem Gehalt zahlen wir Ihnen vermögenswirksame Leistungen sowie Sonderzahlungen in Form von Weihnachts- und Urlaubsgeld.
Vereinbarkeit von Beruf und Familie
Der Mensch steht bei uns im Mittelpunkt. Deshalb unterstützen wir unsere Mitarbeitenden bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, beispielsweise mit dem pme Familienservice.
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6
Office Manager (m/f/d/) - Administration and Marketing
Bochum, Nordrhein Westfalen
Carrier
Heute
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
**Build a career with confidence**
Carrier Global Corporation, global leader in intelligent climate and energy solutions is committed to creating solutions that matter for people and our planet for generations to come. From the beginning, we've led in inventing new technologies and entirely new industries. Today, we continue to lead because we have a world-class, diverse workforce that puts the customer at the center of everything we do.
**About the role**
We are looking for an ambitious and goal-oriented Office Manager (m/f/d/), who will take the lead on our entity in Bochum (on-site).
**Key Responsibilities**
As Office Manager (m/f/d/) you'll be responsible for
+ Oversee the work of all office employees to ensure they work productively and meet deadlines and company standards.
+ Manage office supplies and order new stationery, furniture, appliances, and electronics as required.
+ Organize maintenance companies to keep the office clean and safe and ensure its appliances are in good working order.
+ Answer telephone calls and emails from customers and clients and direct them to relevant staff.
+ Create and manage office budgets, ensuring all employees adhere to it, including price lists for products and services.
+ Interview and train new office employees and organize their employment paperwork.
+ Coordinate and schedule technical training sessions for customers and staff.
+ Assist in the creation and distribution of marketing materials, including brochures, newsletters, and social media content.
+ Support the sales team with administrative tasks and customer follow-ups, including monthly sales reports.
**Requirements:**
We are looking for people who are multitasking along with strong organizational/multitasking abilities and excellent communication and interpersonal skills. If this is you, get in touch.
As a minimum you must have:
+ Proven experience as Office Manager, Administrative Assistant, or within similar role.
+ Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
+ Very good knowledge of German and English
+ Proficiency in data analysis.
Although not necessary, it would be nice if you have:
+ Familiarity with enterprise software and marketing tools is a plus.
**Benefits**
We are committed to offering competitive benefits programs for all of our employees, and enhancing our programs when necessary. Within this role you can expect:
+ Challenging and interesting area of responsibility
+ Great team spirit - open door principle
+ Annual professional development opportunities and training
+ Internal promotion opportunities based on professional development
**Our commitment to you**
Our greatest assets are the expertise, creativity and passion of our employees. We strive to provide a great place to work that attracts, develops and retains the best talent, promotes employee engagement, fosters teamwork and ultimately drives innovation for the benefit of our customers. We strive to create an environment where you feel that you belong, with diversity and inclusion as the engine to growth and innovation. We develop and deploy best-in-class programs and practices, providing enriching career opportunities, listening to employee feedback and always challenging ourselves to do better. This is _The Carrier Way_ .
Join us and make a difference.
**Apply Now!**
**Carrier is An Equal** **Opportunity/Affirmative** **Action Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability or veteran status, age or any other federally protected class.**
**Job Applicant's Privacy Notice:**
Click on this link ( to read the Job Applicant's Privacy Notice
Carrier Global Corporation, global leader in intelligent climate and energy solutions is committed to creating solutions that matter for people and our planet for generations to come. From the beginning, we've led in inventing new technologies and entirely new industries. Today, we continue to lead because we have a world-class, diverse workforce that puts the customer at the center of everything we do.
**About the role**
We are looking for an ambitious and goal-oriented Office Manager (m/f/d/), who will take the lead on our entity in Bochum (on-site).
**Key Responsibilities**
As Office Manager (m/f/d/) you'll be responsible for
+ Oversee the work of all office employees to ensure they work productively and meet deadlines and company standards.
+ Manage office supplies and order new stationery, furniture, appliances, and electronics as required.
+ Organize maintenance companies to keep the office clean and safe and ensure its appliances are in good working order.
+ Answer telephone calls and emails from customers and clients and direct them to relevant staff.
+ Create and manage office budgets, ensuring all employees adhere to it, including price lists for products and services.
+ Interview and train new office employees and organize their employment paperwork.
+ Coordinate and schedule technical training sessions for customers and staff.
+ Assist in the creation and distribution of marketing materials, including brochures, newsletters, and social media content.
+ Support the sales team with administrative tasks and customer follow-ups, including monthly sales reports.
**Requirements:**
We are looking for people who are multitasking along with strong organizational/multitasking abilities and excellent communication and interpersonal skills. If this is you, get in touch.
As a minimum you must have:
+ Proven experience as Office Manager, Administrative Assistant, or within similar role.
+ Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
+ Very good knowledge of German and English
+ Proficiency in data analysis.
Although not necessary, it would be nice if you have:
+ Familiarity with enterprise software and marketing tools is a plus.
**Benefits**
We are committed to offering competitive benefits programs for all of our employees, and enhancing our programs when necessary. Within this role you can expect:
+ Challenging and interesting area of responsibility
+ Great team spirit - open door principle
+ Annual professional development opportunities and training
+ Internal promotion opportunities based on professional development
**Our commitment to you**
Our greatest assets are the expertise, creativity and passion of our employees. We strive to provide a great place to work that attracts, develops and retains the best talent, promotes employee engagement, fosters teamwork and ultimately drives innovation for the benefit of our customers. We strive to create an environment where you feel that you belong, with diversity and inclusion as the engine to growth and innovation. We develop and deploy best-in-class programs and practices, providing enriching career opportunities, listening to employee feedback and always challenging ourselves to do better. This is _The Carrier Way_ .
Join us and make a difference.
**Apply Now!**
**Carrier is An Equal** **Opportunity/Affirmative** **Action Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability or veteran status, age or any other federally protected class.**
**Job Applicant's Privacy Notice:**
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7
Head of Administration and Office Management (m/w/d)
44787 Bochum, Nordrhein Westfalen
WhatJobs
Heute
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein etabliertes Unternehmen im Herzen von Bochum, North Rhine-Westphalia, DE , sucht einen engagierten und erfahrenen Head of Administration and Office Management (m/w/d), der die Verantwortung für alle administrativen und organisatorischen Abläufe übernimmt. Diese Position ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb unserer Büros und die Unterstützung unseres wachsenden Teams.
Als Head of Administration sind Sie die zentrale Ansprechperson für alle Belange des Büromanagements und der allgemeinen Verwaltung. Sie stellen sicher, dass unsere Arbeitsumgebung effizient, produktiv und angenehm ist. Dazu gehört die Koordination von Dienstleistern, die Verwaltung von Büromaterialien und die Organisation von Veranstaltungen sowie die Unterstützung des Managements bei verschiedenen administrativen Aufgaben.
Ihre Hauptaufgaben umfassen:
Ihr Profil:
Als Head of Administration sind Sie die zentrale Ansprechperson für alle Belange des Büromanagements und der allgemeinen Verwaltung. Sie stellen sicher, dass unsere Arbeitsumgebung effizient, produktiv und angenehm ist. Dazu gehört die Koordination von Dienstleistern, die Verwaltung von Büromaterialien und die Organisation von Veranstaltungen sowie die Unterstützung des Managements bei verschiedenen administrativen Aufgaben.
Ihre Hauptaufgaben umfassen:
- Gesamtverantwortung für das Management und die Weiterentwicklung der administrativen Prozesse und des Büromanagements.
- Personalverantwortung für das Verwaltungsteam, inklusive Rekrutierung, Einarbeitung und Weiterbildung.
- Koordination und Optimierung von Büroabläufen, einschließlich Empfang, Postbearbeitung, Raumpflege und Sicherheit.
- Management von externen Dienstleistern (z.B. Reinigungsfirmen, Catering, IT-Support für Bürogeräte).
- Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien, IT-Ausstattung und weiteren benötigten Ressourcen.
- Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Meetings und Geschäftsreisen.
- Erstellung von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und Protokollen.
- Unterstützung des Managements bei der Budgetplanung und -kontrolle für den administrativen Bereich.
- Implementierung und Überwachung von Richtlinien und Verfahren zur Gewährleistung eines effizienten und gesetzeskonformen Betriebs.
- Sicherstellung eines professionellen und einladenden Empfangs für Mitarbeiter, Besucher und Geschäftspartner.
- Vertretung der Interessen des Unternehmens gegenüber externen Partnern und Behörden in administrativen Angelegenheiten.
- Kontinuierliche Verbesserung von Prozessen zur Steigerung der Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder eine vergleichbare Qualifikation, ergänzt durch relevante Berufserfahrung.
- Mehrjährige Führungserfahrung im Office Management, der Verwaltung oder einem ähnlichen Bereich.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Problemlösungskompetenz und ein hohes Maß an Eigeninitiative.
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, um effektiv mit Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern zu interagieren.
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Erfahrung im Projektmanagement und der Budgetkontrolle ist von Vorteil.
- Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse sind wünschenswert.
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Experte Smart Meter Gateway Administration (m/w/d)
45657 Recklinghausen, Nordrhein Westfalen
Westnetz GmbH
Heute
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Du. Mit uns?Du. Mit uns? Für unser Team Gateway Administration, Standort Recklinghausen oder Niederzier, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt engagierte Verstärkung.Deine Arbeit sollte sinnstiftend sein und Du willst Dich mit all Deinen Facetten einbringen? Dann bist Du bei uns richtig. Wie Du bist, was Du fühlst: Wir sehen Dich.Die , eine 100-prozentige Tochter der Westenergie AG, ist der größte Verteilnetzbetreiber Deutschlands. Mit über 6.000 Mitarbeiter*innen und unserer offenen Unternehmenskultur stellen wir die zuverlässige Versorgung unserer Kundinnen und Kunden sicher – rund um die Uhr, an 365 Tagen im Jahr. Wenn Du mit uns die Energiewende mitgestalten, die Lebensqualität von Menschen verbessern und die regionale Infrastruktur stärken willst, findest Du bei uns Raum zur Verwirklichung.Dafür stehst du auf: Du überwachst den Betrieb von Smart Meter Gateways und stellst sicher, dass die Geräte im Rahmen von z.B. Inbetriebnahmen ordnungsgemäß parametriert werden. Dafür nutzt Du eines der größten und führenden IT-Systeme Deutschlands in diesem Bereich.Du nimmst Störungsmeldungen entgegen und führst komplexe Störungsanalysen durch. Du überwachst den ordnungsgemäßen Betrieb von IT-Systemen für Smart-Grid-Dienstleistungen.Du unterstützt bei der Optimierung bestehender und der Einführung neuer Prozesse.Du unterstützt die Integration neuer Technologien.Du führst Deine Aufgaben unter strikter Einhaltung der Sicherheitsanforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik aus.Das bringst du mit: Du verfügst über eine abgeschlossene Berufsausbildung in einer einschlägigen Fachrichtung technisch/kaufmännisch und eine anerkannte Zusatzqualifikation (Fachwirt, Meister, Techniker etc.) oder eine vergleichbare Zusatzqualifikation, vorzugsweise mit Ausrichtung auf IT.Idealerweise besitzt Du bereits erste Kenntnisse über das intelligente Messsystem und zugehörige Prozesse im digitalen Messwesen.Du sprichst inadäquate Verhaltensweisen offen an.Du wirkst auf eine nachhaltige und vertrauensvolle Zusammenarbeit hin.Du treibst Veränderungen voran, um Arbeitsweisen und -prozesse zu optimieren.Mit vertraulichen und sensiblen Daten gehst Du professionell gemäß den etwaigen gesetzlichen Anforderungen um.Das bieten wir dir: Dich erwarten anspruchsvolle Aufgaben in einem innovativen, wachsenden Umfeld, in dem Du die Energiewende als Vorreiter mitgestaltest.Unser Tarifvertrag bietet Sicherheit: Wir bieten Dir eine attraktive Vergütung sowie viele Zusatzleistungen: Weihnachtsgeld, Zuschuss zum Krankengeld, eine Unfallversicherung und eine betriebliche Altersvorsorge.Du arbeitest in fachübergreifenden Teams unternehmens- und konzernweit. Hier vernetzt Du Dich und baust ein breites Wissensspektrum auf.Wir fördern Deine individuelle Weiterbildung und -entwicklung.Wenn es um den Erfolg im Job geht, ist die Vereinbarkeit von Beruf und Familie für viele entscheidend. Westnetz steht Dir dabei als zertifizierter familienfreundlicher Arbeitgeber in unterschiedlichen Lebenslagen zur Seite.Mit unserer offenen und wertschätzenden Unternehmenskultur heißen wir alle Menschen willkommen. Denn wir sind davon überzeugt, dass uns Unterschiede bereichern – sei es in Herkunft, Geschlecht, Alter, Lebens- und Arbeitsstilen, Talenten, Fähigkeiten und Einschränkungen.
Leider ist dieser Job in Ihrer Region nicht verfügbar
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