Die Suche nach "Administration" in Deutschland bietet vielfältige Karrierewege. Administrative Fachkräfte sind in nahezu jeder Branche gefragt, von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Konzernen. Aufgaben umfassen Büroorganisation, Datenverwaltung, Terminplanung und die Unterstützung von Führungskräften. 978 Jobs für Administration in Deutschland
Teamleiter Administration & Office Management
42103 Wuppertal, Nordrhein Westfalen
WhatJobs
Vor 18 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Für unser Klient, ein mittelständisches Unternehmen im Bereich (Branche einfügen, z.B. Dienstleistungen, Produktion), suchen wir am Standort Wuppertal einen erfahrenen und motivierten Teamleiter Administration & Office Management. Sie sind verantwortlich für die reibungslose Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe und führen ein kleines Team von Büromitarbeitern.
Ihre Hauptverantwortlichkeiten:
Ihr Profil:
Bitte beachten Sie, dass diese Position eine volle Anwesenheit am Standort Wuppertal erfordert.
Ihre Hauptverantwortlichkeiten:
- Führung, Motivation und Weiterentwicklung des Teams für Administration und Office Management.
- Sicherstellung eines professionellen und effizienten Bürobetriebs.
- Verwaltung und Optimierung von bürointernen Prozessen (z.B. Postbearbeitung, Ablagesysteme, Büromaterialverwaltung).
- Organisation von internen und externen Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, u.a. Empfang von Kunden und Geschäftspartnern.
- Koordination von Dienstleistern (z.B. Reinigungsfirma, technischer Service).
- Überwachung und Verwaltung des Büromaterials und der Ausstattung.
- Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen Belangen.
- Erstellung von Korrespondenz, Protokollen und Präsentationen.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Bürokaufmann/-frau, oder ein vergleichbarer Abschluss.
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration und/oder im Office Management, idealerweise mit erster Führungserfahrung.
- Strukturierte und organisierte Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit und Sorgfalt.
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten.
- Teamfähigkeit und Freude an der Arbeit mit Menschen.
- Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Kenntnisse in gängigen Büro- und Kommunikationssystemen.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Kenntnisse in Englisch sind von Vorteil.
Bitte beachten Sie, dass diese Position eine volle Anwesenheit am Standort Wuppertal erfordert.
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Head of Administration & Office Management
68161 Mannheim, Baden Württemberg
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Gestern
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde sucht eine erfahrene und proaktive Führungskraft für die Position als Head of Administration & Office Management zur Verstärkung unseres Teams in **Mannheim**. Sie sind verantwortlich für die reibungslose Organisation und effiziente Führung aller administrativen Abläufe und des Büromanagements. Dazu gehört die Führung des Administrationsteams, die Weiterentwicklung von Prozessen und die Sicherstellung einer professionellen und angenehmen Arbeitsumgebung für unsere Mitarbeiter. Diese Position erfordert eine strategische Denkweise sowie operative Exzellenz.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihre Hauptaufgaben:
- Leitung und Weiterentwicklung des Administrationsteams (Sekretariat, Office Management, Empfang).
- Strategische Planung und Optimierung sämtlicher administrativer Prozesse und Systeme.
- Verantwortung für das Büromanagement, einschließlich Instandhaltung, Ausstattung und Dienstleistermanagement.
- Budgetplanung und -kontrolle für den administrativen Bereich.
- Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen.
- Personalbezogene administrative Aufgaben (z.B. Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen).
- Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Richtlinien und internen Vorgaben.
- Management von Verträgen mit Lieferanten und Dienstleistern.
- Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen.
- Förderung einer positiven und produktiven Bürokultur.
- Implementierung und Verwaltung von Büromanagement-Software.
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Rechtswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation mit Schwerpunkt Verwaltung oder Management.
- Mehrjährige Berufs- und Führungserfahrung im Bereich Office Management, Administration oder Facility Management.
- Nachgewiesene Erfahrung in der Prozessoptimierung und im Projektmanagement.
- Starke Führungsqualitäten und die Fähigkeit, Teams zu motivieren und zu entwickeln.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Detailgenauigkeit.
- Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Verwaltungssoftwaren.
- Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Belastbarkeit und Lösungsorientierung.
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Spezialist für Office Management & Administration
60329 Frankfurt, Hessen
WhatJobs
Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein renommiertes Unternehmen im Herzen von Frankfurt am Main , sucht einen engagierten und organisierten Spezialisten für Office Management & Administration. In dieser Rolle sind Sie die rechte Hand der Geschäftsleitung und verantwortlich für den reibungslosen Ablauf des täglichen Bürobetriebs. Sie verbinden Präsenz vor Ort mit der Möglichkeit, bestimmte administrative Aufgaben flexibel von zu Hause aus zu erledigen.
Ihre Aufgaben:
Ihr Profil:
Ihre Aufgaben:
- Koordination und Organisation des gesamten Office Managements, inklusive Empfang, Korrespondenz und Postbearbeitung.
- Terminmanagement und Kalenderkoordination für die Geschäftsleitung.
- Organisation von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen (intern und extern).
- Reiseplanung und -buchung für Mitarbeiter.
- Bestellwesen für Büromaterial, Catering und weitere Bedarfe.
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen.
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Geschäftskorrespondenz und Vertragsdokumenten.
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten.
- Sicherstellung eines professionellen und einladenden Office-Umfelds.
- Verwaltung von Bürodienstleistern und Überwachung von Wartungsarbeiten.
- Mithilfe bei der Betreuung von Azubis im kaufmännischen Bereich.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement, Industrie- oder Bürokaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in der allgemeinen Verwaltung.
- Sehr gute Organisations- und Planungsfähigkeiten.
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten.
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Diskretion.
- Hohe Eigeninitiative und die Fähigkeit, auch im Homeoffice konzentriert zu arbeiten.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Grundkenntnisse in Englisch sind von Vorteil.
- Teamfähigkeit und Belastbarkeit.
- Flexibilität bezüglich der Arbeitszeiten und des Arbeitsortes (Kombination aus Büro und Remote).
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Teamleiter Administration und Office Management
42103 Wuppertal, Nordrhein Westfalen
WhatJobs
Vor 2 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht einen erfahrenen und organisationsstarken Teamleiter für den Bereich Administration und Office Management. Diese Position ist vollständig remote konzipiert und verantwortlich für die reibungslose Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe, um die Effizienz des gesamten Unternehmens zu unterstützen.
Ihre Verantwortlichkeiten:
Diese Position ist für unseren Klienten im Umfeld von Wuppertal, Nordrhein-Westfalen, DE zu besetzen.
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Führung, Motivation und Entwicklung eines Teams von Verwaltungsmitarbeitern.
- Sicherstellung eines effizienten und professionellen Office Managements.
- Optimierung und Standardisierung administrativer Prozesse.
- Koordination der Korrespondenz, Terminplanung und Reiseorganisation für die Geschäftsführung und andere Abteilungen.
- Verwaltung von Büromaterialien und Dienstleisterbeziehungen.
- Organisation von internen und externen Veranstaltungen (virtuell und ggf. hybrid).
- Schnittstellenfunktion zu anderen Abteilungen sowie zu externen Partnern und Dienstleistern.
- Erstellung von Berichten und Auswertungen.
- Kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büromanagement oder Administration, idealerweise mit erster Führungserfahrung.
- Starke organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Sorgfalt und Zuverlässigkeit.
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit.
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und Erfahrung mit Bürosoftware.
- Hohe Selbstständigkeit und proaktive Arbeitsweise, insbesondere im Remote-Umfeld.
- Sehr gute Deutschkenntnisse.
Diese Position ist für unseren Klienten im Umfeld von Wuppertal, Nordrhein-Westfalen, DE zu besetzen.
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Teamleiter Administration und Office Management
68161 Mannheim, Baden Württemberg
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Vor 4 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Für unser Büro in **Mannheim** suchen wir eine engagierte und organisierte Persönlichkeit als Teamleiter Administration und Office Management. Sie sind verantwortlich für die reibungslose Koordination aller administrativen Abläufe, die Führung eines kleinen Teams von Büromitarbeitern und die Gewährleistung eines effizienten und angenehmen Arbeitsumfelds. Diese Position erfordert Organisationstalent, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, sowohl eigenverantwortlich als auch im Team zu arbeiten.
Ihre Aufgaben:
Ihre Aufgaben:
- Leitung und Motivation eines Teams von Bürokaufleuten und Assistenzkräften.
- Organisation und Überwachung der täglichen Büroabläufe, einschließlich Postbearbeitung, Terminmanagement und Korrespondenz.
- Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
- Verwaltung von Büromaterialien und Verantwortung für die Organisation des Büromaterials.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Fragen.
- Verwaltung von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Unterstützung des Managements bei verschiedenen administrativen Aufgaben.
- Optimierung von Büroprozessen zur Steigerung der Effizienz.
- Überwachung und Einhaltung des Bürobudgets.
- Sicherstellung eines professionellen und einladenden Empfangs für Besucher.
- Koordination von Wartungsarbeiten und Dienstleistungen im Bürogebäude.
- Vorbereitung von Präsentationen und Berichten.
- Dokumentenmanagement und Archivierung.
- Personalbezogene administrative Tätigkeiten (z.B. Urlaubsplanung, Zeiterfassung).
- Implementierung und Überwachung von Bürorichtlinien.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, Industriekauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, idealerweise mit Führungserfahrung.
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zeitmanagement.
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Erfahrung mit CRM-Systemen ist von Vorteil.
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Fähigkeit, ein Team zu führen und zu motivieren.
- Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise.
- Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Bereitschaft, bei Bedarf auch am Standort präsent zu sein (Hybrid-Modell).
- Serviceorientierung und eine positive Einstellung.
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Head of Administration & Office Management
20095 Hamburg, Hamburg
WhatJobs
Vor 6 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein wachstumsstarkes Unternehmen im Dienstleistungssektor, sucht einen erfahrenen Head of Administration & Office Management für den Hauptsitz in Hamburg, Hamburg, DE . Diese Schlüsselposition ist verantwortlich für die Gewährleistung eines reibungslosen und effizienten Betriebs aller administrativen und organisatorischen Abläufe. Der ideale Kandidat verfügt über exzellente Organisationsfähigkeiten, Führungserfahrung und ein tiefes Verständnis für die Optimierung von Büroprozessen.
Hauptverantwortlichkeiten:
Anforderungen:
Wir bieten eine herausfordernde Führungsposition mit Verantwortung für die Gestaltung der administrativen Exzellenz unseres Unternehmens. Wenn Sie eine erfahrene Führungskraft mit Leidenschaft für Organisation und Effizienz sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung für diese Vollzeitstelle in Hamburg, Hamburg, DE .
Hauptverantwortlichkeiten:
- Leitung und strategische Weiterentwicklung der administrativen Abteilungen, einschließlich Büroorganisation, Empfang und interner Logistik.
- Verantwortung für das Management und die Weiterbildung des Administrationsteams.
- Optimierung von Büroprozessen und -abläufen zur Steigerung der Effizienz und Kosteneinsparung.
- Sicherstellung eines professionellen und einladenden Office-Umfelds für Mitarbeiter, Kunden und Besucher.
- Verwaltung von Dienstleisterverträgen (z.B. Reinigung, Sicherheit, Catering) und Verhandlung von Konditionen.
- Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen sowie Dienstreisen.
- Implementierung und Überwachung von Compliance-Richtlinien im administrativen Bereich.
- Budgetverantwortung für den administrativen Bereich und Berichterstattung an die Geschäftsleitung.
- Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und -ausstattung.
- Entwicklung und Umsetzung von Konzepten für Workplace Management und Mitarbeiterzufriedenheit.
- Agieren als zentrale Ansprechstelle für administrative Anfragen.
Anforderungen:
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Führungsposition, idealerweise in einem international agierenden Unternehmen.
- Nachweisbare Erfolge in der Prozessoptimierung und im Change Management.
- Ausgeprägte Führungs- und Coaching-Fähigkeiten.
- Exzellente Organisations- und Planungsfähigkeiten mit einem Auge für Details.
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Kompetenz in Budgetplanung und Kostenkontrolle.
- Gute Kenntnisse gängiger Bürosoftware und IT-Systeme.
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Belastbarkeit und Problemlösungskompetenz.
- Repräsentatives Auftreten und ein professioneller Umgang mit allen Stakeholdern.
Wir bieten eine herausfordernde Führungsposition mit Verantwortung für die Gestaltung der administrativen Exzellenz unseres Unternehmens. Wenn Sie eine erfahrene Führungskraft mit Leidenschaft für Organisation und Effizienz sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung für diese Vollzeitstelle in Hamburg, Hamburg, DE .
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Teamleiter Administration und Office Management
90403 Nürnberg, Bayern
WhatJobs
Vor 8 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein etabliertes Unternehmen in Nürnberg , sucht zur Verstärkung seines Teams einen engagierten und erfahrenen Teamleiter Administration und Office Management. Sie übernehmen die Verantwortung für die effiziente Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe und stellen sicher, dass unser Büroumfeld stets optimal funktioniert.
Zu Ihren wesentlichen Aufgaben zählen:
Ihr Profil:
Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum in einem stabilen und zukunftsorientierten Unternehmen. Wenn Sie Organisationstalent mit Führungsqualitäten verbinden und unser Team in Nürnberg bereichern möchten, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.
Zu Ihren wesentlichen Aufgaben zählen:
- Personalführung und Entwicklung des Administrationsteams (Sekretariat, Empfang, Assistenz).
- Überwachung und Optimierung von Büroprozessen und Arbeitsabläufen.
- Koordination und Organisation von internen und externen Veranstaltungen.
- Verwaltung von Büromaterial, Inventar und Dienstleistern.
- Sicherstellung eines professionellen Empfangs und einer exzellenten internen/externen Kommunikation.
- Vorbereitung von Meetings, Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Organisation von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter in administrativen Fragen.
- Implementierung und Pflege eines Dokumentenmanagementsystems.
- Budgetverantwortung für den administrativen Bereich.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaftslehre/Management.
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration und idealerweise in der Teamleitung.
- Nachweisbare Erfolge in der Prozessoptimierung und im Projektmanagement.
- Sehr gute Organisationsfähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und hohe Belastbarkeit.
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke, soziale Kompetenz und souveränes Auftreten.
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Erfahrung im Umgang mit CRM- oder ERP-Systemen ist wünschenswert.
- Eigeninitiative und die Fähigkeit, proaktiv Lösungen zu entwickeln.
Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum in einem stabilen und zukunftsorientierten Unternehmen. Wenn Sie Organisationstalent mit Führungsqualitäten verbinden und unser Team in Nürnberg bereichern möchten, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.
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Teamleiter Administration und Office Management
47051 Duisburg, Nordrhein Westfalen
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Vor 14 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein wachsendes Unternehmen im Dienstleistungssektor, sucht am Standort **Duisburg** eine*n erfahrene*n und organisierte*n Teamleiter*in für den Bereich Administration und Office Management. In dieser Rolle sind Sie für die Leitung eines kleinen Teams sowie für die Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Betriebs des Büros verantwortlich.
Sie übernehmen die Führung und Motivation Ihres Teams, verteilen Aufgaben und stellen sicher, dass alle administrativen Prozesse und Abläufe optimal gestaltet sind. Dazu gehört die Verwaltung von Büromaterial, die Organisation von Reisen und Terminen, die Betreuung von Gästen sowie die Koordination mit Dienstleistern. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für alle Anfragen rund um das Office Management und tragen maßgeblich zu einem positiven Arbeitsumfeld bei.
Ihre Aufgaben:
Sie übernehmen die Führung und Motivation Ihres Teams, verteilen Aufgaben und stellen sicher, dass alle administrativen Prozesse und Abläufe optimal gestaltet sind. Dazu gehört die Verwaltung von Büromaterial, die Organisation von Reisen und Terminen, die Betreuung von Gästen sowie die Koordination mit Dienstleistern. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für alle Anfragen rund um das Office Management und tragen maßgeblich zu einem positiven Arbeitsumfeld bei.
Ihre Aufgaben:
- Leitung, Motivation und Weiterentwicklung des Administrationsteams.
- Organisation und Optimierung aller administrativen Abläufe im Büro.
- Sicherstellung eines professionellen Office Managements (z.B. Empfang, Postbearbeitung, Gebäudemanagement).
- Verwaltung von Büroressourcen, Materialbestellungen und Budgetkontrolle.
- Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, Meetings und Veranstaltungen.
- Betreuung von Gästen und externen Partnern.
- Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen im Office-Bereich.
- Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (z.B. Reinigungsfirmen, IT-Support).
- Mitwirkung an der Gestaltung und Pflege der Unternehmenskultur.
- Unterstützung des Managements bei operativen und administrativen Aufgaben.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaftslehre oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise mit Personalverantwortung.
- Erste Erfahrung in der Führung eines Teams ist von Vorteil.
- Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten.
- Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion.
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Teamorientierte Arbeitsweise und positive Ausstrahlung.
- Proaktive und lösungsorientierte Herangehensweise.
Leider ist dieser Job in Ihrer Region nicht verfügbar
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Leitung Administration und Office Management
68165 Mannheim, Baden Württemberg
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Vor 16 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Mandant, ein mittelständisches Technologieunternehmen mit Sitz in Mannheim , sucht eine erfahrene und proaktive Führungspersönlichkeit für die Leitung seines Administrations- und Office-Management-Teams. In dieser strategischen Rolle sind Sie verantwortlich für die Optimierung aller administrativen Prozesse und stellen sicher, dass das Büro ein effizientes und angenehmes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter bietet. Ihre Aufgabe ist es, ein reibungsloses Funktionieren des Office-Betriebs zu gewährleisten und die Unternehmensziele durch exzellentes Office Management zu unterstützen.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Führung und Entwicklung des Administrationsteams, einschließlich Aufgabenverteilung, Leistungsbeurteilung und Förderung von Schulungsmaßnahmen. Sie verantworten die gesamte Organisation und Verwaltung des Bürokomplexes, einschließlich der Pflege von Räumlichkeiten, der Gewährleistung der technischen Infrastruktur und der Koordination von Dienstleistern (z.B. Reinigung, Wartung). Die Optimierung und Implementierung von internen Prozessen zur Effizienzsteigerung, wie z.B. Reisekostenabrechnung, Büromaterialverwaltung und Postbearbeitung, ist ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich. Sie sind Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Anfragen und unterstützen die Geschäftsführung in organisatorischen Belangen. Die Organisation von internen und externen Veranstaltungen sowie die Betreuung von Gästen gehören ebenfalls zu Ihren Verantwortlichkeiten. Die Budgetplanung und -kontrolle für den administrativen Bereich sowie die Verhandlung mit Lieferanten runden Ihr Profil ab. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen wie HR, Finanzen und IT zusammen, um einen kohärenten Betriebsablauf zu gewährleisten.
Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium, eine kaufmännische Ausbildung mit relevanter Weiterbildung (z.B. geprüfte/r Büro- und Verwaltungsfachwirt/in) oder eine vergleichbare Qualifikation. Sie bringen mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Führungsposition im Office Management oder der kaufmännischen Verwaltung mit. Ausgeprägte Führungsqualitäten, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, ein Team zu motivieren und zu leiten, sind unerlässlich. Sie besitzen exzellente Organisationsfähigkeiten, eine proaktive Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen. Ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Kundenorientierung ist selbstverständlich. Fundierte Kenntnisse in gängiger Bürosoftware (MS Office) sowie Erfahrung mit ERP-Systemen sind von Vorteil. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse werden vorausgesetzt. Wenn Sie eine ambitionierte Führungskraft sind, die gerne Verantwortung übernimmt und die administrative Exzellenz in einem dynamischen Unternehmen vorantreiben möchte, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Führung und Entwicklung des Administrationsteams, einschließlich Aufgabenverteilung, Leistungsbeurteilung und Förderung von Schulungsmaßnahmen. Sie verantworten die gesamte Organisation und Verwaltung des Bürokomplexes, einschließlich der Pflege von Räumlichkeiten, der Gewährleistung der technischen Infrastruktur und der Koordination von Dienstleistern (z.B. Reinigung, Wartung). Die Optimierung und Implementierung von internen Prozessen zur Effizienzsteigerung, wie z.B. Reisekostenabrechnung, Büromaterialverwaltung und Postbearbeitung, ist ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich. Sie sind Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Anfragen und unterstützen die Geschäftsführung in organisatorischen Belangen. Die Organisation von internen und externen Veranstaltungen sowie die Betreuung von Gästen gehören ebenfalls zu Ihren Verantwortlichkeiten. Die Budgetplanung und -kontrolle für den administrativen Bereich sowie die Verhandlung mit Lieferanten runden Ihr Profil ab. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen wie HR, Finanzen und IT zusammen, um einen kohärenten Betriebsablauf zu gewährleisten.
Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium, eine kaufmännische Ausbildung mit relevanter Weiterbildung (z.B. geprüfte/r Büro- und Verwaltungsfachwirt/in) oder eine vergleichbare Qualifikation. Sie bringen mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Führungsposition im Office Management oder der kaufmännischen Verwaltung mit. Ausgeprägte Führungsqualitäten, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, ein Team zu motivieren und zu leiten, sind unerlässlich. Sie besitzen exzellente Organisationsfähigkeiten, eine proaktive Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen. Ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Kundenorientierung ist selbstverständlich. Fundierte Kenntnisse in gängiger Bürosoftware (MS Office) sowie Erfahrung mit ERP-Systemen sind von Vorteil. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse werden vorausgesetzt. Wenn Sie eine ambitionierte Führungskraft sind, die gerne Verantwortung übernimmt und die administrative Exzellenz in einem dynamischen Unternehmen vorantreiben möchte, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.
Leider ist dieser Job in Ihrer Region nicht verfügbar
8
Teamleiter Administration und Office Management
44135 North Rhine Westphalia, Nordrhein Westfalen
WhatJobs
Vor 18 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein etabliertes Unternehmen im Dienstleistungssektor mit Sitz in Dortmund , sucht ab sofort eine/n engagierte/n und erfahrene/n Teamleiter/in für die Administration und das Office Management. Sie sind verantwortlich für die Gewährleistung eines reibungslosen und effizienten Betriebs aller administrativen Abläufe und führen ein kleines Team von Verwaltungsmitarbeitern. Diese Position erfordert Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und eine proaktive Herangehensweise zur Optimierung von Prozessen.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihre Hauptaufgaben:
- Führung, Motivation und Weiterentwicklung des Administrationsteams.
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des täglichen Office-Betriebs (z.B. Postbearbeitung, Empfang, Büromaterialverwaltung).
- Organisation und Koordination von internen und externen Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen.
- Verwaltung von Büroräumlichkeiten und Sicherstellung eines optimalen Arbeitsumfelds.
- Optimierung von administrativen Prozessen und Einführung effizienter Arbeitsweisen.
- Erstellung von Korrespondenz, Präsentationen und Berichten.
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Budgetverwaltung für den administrativen Bereich und Kostenkontrolle.
- Ansprechpartner/in für Mitarbeiter bei administrativen Fragen.
- Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Verwaltung oder vergleichbares.
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration oder im Büromanagement, idealerweise mit erster Führungserfahrung.
- Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Starke Kommunikations- und Teamfähigkeit.
- Eigeninitiative, Belastbarkeit und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
- Erfahrung in der Prozessoptimierung ist wünschenswert.
Leider ist dieser Job in Ihrer Region nicht verfügbar
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